19.08.2019 Mit der digitalen Akte alle Personalprozesse und Fristen im Griff

Digitalisierung im Personalwesen

Von: Thomas Seibold

Papierlose Belegflüsse, vollautomatisierte Freigabeprozesse und eine revisionssichere Archivierung vereinfachen und beschleunigen den Umgang mit personenbezogenen Belegen – angefangen von der ersten Bewerbung bis zum Ausscheiden eines Mitarbeiters. Darüber hinaus lassen sich auf diesem Weg die jeweils geltenden Aufbewahrungsfristen mit einer Spanne von wenigen Monaten bis zu 30 Jahren korrekt einhalten.

Bewerbungsunterlagen, Lohnabrechnungen, Reise- und Fortbildungskosten, Überstunden, Krankmeldungen und Urlaube, betriebliche Altersvorsorgen etc. – die Belegvielfalt je Mitarbeiter ist hoch. Entsprechend sind viele Abläufe im Personalmanagement von zeitintensiven Routineaufgaben geprägt.

Die Aufbewahrungsfristen im Blick behalten

Darüber hinaus gilt es, die unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen im Blick zu behalten: Für Bewerbungsunterlagen sind ab Ende der Ausschreibung drei Monate angesetzt. Bei Personalakten gelten im Arbeitsrecht drei und für etwaige Lohnsteuer-Außenprüfungen sechs Jahre. Zehn Jahre lautet das Minimum für Gehaltsunterlagen, die zur Gewinnermittlung von Betrieben genutzt werden. Aus sozialversicherungsrechtlicher Sicht gelten gleich mehrere unterschiedliche Fristen: fünf Jahre für Lohnnachweise über Arbeitsstunden und das an den Arbeitnehmer gezahlte Entgelt, sechs für Unterlagen zur betrieblichen Altersvorsorge und sogar bis zu 30 Jahre, wenn letztere erst nach diesem Zeitraum in Anspruch genommen werden.

Unterstützung bei allen Personalprozessen und Fristen bieten Dokumentenmanagement-Systeme wie Ldox – „Living Documents“ der eks Informatik. Die digitale Ldox.Akte erlaubt Personalverantwortlichen die strukturierte Darstellung logisch verbundener Dokumente. Auf einen Blick stehen somit beispielsweise alle mit einer Bewerbung verbundenen Belege, wie das Anschreiben und die Reisekostenabrechnung des Bewerbers, zur Verfügung.
Automatisierte Workflow-Mechanismen mittels Ldox.Route übernehmen dann die Weiterleitung an die Verantwortlichen in der Fachabteilung sowie Lohnbuchhaltung. Diese und alle weiteren Unterlagen lassen sich zudem später bei Bedarf per Mausklick in die Personalakte integrieren und mit Hinweisen zu den Aufbewahrungspflichten archivieren. Eine komfortable Suchfunktion erleichtert spätere Recherchen. Die Ldox-Lösungen sind dabei für die Dokumentenmanagement-Systeme Comarch ECM iS und Kendox Infoshare optimiert.
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