Unleserliche Vordrucke sind passé

Die mehrfache Eingabe gleicher Daten in Formularvordrucke ist lästig; das manuelle Ausfüllen sowieso. Mit Docuware Forms lassen sich Webformulare erstellen, die per URL aufgerufen, direkt im Browser ausgefüllt sowie an das Dokumentenmanagement-System zur Archivierung übermittelt werden können. Auch bewährte Papiervordrucke lassen sich weiterverwenden.

Den Papiervordruck einscannen, die Felder definieren und mit dem Webformular verknüpfen – schon steht das Formular zum Ausfüllen im Browser bereit. Design und Format der Vorlage bleiben erhalten. Einmal ausgefüllt, stehen die Formulare allen Berechtigten jederzeit zur Verfügung und können zur weiteren Bearbeitung in Dokumenten-Workflows eingebunden werden.

In vielen Bereichen einsetzbar

Ein typisches Beispiel für ein Webformular ist der Einkaufsprozess in Unternehmen: Für eine Anschaffung wird mit Forms zunächst ein Bestellauftrag erstellt. Informationen wie Lieferant, Beschreibung, Menge und Betrag werden in die Felder des Webformulars eingegeben und dann automatisch als Bestellauftragsdokument archiviert. Mit den eingegebenen Informationen wird der Auftrag zudem automatisch indexiert.

Der Bestellauftrag lässt sich auf Knopfdruck in einen Workflow einbinden und durchläuft dann automatisch alle Instanzen von der Bestellung über die Genehmigung bis hin zur Zahlung, ohne dass es – zum Beispiel durch die interne Hauspost – zu Verzögerungen kommt. Auch Transparenz über den Status des Bestellauftrags ist zu jeder Zeit gewährleistet.

Ein weiteres Beispiel ist die Einstellung eines neuen Mitarbeiters: In der Regel benötigen  mehrere Abteilungen Informationen über ihn – der Einkauf braucht Daten für die Büromöbel-Bestellung, die IT-Abteilung richtet E-Mail-Adresse und Netzwerkzugang ein, die Finanzabteilung reserviert einen Dienstwagen und die Lohnabrechnung benötigt unter anderem Bankverbindung und Versicherungsnummer zur Weitergabe an die Behörden.

Viele Vorlagen – ein Webformular

Anstatt den neuen Mitarbeiter viele Formulare ausfüllen zu lassen, wird ein einziges Webformular erstellt, das Felder für die Formularvorlagen aller Abteilungen enthält. Der Mitarbeiter füllt das Webformular aus und die Daten werden in die verknüpften Formularvorlagen automatisch übertragen.

So müssen häufig abgefragte Daten wie Name, Anschrift und Geburtsdatum nur einmal eingegeben werden. Gleichzeitig werden bestimmte Daten wie etwa die Bankverbindung nur in die nötigen Formulare übertragen. Abgelegt werden alle verknüpften Formulare als einzelne PDF-Dateien im Design der Vorlage.

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Bildquelle: Docuware Group