Integration ist gefragt: Die IT-Infrastruktur muss „passen“

Dokumente vom Homeoffice aus managen

Durch die aktuellen Bedingungen hat das ­Arbeiten im Homeoffice einen starken Schub erhalten. Hatten zuvor nur wenige Firmen die diese Möglichkeit genutzt, werden jetzt die vielen Einzelaspekte der Heimarbeit auch öffentlich intensiv diskutiert.

Reibungslose Workflows im Homeoffice

Reibungslose Workflows im Homeoffice setzen eine funktionierende IT-Infrastruktur voraus, vor allem beim Dokumenten­management und Networking.

: Gemäß Ifo-Institut haben drei Viertel der Unternehmen in Deutschland zur Bewältigung der aktuellen Anforderungen Teile ihrer Belegschaft ins Homeoffice geschickt. Das deckt sich mit den Ergebnissen einer Umfrage unter den Mitgliedern des beruflichen Netzwerks Linkedin; dabei gab knapp die Hälfte der Mitglieder in Deutschland an, aufgrund der Pandemie ins Homeoffice gewechselt zu sein.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 11-12/2020. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Das Ifo-Institut weist darauf hin, dass diese Umstellung oft beträchtliche Investitionen in digitale Infrastruktur und neue Kommunikationstechnologie zur Folge hatte. Allerdings nicht immer. „Auch wir waren durch den Lockdown gezwungen, unsere Abläufe stärker ins Homeoffice zu verlagern“, sagt Hans-Jürgen Böhm, Geschäftsführer der Berliner GSE Gräbert Software + Engineering GmbH. „Hierbei war von unschätzbarem Vorteil, dass wir die Abläufe und Prozesse längst mit unseren eigenen Produkten Archiv Plus (Dokumentenmanagement) und eCom Plus (Rechnungsversand- und Empfang via E-Mail und Fax) organisiert hatten.“

Archivierung und Dokumentenmanagement

Das heißt auch: Es waren keine zusätzlichen Investitionen erforderlich, um vom Homeoffice aus arbeiten zu können. Dies war sogar für all die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter möglich, die nicht mit Notebooks ausgestattet waren, sondern wie gewohnt ihr Tagewerk am Desktop-PC erledigten. Sie alle konnten einfach mit der bekannten Software weiterarbeiten.

Allerdings gibt es durchaus Aspekte, die solch ein reibungsloses Arbeiten im Homeoffice überhaupt erst möglich machen. Vor allem muss die Basis für digitale Abbildung der Geschäfts­vorgänge gelegt werden. Dafür kann auch ein Dokumentenmanagementsystem sorgen, das wie Archiv Plus unkompliziert in die bestehenden Anwendungsprogramme integriert werden kann – seien es ERP-, CRM- oder auch Warenwirtschaftssysteme.
„Unser DMS unterstützt alle Schnittstellen­techniken, die beim Kunden die Integration in seine vorhandene IT-Infrastruktur erleichtern. Dabei ist es völlig egal, ob es sich um Windows-, IBM-i- oder Web- bzw. Cloud-Plattformen handelt“, sagt Böhm. Darüber hinaus lassen sich alle ­anfallenden Belege weiterverarbeiten, von z.B. Spool-Belegen aus dem System i über gescannte Papierbelege, Netzdateien (etwa Notes-, Word/ Excel- oder PDF-Dokumente) und CAD-Zeichnungen bis hin zu Audio- und Video-Objekten im Firmnennetz.
Besonders vorteilhaft ist laut Böhm der Ansatz, dass in der Regel alle Dokumente und Belege, die im Tagesgeschäft relevant sind – also z.B. Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Bestellungen, E-Mails oder Zeichnungen, schon zu Beginn eines Prozesses automatisch archiviert werden. Danach stehen sie allen Prozessbeteiligten online zur Verfügung, sowohl allen IT-Systemen als auch den berechtigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern – im Büro, unterwegs und auch im Homeoffice.

Reibungsloses Arbeiten im Homeoffice

Eine weitere Voraussetzung für das reibungslose Arbeiten im Homeoffice ist die möglichst vollständig digitale Abbildung der Prozesse und Abläufe. Das ist einzig und allein mit Hilfe von Standard-ERP-Systemen kaum realisierbar. IT-Chefs sehen sich daher mit der Frage konfrontiert, wie sie Dokumente digitalisieren und die zur ihrer Bearbeitung erforderlichen Abläufe optimal in das ERP-System oder die vorhandene Buchhaltung integrieren.

Hierbei ist von großem Vorteil, wenn auch das Handling z.B. von Ein- und Ausgangsrechnungen per E-Mail oder das E-Billing mit Hilfe von Standards wie Zugferd integriert werden kann. Dies stellt das Gräbert-System eCom Plus sicher, wobei ein- und ausgehende E-Mails und Faxe automatisch dem jeweiligen Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartner zugeordnet werden.

Diese Integration ergänzt Archiv Plus um eine plattformübergreifende Recherche, bei der die Anwender bestimmen, ob sie mit einer ­Browser- oder Windows-basierten oder mit einer klassischen nativen 5250-­Oberfläche recherchieren möchten. Diese Entscheidung wird oft dadurch beeinflusst, mit welchen Softwarepaketen (etwa ERP, CRM oder Warenwirtschaft) die Anwender arbeiten.

Workflow und Rechnungseingangsverarbeitung

Auf der Basis der digitalen Bereitstellung aller im Tagesgeschäft ­relevanten Dokumente und Belege am Bildschirmarbeitsplatz können dank Archiv Plus auch alle darauf ­aufbauenden betrieblichen Prozesse weiter automatisiert werden. Typische Beispiele hierfür sind ergänzende Module wie z.B. „Elektronischer Workflow“ oder die „Automatische Bearbeitung von Eingangsrechnungen“ mit Hilfe von OCR-Techniken.

„Schon bei nur 15 Eingangsrechnungen pro Tag sind enorme Einsparungen allein durch Scannen in Verbindung mit elektronischem Workflow möglich“, rechnet Hans-Jürgen Böhm vor. Die Arbeit im Homeoffice werde vor allem dadurch erleichtert, dass alle Dokumente am Bildschirmarbeitsplatz online zur Verfügung stehen. Liege die Anzahl der zu verarbeitenden Eingangsrechnungen pro Tag bei 100 oder darüber, bieten sich für Einsparungen weitere Verfahren an, die OCR-Erkennung in Verbindung mit automatischer Freiform- oder Vorlagenerkennung einsetzen. Kann der Versender die Rechnungen bereits im Zugferd-Format per E-Mail zur Verfügung stellen, lässt sich der Prozess der Rechnungseingangsverarbeitung noch weiter vereinfachen.

Für all die beschriebenen Anwendungen ist dann in der Regel auch im Homeoffice keine Erweiterung der IT-Infrastruktur erforderlich, denn Voraussetzung für Archiv Plus und eCom Plus ist einzig der Zugriff auf IBM i.

Der Zugriff auf die Server im RZ (IBM-System i und andere) erfolgt üblicherweise per Notebooks mit VPN-Client – oder vom lokalen Desktop aus über das Remote-Desktop-Protokoll.

Bildquelle: Gettyimages/iStock

©2021Alle Rechte bei MEDIENHAUS Verlag GmbH

Unsere Website verwendet Cookies, um Ihnen den bestmöglichen Service zu bieten. Durch die weitere Nutzung der Seite stimmen Sie der Verwendung zu. Weitere Infos finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

ok