Workflow automatisiert

DMS im Dauereinsatz

Die österreichische Haberkorn Holding baut die digitale Archivierung mit dem System i weiter aus.

15 Millionen digitale Dokumente im Archiv – und täglich kommen weitere hinzu, in bis zu fünfstelliger Zahl und in unterschiedlichen Formaten. Zur Bewältigung dieser Anforderungen setzt die österreichische Haberkorn Holding bereits seit 2004 auf die fachliche und technische Unterstützung der eks Informatik GmbH, deren Produkte der LDOX-Familie im Laufe der Jahre die IT-Umgebung rund um IBM i erweitert haben. Zur IT-Unterstützung des Geschäftsbetriebs setzt Haberkorn aus Gründen der Zuverlässigkeit, Stabilität und Sicherheit auf zwei IBM-Server Power 740, die mit iCluster gespiegelt werden. Als Speicher dienen zwei Storwize V7000-Systeme, die über einen SAN Volume Controller (SVC) kon­trolliert werden.

Seit 2002 ist das ERP-System Infor AS im Einsatz. Im Jahre 2005 kam ergänzend das Archiv Infostore (heute Comarch ECM iS) hinzu. Bereits für dieses Projekt zeichnete eks verantwortlich. Die Einführungsphase dauerte ein halbes Jahr; danach wurde mit Infostore produktiv gearbeitet. Neben den Bankbelegen wurden anfangs auch alle Eingangsrechnungen an Workstations gescannt und im elektronischen Archiv abgelegt („spätes Scannen“). So konnte Haberkorn die klassisch physische Archivierung kontinuierlich und massiv verringern. Zur Freude aller Anwender wurden die so archivierten Dokumente schneller verfügbar, denn mit dem Tool „Windows Retrieval“ werden die Belege jetzt viel einfacher gefunden und direkt am PC-Arbeitsplatz angezeigt.

Spoolfile-Archivierung

In einem Folgeprojekt nahm sich eks der Spoolfile-Archivierung aus Infor AS an. Alle Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Gutschriften aus dem ERP-System werden seither direkt und automatisch archiviert. Dies verringert den Papierverbrauch enorm, da die Spools nicht mehr gedruckt, sondern direkt im digitalen Archiv abgelegt werden. Ein zusätzlicher Vorteil im Tagesgeschäft ergab sich auch hier wieder durch die schnellere Verfügbarkeit der Dokumente.

Nach einer intensiven Projektphase gingen Anfang 2011 weitere LDOX-Produkte live. Frontcollect Invoice sorgt seitdem dafür, dass die wichtigen Daten der Eingangsrechnungen nach dem Scannen automatisch ex­trahiert werden. In diesem Prozessschritt werden die Rechnungen zudem den Bestellungen und dem Wareneingang gegenübergestellt, inklusive einer automatischen Prüfung der Stückzahlen und Preise. Sobald das System eine auf diese Weise erfasste Rechnung nach erfolgreicher Prüfung freigibt, erfolgt die Verbuchung und Archivierung automatisch, erklärt Haberkorns CIO Berno Pfanner. Inzwischen liege die Text-Erkennungsquote bei rund 80 Prozent – mit steigender Tendenz.

Ein weiteres Projekt befindet sich bereits in der Testphase – der Rollout des LDOX.Clients in weitere Abteilungen. So erhalten mehr Mitarbeiter die Möglichkeit, Dokumente zu suchen, anzuzeigen und vor allem auch dem Archiv hinzuzufügen. Geplant ist zum Beispiel, dass Zeichnungen oder Artikelzertifikate einem Kundenauftrag direkt zugeordnet werden können. In der ersten Stufe soll nun der Vertrieb mit 300 potentiellen Usern mit LDOX ausgestattet werden.

Langfristig denkt man auch an Erweiterungen im DMS-Bereich. Dabei steht der Ausbau der Texterkennung für diejenigen Dokumente im Fokus, die aktuell noch auf Papier ins Haus kommen, wie z.B. Bestellbestätigungen von Lieferanten zum Abgleich des Lieferdatums. Haberkorn will auch bei diesen Projekten wieder auf eks setzen.

Über Haberkorn: Das Familienunternehmen mit Sitz in Wolfurt/Vorarlberg wurde 1932 gegründet. Der technische Händler versorgt Industrie- und Baufirmen mit einem breiten Sortiment aus Arbeitsschutz und technischen Produkten, wie Schläuchen, Wälzlagern oder Schmierstoffen. Insgesamt sind das mehr als 100.000 Produkte.  2013 erwirtschaftete Haberkorn mit 16 Standorten in Österreich, Osteuropa und der Schweiz und mit über 1.100 Mitarbeitern einen Umsatz von 278 Mio. Euro. Die Produkte werden über einen Webshop und im Außendienst vertrieben.
www.haberkorn.com

Bildquelle: Haberkorn

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