Neue Features zur strukturierten Datenerfassung

Docuware Forms erweitert

Docuware Forms, die 2015 lancierte Lösung zur vereinfachten Datenerfassung über Web-Formulare ohne Programmierkenntnisse, erweitert in der neuen Version ab sofort die Funktionalität der Eingabefelder, um Daten strukturierter zu erfassen und Fehler zu vermeiden.

  • Papierberge adé: Die über Docuware Forms gesammelten Informationen können zur Initiierung oder Vervollständigung digitaler Workflows genutzt werden und dadurch in verschiedensten Anwendungsfällen zum Einsatz kommen.

  • Docuware Form bietet jetzt „Eingabemasken“ zur korrekten Darstellung der Informationen.

Neu ist z.B. das Einblenden oder Ändern von Feldern abhängig von den Eingaben des Benutzers oder die Formatierung von Texten zur besseren Lesbarkeit. Beispielsweise wird bei Auswahl von „Sonstiges“ in einer Liste von Optionen ein freies Textfeld angezeigt, in dem Anmerkungen eingegeben werden können.

Außerdem gibt es bei Docuware Forms jetzt „Eingabemasken“ zur korrekten Darstellung der Informationen. Dies ist hilfreich bei strukturierten Datenfeldern wie E-Mail-Adresse oder Telefonnummer. Ein Validierungsservice überprüft die Eingaben in einem Feld automatisch auf Richtigkeit und gleicht sie zusätzlich mit externen Datenquellen ab.

Formatierung von Texten

Die Formatierung von Texten verbessert die Lesbarkeit. So sind jetzt auch Unterstreichungen, Kursiv-/Breitschrift, variable Schriftgrößen, Farben sowie Justierung möglich.

Links zu weiterführenden Informationen, etwa zum Datenschutz oder zu den Allgemeinen Geschäftsbedingungen, lassen sich bei Bedarf einbinden.

Solche Web-Formulare können von jedem Docuware-Anwender über eine intuitive Drag & Drop-Oberfläche mit flexiblen Layout-Optionen erstellt werden. Eigene Programmierkenntnisse sind dazu nicht erforderlich. Nach ihrer Archivierung stehen die Formulare allen Berechtigten zur Verfügung – mit allen notwendigen Feldern und Optionen.

Integration in digitale Workflows

Die über Docuware Forms gesammelten Informationen können zur Initiierung oder Vervollständigung digitaler Workflows genutzt werden und dadurch in verschiedensten Anwendungsfällen zum Einsatz kommen. Beispiele:

  • Ein Versicherungsunternehmen konvertiert Papieranwendungen in mobiltaugliche Web-Formulare – diese zeigen nur Fragen zu diesem Makler und der Art der Deckung auf.
  • Eine große Fluggesellschaft erfasst alle Pilotenanmeldungen über ein einziges Formular, einschließlich der Anmeldung und des Hochladens von Schulungs- und Zertifizierungsdokumenten. Die Informationen und Dokumente werden dann durch einen Review- und Interviewplanungsprozess geleitet.
  • Ein Hotel sammelt über ein Web-Formular zusätzliche Informationen über jeden Vertrag und verknüpft diese Informationen mit dem Vertragsdokument in jedem Schritt des Überprüfungs- und Genehmigungsworkflows.
  • Ein Softwareanbieter verwendet ein einziges globales Web-Formular zur Erfassung aller Bestellanforderungen und verwendet diese Informationen, um nachgeschaltete Rechnungszahlungen einzuleiten.

Docuware Forms, ein kostenloser Bestandteil jeder Cloud-Lizenz sowie als Zusatzmodul zu lokalen Lizenzen erhältlich, ist ein wesentlicher Bestandteil der neuen „Kinetic Solutions“ des Softwarehauses aus Germering. Dabei handelt es sich um vorkonfigurierte Workflows, die momentan für die Rechnungsverarbeitung und das Personalmanagement verfügbar sind.

Bildquelle: Docuware

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