17.08.2022 Rechnungen werden digitaler, aber Belege kommen oft noch auf Papier

Digitalisierung ist keine Insellösung

Von: Andreas Streim

Digitale Rechnungen setzen sich in der deutschen Wirtschaft immer stärker durch, doch bei Belegdaten wie Bestellungen, Lieferscheinen oder Ausschreibungen fällt der Abschied vom Papier immer noch schwer. Aber: Zwar verschicken 72 Prozent der Unternehmen mindestens die Hälfte ihrer Rechnungen digital – aber nur eine Minderheit nutzt dazu strukturierte Formate. Das sind Ergebnisse der Befragung von 1.102 Unternehmen ab 20 Beschäftigten im Auftrag des Verbandes Bitkom.

Wie erstellen Sie in Ihrem Unternehmen überwiegend Rechnungen?

In einem jetzt veröffentlichten, gemeinsam mit dem Forum elektronischer Rechnung Deutschland (FeRD) erstellten Papier „Elektronische Beleg- und Rechnungsdaten im Jahr 2022“ weist Nils Britze, Bereichsleiter Digitale Geschäftsprozesse beim Bitkom, darauf hin, dass medienbruchfreie und integrierte Bereitstellung von Angebotsinformationen den Bestell-bzw. Beschaffungsprozess aus Sicht des Einkäufers vereinfachen und beschleunigen und so den Absatz beim Verkäufer erhöhen.

„Strukturierte Beleg- und Rechnungsdaten haben das Potenzial, weitere Teile der ‚Financial Supply Chain‘ medienbruchfrei abzubilden und zu automatisieren“, sagt Britze. „Dies führt zu Effizienzgewinnen und birgt erhebliches Innovationspotenzial. Insbesondere sind damit geringere Kosten verbunden, zum Beispiel für Porto, Papier und Druck, aber auch für die Aufbewahrung der Unterlagen.“ Dennoch sagen zwar fast drei Viertel (71 Prozent) der Unternehmen, dass digitale Rechnungsdaten für sie eine große Relevanz haben, aber nur 44 Prozent geben das für elektronische Belegdaten an. 2020 nutzen erst 65 Prozent digitale Rechnungen, vor sechs Jahren sogar nur 41 Prozent.

Strukturierte Formate auf dem Vormarsch

Die Akzeptanz digitaler Rechnungen führt Britze auf deren schnelle und effiziente Zustellung, Verarbeitung und damit verbundene schnellere Bezahlung zurück, die am Ende für nachweisbare Liquiditäts- und Kostenvorteile sorgen. Auch mit Blick auf europäische Nachbarländer, in denen Clearance-Systeme für die Umsatzsteuer derzeit zum Treiber bei der Digitalisierung der „Financial Supply Chain“ werden, appelliert Bitkom daher an die Bundesregierung, das im Koalitionsvertrag angekündigte elektronische Umsatzsteuermeldesystem zügig voranzubringen.

Neben digitalen Rechnungen im unstrukturierten PDF-Format, das nur schwer in digitale Prozesse zu integrieren ist, greifen die Unternehmen inzwischen verstärkt auf strukturierte Formate zurück. Mittlerweile nutzen 45 Prozent der Unternehmen E-Rechnungen nach Standards wie EDI, Zugferd oder XRechnung; vor zwei Jahren lag der Anteil nur bei 30 Prozent, 2018 sogar erst bei 19 Prozent. „Eine Rechnung als PDF ist besser als eine ausgedruckte Rechnung, die per Brief verschickt werden muss. Aber erst eine E-Rechnung in einem strukturierten Format ermöglich die wirklich sichere automatische Verarbeitung der Rechnung“, so Britze.

Bildquelle: Bitkom