Bitkom verschafft Überblick über 62 DMS-Produkte

DMS-Marktübersicht 2018 veröffentlicht

62 Systeme beschreibt die aktuelle vierte Auflage der „DMS-Marktübersicht“ von Bitkom Research und Zöller & Partner auf ca. 900 Seiten.

  • Dr. Axel Pols, Bitkom Research

    Dr. Axel Pols, Geschäftsführer von Bitkom Research. „Die DMS-Marktübersicht 2018 hilft den Unternehmen, einen guten Überblick über die unterschiedlichen Anbieter und Lösungen zu bekommen.“

Die aktuelle DMS-Marktübersicht dient der schnellen Orientierung auf einem Markt mit sehr vielen unterschiedlichen Angeboten. Typischerweise werden in Auswahlprojekten aufgrund architektonischer, funktionaler und wirtschaftlicher Rahmenbedingungen nur eine Untermenge der Hersteller betrachtet.

Die Marktübersicht ist auch ein Indiz für die Vielfältigkeit des Angebotes in einem schnell wachsenden Marktsegment der IT. „Global Player“ bei Dokumenten-Managementsystemen (DMS) wie Open Text, IBM und Microsoft sind ebenso vertreten wie die erfolgreichen mittelständischen Anbieter im deutschsprachigen Markt – darunter Easy, Ceyoniq, COI, D.velop, Docuware, Elo, Gräbert, Kendox, Multi-Support und SER.

Die erste Vorauswahl erleichtern

Die Übersicht erleichtert eine erste Vorauswahl, sodass dann mit dem gesparten Aufwand die verbleibenden Anbieter und deren Systeme umso detaillierter unter die Lupe genommen werden können. Sie ist also kein Ersatz für eine detaillierte Betrachtung, aber eine gute Gliederung und Checkliste für die nachfolgende Projektarbeit bei System- und Anbieterauswahl.

Dokumenten-Managementsysteme können den Arbeitsalltag in Unternehmen erleichtern und helfen, mit der Flut von Informationen besser zu Recht zu kommen. Richtig an das Unternehmen angepasst werden den Mitarbeitern viele eher müßige Aufgaben abgenommen und es bleibt mehr Zeit für wirklich wichtige Dinge.

Die große Vielfalt der verfügbaren Dokumenten-Managementsysteme ist aus Anwendersicht einerseits positiv, erschwert aber andererseits eine treffende Auswahl. Es ist auch keinesfalls so, dass „kleinere“ Lösungen für den Mittelstand weniger Funktionen aufweisen als die Lösungen der internationalen Player. Manchmal ist es sogar umgekehrt, da mittelständische Anbieter auf spezifische regionale Anforderungen schneller reagieren, wie z.B. bei Integrationskomponenten in Fachapplikationen, die nur im DACH-Markt vorkommen.

„Unsere Untersuchungen zeigen, dass sich die Investitionen in DMS-Lösungen lohnen und die Erwartungen überwiegend erfüllen. Knapp zwei Drittel der DMS-Nutzer geben an, dass die Kundenzufriedenheit durch den Einsatz von DMS-Lösungen zugenommen hat“, sagt Dr. Axel Pols, Geschäftsführer von Bitkom Research. „Die DMS-Marktübersicht 2018 hilft den Unternehmen, einen guten Überblick über die unterschiedlichen Anbieter und Lösungen zu bekommen.“

Der Markt bleibt vielfältig

Aus der aktuellen Bestandsaufnahme und den Beobachtungen am Markt ziehen die Autoren von Zöller & Partner folgende Schlüsse: „Der Markt bleibt vielfältig. Für jeden Geldbeutel finden Anwender eine passende DMS-Lösung. Betrachtet wurden nur mehrplatzfähige Lösungen, keine Einplatz-Lösungen.“ Und: Archivierung sei kein eigenständiger Markt (mehr).

Archivierung im Sinne von „über die Dauer der Aufbewahrungsfrist gegen unzulässige Manipulation schützen und die Reproduktionsfähigkeit sicherstellen“ kann heute jedes moderne DMS, weiß Marktkenner Bernhard Zöller. Die Zeiten, als man dafür dedizierte Archivsysteme kaufen musste, seien lange vorbei. Die Funktion Archivierung sei aber selbstverständlich nach wie vor in vielen DMS- und ECM-Projekten wichtig – und häufig genug der Projektauslöser.

Die Datenschutz-Grundverordnung und andere regulatorische Anforderungen zwingen zum Anwenden von Schutzfristen, granulierten Zugriffsrechtesystemen, Löschmöglichkeiten und Exportmöglichkeiten. Das war in der Vergangenheit schon eine Anforderung, erhält aber nun unter dem Eindruck zunehmender Sensibilisierung eine höhere Gewichtung.

Sehr umfangreiche Komplettfunktionen

Moderne DMS-Lösungen bieten sehr umfangreiche Komplettfunktionen: Unterstützung des kompletten Dokumentenlebenszyklus, unveränderbare (revisionssichere) Ablage und Archivierung, Versionierung inkl. der dazu notwendigen Check-Out/Check-In-Funktionen, Genehmigungs-, Freizeichnungs-, Publishingprozesse, Metadatenverwaltung, Inhaltssuche (erfordert Volltext-DB), Aktenverwaltung, Postkorb/Workflow-Funktionen, Rendition/Formatkonvertierung, Integration in Fachsysteme für Output- und Retrievalintegration gehören mittlerweile bei vielen Lösungen zum Standard.

Es gibt zunehmend Cloud-basierte Angebote, die auch neue Zielmärkte eröffnen, wo Anwender aus Aufwandsgründen vor einer On-Premise-Installation zurückschreckten. Zunehmend wichtig werden: Web-Clients, mobile Clients, Offline Clients, native Apps für Tablets, Mandantenfähigkeit, Hosting-Fähigkeit und vor allem Customizing-Werkzeuge (und dokumentierte APIs) zur flexiblen Anpassung an die individuellen Anforderungen.

Analyse der Hersteller- und Produktlandschaft

All das soll die Neuauflage der Marktübersicht spiegeln. Die Publikation zeichnet sich laut Pols wie die Vorgängerversion aus dem Jahr 2012 durch ihre systematische, detaillierte und zugleich übersichtliche Analyse der Hersteller- und Produktlandschaft aus. Auf knapp 900 Seiten in gedruckter oder elektronischer Form werden wie in der Ausgabe von 2013 wieder 62 Systeme detailliert vorgestellt. Hunderte von Funktionsfragen mit über 1.000 Einzelinformationen, strukturiert in 20 Funktionskategorien decken das breite Funktionsspektrum einer modernen DMS-Lösung ab, zum Beispiel:

  • Erfassung von Papier und elektronischen Unterlagen
  • Dokumentenklassifikation und Datenextraktion
  • Import strukturierter Massendaten
  • Archivierung und Löschfristenverwaltung
  • DMS-Funktionen inkl. Formatkonvertierung (Rendition), Check-out/Check-in und Versionierungsfunktionen
  • Rich-Client- und Web-Client-Funktionalität
  • Mobile-, und Offline für Notebooks, Tablets und Smartphones
  • Integration mit Office und anderen PC-Anwendungen
  • Integration mit SAP und anderen führenden Fachverfahren
  • Aktenverwaltung
  • E-Mail-Archivierung für Exchange/Outlook, Domino/Notes und andere
  • Workflow- und Collaboration-Funktionen.

Vor der eigentlichen Hersteller- und Produktübersicht werden diese DMS-Funktionen in einem einleitenden Kapitel erläutert. An der Marktübersicht teilnehmen konnten laut Pols alle Hersteller/Anbieter, die ein mehrplatzfähiges DMS im deutschsprachigen Markt anbieten. Die Teilnahme war kostenlos und nicht abhängig von einer Mitgliedschaft im Herstellerverband Bitkom (die Bitkom Research GmbH ist Herausgeber der Marktübersicht). Teilgenommen haben laut Pols „alle relevanten DMS-Hersteller auf dem deutschsprachigen Markt“.

Die DMS-Marktübersicht 2018 kann bei Bitkom Research in drei Varianten bestellt werden: als Buch für 490 Euro (zzgl. MwSt. und Versandkosten), als PDF-Datei für 490 Euro (zzgl. MwSt.) sowie als Komplettpaket, bestehend aus Buch und PDF für 650 Euro (zzgl. MwSt. und Versandkosten).

Bildquelle: Bitkom

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