Docuware: Neue Integrations-Option Export-App

Docuware bietet bereits ein breites Spektrum an Integrationsmöglichkeiten, um IT-Systeme und Prozesse miteinander zu verbinden – auch das IBM-System Power i. Ohne Datenschnittstelle besteht diese Möglichkeit nun mit Docuware-Export. Mit dieser Desktop-App lassen sich Indexdaten ausgewählter Dokumente im CSV-Format exportieren, die wiederum in diverse ERP-, CRM- oder HR-Systeme importiert werden können. Manuelle Dateneingaben, doppelte Kontrollen sowie unvollständige Datensätze gehören damit der Vergangenheit an. Dieses Zusatzmodul ist seit Mai für Cloud-Version und jetzt auch für On-Premises-Anwender verfügbar.

Neu hinzugekommen sind Archiv-Benachrichtigungen mit sogenannten „Webhooks. So kann das DMS andere Anwendungen automatisch informieren, sobald Dokumente in einem Archiv neu abgelegt oder zugehörige Indexeinträge geändert werden. Diese Drittanwendungen können beispielsweise darauf reagieren, indem sie ihren Datenbestand synchronisieren oder einen Workflow anstoßen. 

Docuware unterstützt mit der neuen Version drei weitere LDAP-Attribute: Common Name, Display Name und Name. Diese können beim Import von Benutzern aus Microsofts Active Directory für die Anzeige des Benutzernamens ausgewählt werden.

Docuware wird heute laut Geschäftsführer Dr. Michael Berger in über 100 Ländern eingesetzt. Damit Anwendern die Software in ihrer Muttersprache zur Verfügung steht, wird die Benutzeroberfläche in immer mehr Sprachen übersetzt. 

Mit Version 7.5 kommen Dänisch und Norwegisch hinzu (weitere Sprachen neben Deutsch sind Arabisch, Bulgarisch,, Englisch, Finnisch, Französisch, Griechisch, Italienisch, Japanisch, Kroatisch, Niederländisch, Polnisch, Portugiesisch, Russisch, Schwedisch, Spanisch, Tschechisch, Türkisch). Bei der Texterkennung unterstützt Docuware jetzt auch Thai, Vietnamesisch, Malaiisch und Hebräisch.

Beim Ablegen von E-Mails, die in Outlook verwaltet werden, können nun neben den E-Mail-Eigenschaften auch die Inhalte aus angehängten PDF-Dokumenten für die voll automatische Indexierung verwendet werden. Rechnungsbetrag, Betreff, Rechnungssteller, Datum und QR-Codes werden dabei ohne manuelles Zutun in die entsprechenden Indexfelder übertragen und stehen im Archiv für die Suche zur Verfügung. Die neue Version bietet den Anwendern laut Berger aber auch noch andere Möglichkeiten, ohne Unterstützung des Administrators Anpassungen vorzunehmen.

Außerdem wurde die Tabellenanzeige im Hinblick auf „Usability“ überarbeitet, so dass Tabellen jetzt intuitiver als bisher ausgefüllt werden können. Die neuen Funktionen stehen für alle Tabellenfelder in Ablage- und Indexdialogen sowie in Workflow-Aufgaben direkt zur Verfügung.

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