30.10.2019 Erstes Docuware-Release in der Ricoh-Ära

Docuware Version 7.2

Der ECM-Anbieter Docuware bringt Version 7.2 seiner bewährten Software-Suite auf den Markt. Zu den neuen Features gehören die einfachere Erstellung digitaler Stempel und die verbesserte Anzeige XML-basierter Rechnungen. Version 7.2 gibt es als Cloud- und als On-Premises-Lösung mit identischem Funktionsumfang. Designziele waren: Komfortableres Arbeiten und eine einfachere Konfiguration des ECM-Systems.

Stellte die neue Version der Archivsoftware vor: Dr. Michael Berger, Geschäftsführer der Ricoh-Tochter Docuware, Germering

„Anwender-Feedback in Verbindung mit den Ergebnissen aus unserer konsequenten Forschung und Entwicklung sind die Grundlage bei der Planung neuer Versionen”, erläutert Dr. Michael Berger, Geschäftsführer des kürzlich von Ricoh übernommenen Softwarehauses aus Germering, warum in der Version 7.2 sowohl die Arbeit mit Dokumenten als auch die Konfiguration des Systems komfortabler geworden ist. Er ist überzeugt, „dass digitales Dokumentenmanagement und automatisierte Workflows nur dann eine breite Akzeptanz finden, wenn sie Teil einer Lösung sind, die sich sowohl durch Benutzerfreundlichkeit als auch Technologie-Kompetenz hervorhebt.“

Als Highlights unter den Neuerungen der Software, die auch über Schnittstellen zu Anwendungen auf der Plattform IBM Power i verfügt, hebt Berger heraus:

XML-basierte Rechnungen vieler Standards (beispielsweise XRechnung, Zugferd 2.0, FacturX- und FatturaPA) werden unterstützt und leserfreundlich, ähnlich einer PDF-Rechnung, angezeigt.
Die Handhabung von Tabellenfeldern wurde optimiert, zum Beispiel durch die automatische Berechnung von Dezimalspalten.
Bei archivierten Dokumenten können jetzt auch zu mehreren Dokumenten auf einmal weitere Stichworte als Indexbegriffe ergänzt werden.
Mit der Aktivität „Warten auf Ereignis“ kann man einen Workflow darauf warten lassen, dass zu einem Vorgang gehörende Dokumente eingetroffen oder bearbeitet worden sind. Erst dann erhält der nächste Anwender seine Aufgabe.
Innerhalb eines Workflows können nicht nur die Metadaten des aktuellen Dokuments aktualisiert werden, sondern auch diejenigen zugehöriger archivierter Dokumente.
Auswahllisten in Workflow-Dialogfelder lassen sich so filtern, dass Mitarbeitern nur die für ihre Aufgaben relevanten Einträge angezeigt werden.
Beim Zugriff auf ein Dokument, das sich in einem Workflow befindet, kann man über die Workflow-Historie den aktuellen Bearbeitungsschritt einsehen.

Hinzu kommt auch mehr Komfort bei der Konfiguration, denn auch Stempel werden jetzt bequem im Browser konfiguriert statt in der lokal installierten Administration. Mit Stempeln platziert man nicht nur Informationen auf Dokumenten, sie können auch Indexeinträge der Dokumente verändern und diese so im Verarbeitungsprozess weiterreichen.

Eine neue Vorschau zeigt die Stempel-Einträge schon während der Konfiguration. Außerdem wurden Design und Handhabung der Funktion „Request und Connect to Mail“ komplett überarbeitet und für ein einheitliches Erscheinungsbild an die übrigen Module in der Konfiguration angepasst. Im Sommer 2018 war die Version 7 von Docuware vorgestellt worden.

Bildquelle: Docuware