E-Invoicing schafft durch gesparte Zeit Freiräume für die Geschäftsentwicklung

Digitalisierung von Finanzprozessen

In einem Großteil der Finanz- und Buchhaltungsabteilungen stellt die Rechnungsabwicklung eine Hauptaufgabe dar. Vor allem in mittelständischen Unternehmen bindet der Prozess von der Datenerfassung bis zum Forderungsmanagement oft wichtige Ressourcen und verursacht unnötige Kosten. Besonders bei komplexen Buchungsvorgängen mit hohem Prüfaufwand oder periodisch wiederkehrenden Rechnungen, beansprucht die Bearbeitung Zeit, die zur Weiterentwicklung des Kerngeschäftes fehlt.

„Nach der rechtlichen Gleichstellung von Papier- und E-Rechnung lassen sich diese Abläufe mithilfe von E-Invoicing-Lösungen inzwischen effizient optimieren“, weiß Marko Fliege, CEO und Gründer der Juston GmbH, einem Full-Service-Dienstleister im Bereich Abrechnung und elektronische Rechnungserstellung aus Jena.

Unkomplizierte Integration

Cloud-Anwendungen für eine automatisierte Abrechnung versprechen Flexibilität – bei Integration, Anpassbarkeit und Bedienung. „Ohne Programmieraufwand ist unsere Software innerhalb von Stunden oder weniger Tage bei den Kunden einsatzbereit und lässt sich individuell an ERP- oder Finanzbuchhaltungssysteme anschließen“, sagt Fliege. „So werden die mithilfe von Juston erstellten Rechnungen über einen Import zum Beispiel an Buchhaltungssysteme auf IBM i oder AS/400 übertragen und lassen sich dort im entsprechenden Dateiformat weiter bearbeiten.“

Da keine spezifischen technischen Voraussetzungen für diesen Vorgang notwendig sind, ist eine schnelle und unkomplizierte Integration möglich. „Auch der Sicherheitsaspekt stellt einen wichtigen Faktor bei der Entscheidung für eine solche Cloud-Lösung dar“, betont Fliege. Er setzt dabei auf den US-Partner Salesforce.com als Betreiber der Cloud-Plattform, die international verfügbar ist.

Ressourcen sinnvoll nutzen

Im Finanzwesen laufen wichtige Informationen zur wirtschaftlichen Lage einer Firma sowie zu Kunden und deren Zahlungsverhalten zusammen. „Im Alltagsgeschäft bleiben diese Daten jedoch oftmals ungenutzt“, beobachtet Fliege. „Dabei bieten sie enormes Potenzial – sowohl für die Weiterentwicklung von Kunden und Geschäftsfeldern als auch für die ­Optimierung interner Absprachen, zum Beispiel zwischen Vertrieb und Finanzen.“ Denn Kunden, die besondere Kosten- und Nutzungsvorstellungen haben, brauchen ein flexible Preismodelle, die der Vertrieb dann zur Kundengewinnung nutzt.

Da dies zumeist nicht mit den Buchhaltern im Unternehmen besprochen wird, treten nicht selten Probleme bei der Rechnungsstellung auf, weil das angebotene Preismodell in dieser Form einfach nicht abrechenbar ist.

Derartigen Herausforderungen lässt sich mit Juston einfach begegnen, verspricht Marko Fliege. „Die flexible Definition von Preismodellen gibt dem Vertrieb weitreichende Möglichkeiten, um potenzielle Kunden zielgerichteter anzusprechen, ohne Finanzkollegen vor Probleme bei der Abrechnung der Leistung zu stellen.“

Außerdem biete man intelligente Ergänzungen zu bestehenden CRM-Reports und ermögliche auch die Generierung von Kundenprofilen oder tagesaktuellen Umsatzanalysen. Die Auswertung dieser Daten kann wichtige Entscheidungsgrundlagen schaffen, zum Beispiel im Rahmen der Budgetplanung.
E-Invoicing kann in vielen Branchen zur Arbeitserleichterung beitragen.

Geht es etwa um die periodische Abrechnung von Produktionskapazitäten im Maschinenbau oder um die Inrechnungstellung von Wartungsverträgen mit sowohl fixen als auch variablen Anteilen, fallen zeitaufwendige Aufgaben wie Dateneingabe, Prüfung und die tatsächliche Erstellung der Rechnung im Corporate Design weg beziehungsweise werden vollständig automatisiert. Gleichzeitig werden auch Fehler durch manuelle Eingaben vermieden. Ähnliches gilt bei der Abrechnung auf Basis von Sensordaten im Rahmen von Industrie 4.0. Dabei können Produktionsdaten, die während Beschaffungs-, Verteilungs- und Fertigungsprozessen gemessen werden, effizient genutzt werden.

* Unser Autor Marko Fliege ist Gründer und Geschäftsführer der Juston GmbH, Jena

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