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Die Consult-SK GmbH mit Sitz in Minden, seit 2013 als SAP-Prozessberatung für Einzelhändler tätig, hat mit der Smart-Docs-Suite ein Add-On für SAP entwickelt, das den Korrespondenzdruck beschleunigen soll. „Suite“ getauft wurde dieses Add-On, weil es den Überblick über die unterschiedlichsten Korrespondenzarten in einem einzigen Monitor gewährleistet – egal, ob es um sich Ausgangsrechnungen, Avisen, Mahnungen oder Lastschriftankündigungen handelt.

Im Monitor sehen die Sachbearbeiter auf einen Blick alle Dokumente, die zu einem Vorgang gehören. Die intelligente Verknüpfung findet automatisiert statt und erspart den Weg über das Aufrufen diverser SAP-Transaktionen. Danach lassen sich zusammengehörige Dokumente gebündelt drucken und/oder versenden.

Kein Umweg über Outlook 

Außerdem entfällt der Umweg über Outlook oder andere Mail-Programme, denn Smart Docs ermöglicht den Versand direkt aus dem SAP-System – zeitsparend und ohne Medienbruch! Dank der Kombination von Automatisierung und Direktversand ergeben sich keine Aufzeichnungslücken; man ist jederzeit in der Lage schon im Smart-Docs-Monitor zu erkennen, wann und wie Dokumente verschickt wurden. Wenn es einmal zu Diskussionen kommt, muss das Mail-Postfach durchsucht werden, um etwas nachzuweisen. Im Fall der Fälle kann man alle relevanten Dokumente einfach noch einmal verschicken, denn der Neuversand wird ebenfalls wesentlich einfacher, wenn alle Korrespondenzen historisiert und verknüpft im SAP-System vorliegen.

Für viele Korrespondenzarten lassen sich einzelne Module aufschalten, die dann im Monitor als zusätzliche Reiter auftauchen. Nach gezielter Selektion sieht sie man auf einen Blick, welche Dokumente erzeugt worden sind – und man hat dank Vollständigkeitsfunktion, Belegfluss und Statusanzeige die Korrespondenzausgabe jederzeit im Griff. Außerdem weist eine Statusampel darauf hin, wenn es noch etwas zu tun gibt.

Bildquelle: Consult-SK / Shutterstock