Himolla Logistik macht Abläufe papierlos

Dokumentation der gesamten Lieferkette

Himolla Logistik führte ein mobiles Auftragsmanagement und ein revisionssicheres Archivsystem ein, das jedes Dokument automatisch dem betreffenden Auftrag zuordnen und schnell auffindbar machen kann.

Die Fahrer der Möbelfabrik dokumentieren jetzt den gesamten Lieferprozess am Datenterminal.

Papier und Toner: Kaum ein Kostenfaktor wird derart unterschätzt wie die jährlichen Ausgaben für das Ausdrucken von Dokumenten aller Art. Rechnet man die Arbeitszeit für die Ablage und die Raumkosten zum Archivieren hinzu, summiert sich das Einsparpotenzial schnell auf einen sechsstelligen Betrag.

Die Vorteile einer papierarmen Pro­zesskette sind Wolfgang Kammhuber längst bekannt. Vor diesem Hintergrund hatte der Geschäftsführer der Himolla Logistik GmbH dem Zellstoff bereits 2005 den Kampf angesagt. Der Kauf eines leistungsstarken Scanners machte in Taufkirchen den Anfang. „Mit dem Einscannen sämtlicher Belege haben wir im ersten Schritt unsere Ablage schon deutlich vereinfacht“, erinnert sich Kammhuber.

Klar definierte Abläufe

Im September 2012 reifte der Entschluss, möglichst alle Abläufe in der Auslieferung fast völlig papierlos zu gestalten. Zu diesem Zweck wurde ein mobiles Auftragsmanagement und ein revisionssicheres Archivsystem eingeführt, das jedes Dokument automatisch dem betreffenden Auftrag zuordnen und schnell auffindbar machen kann. Jetzt können Mitarbeiter und Kunden über ein zentrales Webportal zeitnah auf sämtliche Informationen zugreifen.

Das Auftragsmanagement wurde mit dem Telematiksystem PSV3 von TIS realisiert; das Unternehmen aus Bocholt konnte sich gegen drei weitere Anbieter durchsetzen. „TIS war von Anfang an bereit, auf unsere Sonderwünsche einzugehen und konnte uns in kurzer Zeit eine für unsere Bedürfnisse angepasste Lösung liefern“, so Kammhuber. Alle 35 Fahrzeuge des eigenen Fuhrparks seien im Januar 2014 mit mobilen Datenterminals von Motorola ausgestattet worden. Im April folgten 36 weitere Lkw von Subunternehmern. Die mit PSV3-Software versehenen Geräte von der Größe eines Smartphones geben den Fahrern einen klar definierten Ablauf vor. „Die Fahrer können keinen der Punkte überspringen, so dass wir über einen standardisierten Prozess mit einer entsprechend hohen Qua­lität verfügen“, erklärt Logistikchef Kammhuber.

Automatische Fotofunktion

Die zu einer Tour zusammen­gefassten Auftragsdaten nennt er „Transport­liste“, wobei jede Sendung im Durchschnitt drei Positionen umfasst. Im ersten Schritt wird diese Liste über eine Schnittstelle direkt aus dem Tourenplanungssystem zum Handterminal gesendet. Der Fahrer bestätigt den Erhalt per Touchscreen und öffnet den ersten Auftrag. Danach übernimmt das Terminal automatisch die Navigation zur Entladestelle, wo der Empfänger den Erhalt der Sendung per Unterschrift auf dem Display quittiert.

Auch hier sind die Abläufe klar definiert: Zunächst muss jeder Barcode gescannt werden, bevor sich am Terminal automatisch die Fotofunktion öffnet. Um den Pro­zess fortzusetzen muss der Fahrer die abgelieferte Sendung fotografieren. „So erfassen wir bei der Auslieferung lückenlos den ordnungsgemäßen Zustand der Ware“, betont Kammhuber.

Quittierter Abholversuch

Für das automatische Starten der Fotofunktion hat TIS die Programmierung von PSV3 speziell an die Wünsche von Himolla angepasst. Anschließend wird der neue Lieferstatus zusammen mit Zeitstempel, Foto und Quittung automatisch per Mobilfunk an den PSV3-Server geschickt. Von dort gehen die Daten dann im Zweiminutentakt per FTP-Server zu Himolla und stehen für Abrechnung und Recherchen im Webportal zur Verfügung.

Die strengen Abläufe gelten nicht nur bei Auslieferungen, sondern auch bei Rückholungen. Für Himolla gehört es zum guten Service, das auch bereits an den Handel gelieferte Polstergarnituren bei Problemen nachträglich überarbeitet werden. Deshalb müssen Sendungen beim Händler abgeholt und ins Werk zurückbefördert werden. In der Vergangenheit kam es vor, dass die avisierten Möbel zum vereinbarten Termin nicht bereit standen. „Die Fahrer mussten unverrichteter Dinge weiter fahren, wobei der Abholversuch nicht quittiert wurde“, so Kammhuber. Sein Problem: Im Nachhinein konnte er nicht belegen, dass er für die verzögerte Abholung nicht verantwortlich ist.

Eindeutig aufgeklärt

Nun hat sich die Beweislage vollkommen geändert, denn für jede Retoure gilt ein verbindlicher Ablauf: Steht die Ware bereit, wird sie fotografiert. In diesem Fall quittiert der Fahrer den Empfang auf dem Display seines Handterminals. Kann die Sendung nicht übernommen werden, muss dies der Versandleiter des Händlers per Unterschrift bestätigen. „Jetzt gibt es keine Ausreden mehr“, erklärt Wolfgang Kammhuber. Viele Diskussionen hinsichtlich Lieferqualität, fehlender Colli und teurer Nachlieferungen entstehen erst gar nicht.

Bereits in der ersten Woche nach Einfürung des neuen Prozederes konnte Kammhuber fünf Kunden-Reklamationen eindeutig aufklären: lückenlos und zu Gunsten von Himolla. Dieser Effekt ist mindestens so wertvoll wie die eingesparten Kosten für Papier, Toner und Ablage.

Himolla Logistik: Das Tochterunternehmen des Polstermöbelherstellers Himolla mit Sitz in Taufkirchen befördert als ehemaliger Werkverkehrs-Fuhrpark mit 35 eigenen Lkw nicht nur die eigenen Produkte, sondern als Spedition auch Möbel und Matratzen anderer Marken wie Schlaraffia, Sedda, Puhlmann oder Oelsa. Pro Tag werden 2.500 bis 3.000 Kubikmeter Ware umgeschlagen.
Himolla beschäftigt fast 1.100 Mitarbeiter am Standort Taufkirchen. Dort werden auf einer Produktionsfläche von etwa 83.000 Quadratmetern täglich über 1.600 Polstermöbel produziert. Die Marke ist ein Kunstwort, das sich aus den Begriffen „himmlisch“, „mollig“ und „angenehm“ zusammensetzt.

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