GBS-Manager Andreas Richter im Titelinterview

E-Mail als Konstante im Kommunikationsmix

Die Group Business Software AG feiert dieses Jahr einen runden Geburtstag. Gegründet am 29. März 1994 hat sich das börsennotierte Unternehmen GBS zu einem weltweit tätigen Technologie- und Softwarekonzern entwickelt, mit dessen Lösungen rund um Collaboration und Messaging mehr als 5.000 Kunden und über vier Millionen Anwender arbeiten. Einen großen Anteil an der 20jährigen Firmengeschichte hat die in Deutschland entwickelte E-Mail-Managementsoftware iQ.Suite zur Steuerung der elektronischen Kommunikation mit IBM Domino oder Microsoft Exchange. „Insbesondere vor dem Hintergrund der aktuellen Ausspäh­affäre rund um Prism und Co. legen Kunden zunehmend Wert auf vertrauenswürdige Lösungen zur Wahrung des Datenschutzes“, erklärt GBS-Manager Andreas Richter im Gespräch mit DV-DIALOG.

  • Andreas Richter, VP Marketing bei GBS sagt: "Koexistenz ist das Zauberwort für die IT von morgen."

  • „Bei den Mobilgeräten empfehlen wir dem IT-Chef ein Laisser-faire bis zu dem Punkt, wo es um den Zugriff auf die Unternehmens-IT von diesen Geräten aus geht.“ Andreas Richter, VP Marketing bei GBS

Über die Jahre hat die Group Business Software AG (GBS) ein Verständnis von Collaboration-Plattformen und ihrer Integration in die Geschäftsprozesse und IT-Infrastrukturen aufgebaut. Hieran knüpfen die vier Kompetenzzentren Security, Portal & BPM, Mobility und Modernisierung an, in denen der Anbieter sein Know-how bündelt. Neue Trends wie Social Business, Big Data, Security, Mobility oder Cloud Computing führen zu großen Veränderungen in der IT, denen sich mittelfristig niemand entziehen kann. GBS will den Kunden im Zeichen dieser Veränderungen als Technologieberater zur Seite stehen und sie bei der Nutzung der Innovationen unterstützen.

Bei den meisten geschäftlichen Vorgängen der kommenden Jahre wird dabei das Thema Bereitstellung von Lösungen und Sicherheit von Daten immer mehr in den Mittelpunkt rücken. Eine wichtige Rolle spielt dabei die Koexistenz verschiedener Plattformen, denn das reibungslose Zusammenspiel unterschiedlichster Systeme in Unternehmen nach dem Best-of-Breed-Gedanken hat die einstigen Anwendungsmonolithen in den Rechenzentren längst abgelöst. GBS bietet daher seine Lösungen mittlerweile plattformübergreifend in der IBM- und Microsoft-Welt an.

Am Ende dreht sich alles um die Verknüpfung unterschiedlichster Anwendungswelten und ihre Integration mit modernen Social-Business-Systemen. Wie das am besten realisiert werden kann, erklärt GBS-Experte Andreas Richter im Interview mit DV-Dialog.

Herr Richter, GBS ist bereits seit 1994 in Sachen Messaging und Collaboration aktiv. Was hat sich in den letzten 20 Jahren beim Nachrichtenaustausch in Unternehmen gewandelt – und was sind die Konstanten in der Kommunikationsstrategie?

Andreas Richter:
Eine Konstante ist mit Sicherheit die E-Mail, deren Geschichte in Deutschland vor 30 Jahren begann. Am 2. August 1984 ging an der Universität Karlsruhe die erste E-Mail auf einem deutschen Mailserver ein. Findige Informatiker hatten damals im Projekt Xlink die Verbindung zum Internet hergestellt – vorbei am damals noch fast allmächtigen Monopolisten Post.

GBS feiert in diesen Tagen das 20jährige Firmenjubiläum und ist damit selbst eine Konstante im Markt geworden. Unser Standort Karlsruhe ganz in der Nähe der Wiege der E-Mail kümmert sich auch heute noch um das Management der E-Mails, die aus unserer Sicht ein wichtiger Träger der Kommunikation im Team bleiben – immer, wenn es um den schnellen Austausch von Informationen geht.

Fraglos hat sich die Zusammenarbeit im Team in den letzten Jahren aber auch gewandelt, denn die E-Mail hat Begleiter bekommen: Internettelefonie und „Social Business“. Die Welt der Kommunikationstechnik ist reicher, aber auch komplexer geworden – denn all das muss betrieben und gemanaged werden.

Bei allem Fortschritt in der Kommunikation gibt es aber auch Nachteile, etwa die ständige Erreichbarkeit durch E-Mail in Verbindung mit dem Smartphone ...

Richter:
Fluch und Segen der E-Mail – das sind die beiden Seiten ein und derselben Medaille! Die Kommunikation ist sehr einfach, günstig und schnell geworden. Damit ändert sich auch die Erwartungshaltung des Senders einer Nachricht, der eine prompte Antwort erwartet. Das kann in Unternehmen zu Produktivitätsverlusten führen, weil die Mitarbeiter durch eintreffende Nachrichten ständig in ihrer Arbeit abgelenkt werden. Manche IT-Chefs beklagen aber auch schon Engpässe in der IT-Infrastruktur, weil die Vielzahl großer Mailanhänge Server und Netzwerke verstopft.

Auch vom drohenden Burn-out ist die Rede, wenn Mitarbeiter gar nicht mehr „abschalten“ können und selbst nach Feierabend Mails beantworten ...

Richter:
Die Unternehmen sind globaler geworden – und damit auch die Kommunikation. Kollegen, Kunden und Lieferanten arbeiten in anderen Zeitzonen, so dass Anrufe oder Mails auch nachts eintreffen. Wir beobachten aber auch, dass viele Unternehmen hier gegen­steuern. Das Thema „Work Life Balance“ kocht gerade hoch – und wird sowohl auf organisatorischer als auch auf technischer Ebene adressiert.

Hier suchen Unternehmer, Politiker und Gewerkschafter derzeit händeringend nach brauchbaren Regelungen. Dafür liefern wir dann technische Lösungen – beispielsweise für Unternehmen, die nach Feierabend gar keine Mails mehr an ihre Mitarbeiter weiterleiten. Die kommen dann erst morgens zu Dienstbeginn an. Das wird durch entsprechende Betriebsvereinbarungen untermauert, so dass die Mitarbeiter wissen: Wir müssen nicht rund um die Uhr erreichbar sein!

Best Practices


Gibt es da „Best Practices“, die GBS aus der Erfahrung heraus empfehlen kann?

Richter:
Wir gehen da zweigleisig vor. Zunächst geht es um organisatorische Maßnahmen und darum, das Mitarbeitern bewusst wird, dass sie nicht rund um die Uhr erreichbar sein müssen. Doch das allein reicht nicht aus. Was ist, wenn die E-Mail-Flut auch nach 18 Uhr auf den Mitarbeiter einprasselt und dies der den Ehrgeiz hat, darauf sofort zu reagieren, selbst wenn er es nicht müsste?

Deshalb gibt es auch eine technische Komponente in unserer E-Mail-Managementsoftware. Sie kann die Mails in einem definierten Feierabendzeitraum oder am Wochenende anhalten und erst nach Beginn der Arbeitszeit am nächsten Morgen zustellen. Natürlich lassen sich Ausnahmen definieren, beispielsweise für Notfälle oder für bestimmte Abteilungen wie den Kundendienst, die auch nachts erreichbar sein müssen.

Die E-Mail-Flut hat ja auch schon zum Abgesang auf die elektronische Post geführt ...

Richter:
Wie heißt es so schön: Totgesagte leben länger. Gerade erst hat ja IBM Mail Next vorgestellt. Diese neue Softwaregeneration soll die Stärken der E-Mail mit den Stärken des „Social Business“ verbinden. Diese Kombination halte ich für den richtigen Weg, denn in der Vergangenheit sind schon etliche Unternehmen an der Abschaffung der E-Mail gescheitert.

Bei der E-Mail von morgen geht es um zweierlei: erstens die elektronische Kommunikation effizient zu steuern und sie zweitens mit den Tools des „Social Business“ geschickt zu verknüpfen. Denn isoliert für sich sind E-Mail und „Social Business“ nicht in der Lage, künftig die Kommunikationsprozesse im Unternehmen vollumfänglich zu unterstützen.

Was muss ein IT-Chef tun, wenn er die IT-Infrastruktur dafür vorbereiten will?

Richter:
Er muss seine Mailsysteme um Social-Business-Komponenten wie IBM Connections oder Microsoft Sharepoint ergänzen. Damit wird es möglich, Informationen eleganter zu teilen, als sie als Anhang per E-Mail von A nach B zu verschicken und dann von B aus an diverse Stellen weiterzuleiten.

Vielmehr wird der Anhang der Mail automatisch in Sharepoint oder Connections abgelegt und dann nur noch der Link auf das Dokument weitergeleitet. Der Vorteil: Es gibt weiterhin die zentrale Ablage für wichtige Informationen und dennoch wird die Infrastruktur entlastet, da die Anhänge nicht mehrfach gespeichert und weitergeleitet werden. Eine geschickte Kopplung dieser Systeme kitzelt das Beste aus beiden IT-Welten heraus.

IBM Notes, Connections, Sharepoint, Open-Source- oder Cloud-Services


Was lässt sich von der vorhandenen Infrastruktur weiterverwenden, was sollte am besten erneuert werden?

Richter:
In der IBM-Welt haben viele Unternehmen klassisch IBM Notes im Einsatz. Jetzt kommen Connections, Sharepoint, Open-Source-Lösungen oder Cloud-Services hinzu. All das lässt sich koppeln – und wir haben Schnittstellen und Know-how dafür aufgebaut. Diese Kopplung kann nicht nur aus wirtschaftlichen Gründen sinnvoll sein, sondern auch wegen der Akzeptanz vorhandener Anwendungen, des Projektrisikos einer Neuentwicklung oder schlicht und ergreifend aus Zeitmangel.

Die Möglichkeiten der Kommunikation jedenfalls wachsen exorbitant – und der IT-Chef muss schauen, wie er diese Möglichkeiten in Einklang bringt. Dabei kann es auch sinnvoll sein, sich von manchen alten Technologien zu trennen. In den meisten Fällen geht es aber darum, die bewährten Anwendungen um neue Features anzureichern, also die alte und die neue IT-Welt im Sinne einer Koexistenz zu verbinden. Dabei kann die Integration von Connections eine Variante sein. Für Kunden, die sich in der Microsoft-Welt heimischer fühlen, ist aber auch der Umstieg auf Sharepoint eine Überlegung wert. Beides vereinfachen wir mit entsprechenden Softwarelösungen und Methoden.

Meistens geht es ja nicht um die Ablösung von Domino und Notes, sondern wie gesagt darum, das Beste aus den IBM- und Microsoft-Produkten für das Unternehmen herauszuholen. Mit dieser Aufgabe werden sich viele IT-Leiter in den nächsten Jahren befassen müssen.

Wie kann innovative IT die Zusammen­arbeit und Geschäftsprozesse in Unter­­neh­men weiter verbessern?

Richter:
Da bieten sich viele Ansatzpunkte in den vorhandenen ERP- und CRM-Systemen. Es ist ja nicht damit getan, Connections oder Sharepoint einzuführen und die Mitarbeiter anzuhalten, Communitys zu gründen. Das Social Business muss vielmehr echte Mehrwerte für die Mitarbeiter bringen, damit sie die neuen Tools auch intensiv nutzen.

Dazu betten wir die wichtigsten Geschäftsanwendungen, die ein Mitarbeiter mehrmals täglich nutzt, in die Collaboration-Suite ein. Er muss also nicht mehr zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln und sich dort an- und abmelden, sondern kann seine Bildschirmarbeit komplett innerhalb der Collaboration-Suite erledigen.

Auch die Domino-Anwendungen, die viele IBM-Anwender im Laufe der Jahre für spezielle Anforderungen entwickelt haben, lassen sich einbinden, weil sie zunehmend mit einer Weboberfläche ausgestattet werden und – wenn diese richtig implementiert ist – künftig auch auf Smartphones oder Tablets funktionieren.

Ein gangbarer Weg ist es, die Daten im Domino zu belassen und die Anwendungen lediglich an der Oberfläche zu verändern. Das senkt den Entwicklungsaufwand und das Projektrisiko, macht die Anwendung aber dank Web-2.0-Anmutung, etwa mit den bekannten Topdown-Listen, für die Generation Y viel attraktiver. Neue Mitarbeiter lassen sich schneller einarbeiten – und die alten Hasen kennen ihre Anwendung nach wie vor aus dem Effeff. Der Schulungsaufwand sinkt damit drastisch.

Das spart offensichtlich Zeit beim Umschalten zwischen den Anwendungen. Gibt es noch andere Vorteile?

Richter:
Der Hauptvorteil ist die zentrale Ablage. Mitarbeiter müssen nicht mehr im Intranet nach Terminen oder Informationen suchen, weil die Collaboration-Suite alles Wichtige für ihre Arbeit übersichtlich auf dem Bildschirm zusammenführt. Darüber lassen sich direkt Kollegen mit bestimmten Kompetenzen finden, ebenso aber auch Inhalte wie Vertragsdetails oder Zusagen an Kunden.

Der Trend geht ja dahin, die Anwendungen nicht nur am Desktop des Mitarbeiters bereitzustellen, sondern auch mobil auf Notebook, Smartphone oder Tablet. Welchen Ansatz empfehlen Sie: plattform­unabhängige Weboberfläche oder native Apps, um die spezifischen Vorteile der Geräte nutzbar zu machen?

Richter:
Unser Ansatz ist ganz klar: Jede einmal mit dem GBS App Designer erstellte Anwendung ist – z.B. innerhalb von Connections oder Sharepoint – im Webbrowser lauffähig. Und zwar sowohl auf Desktoprechnern als auch auf mobilen iOS- oder Android-Endgeräten, ohne dass plattformspezifische Anforderungen notwendig wären. Die Benutzeroberfläche passt sich automatisch den unterschiedlichen Bildschirmgrößen und -formaten an.
Wir liefern damit ein Framework für den Endgeräte-Zoo in den Unternehmen, um den Entwicklungsaufwand dafür gering zu halten. Zumal heute niemand weiß, welche Systeme in Zukunft den Markt dominieren. Beispielsweise tut Microsoft ja alles, um das Windows Phone zu pushen – und auch Amazon soll ein Smartphone planen ...

Was muss man tun, um die Goodies eines bestimmten Endgerätes zu nutzen, die andere Hersteller – noch – nicht bieten?

Richter: Dann führt natürlich kein Weg an der expliziten Nutzung der spezifischen Schnittstellen vorbei. Aber das sollte man sich gut überlegen und auf Ausnahmen beschränken; richtig gemacht, können solche nativen Funktionen in die plattformunabhängige Framework-Lösung eingebettet werden.
Ein anderer Aspekt, den Domino-Anwender zu schätzen wissen und auch bei anderen mobilen Lösungen nicht missen wollen, ist die Offline-Fähigkeit. Das heißt: Man kann weiterarbeiten, selbst wenn es keine Onlineverbindung gibt, weil man beispielsweise in einem Funkloch ist. Später synchronisiert sich das System wieder eigenständig mit der Zentrale.

Gibt es Daumenregeln, um festzustellen, ob sich die Modernisierung einer Anwendung lohnt?

Richter:
Wenn wir ins Unternehmen kommen, sticht auf Anhieb die Bedienoberfläche ins Auge. Die ist aber natürlich nicht ausschlaggebend, auch wenn sie für die Akzeptanz sicher wichtig ist.

Wir beginnen unsere Arbeit in der Regel mit einer Analyse der Anwendungen. Dabei ermitteln wir nicht nur ihre Komplexität, sondern auch Art und Umfang der Nutzung. Wenn nur wenige Power User damit arbeiten, spielt die Oberfläche kaum eine Rolle. Da muss man nichts tun. Wird die Anwendung aber praktisch nicht mehr genutzt, kann man sie getrost in Rente schicken. Das kommt in der Realität öfter vor als man denkt.

Aufgrund der Analyse kann der IT-Chef für die wichtigen Anwendungen auch ermitteln, bei welchen sich die Modernisierung lohnt und welche besser neu angeschafft oder erstellt werden sollten. Das hängt vor allem von der Komplexität der Anwendung ab; wenig bis mittelkomplexe Anwendungen lassen sich unserer Erfahrung nach in der Regel gut modernisieren.

Lotus-Welt mit Microsoft oder Open-Source veredeln


Homogene IT-Infrastrukturen sind auch bei AS/400-Anwendern eher die Ausnahme als die Regel. Wie lässt sich die Lotus-Welt der IBM mit Microsoft- oder Open-Source-Technologien veredeln?

Richter:
Die IT-Welt wird immer vielgestaltiger. Diesen Trend haben wir jetzt auch auf der Cebit wieder beobachtet. Dort sind langjährige IBM-Anwender zu uns gekommen, die ihre bewährten Domino-Anwendungen mit Portalen erweitern wollen.

Die Anwendungswelt generell ist nicht länger monolithisch, sondern wird nach dem Best-of-Breed-Gedanken für das Unternehmen optimiert. Daher wird die Koexistenz, für die früher noch große Hersteller wie IBM oder Microsoft gesorgt haben, zu einer strategischen Aufgabe des IT-Chefs. Manchmal gibt das Backend mit seinen Servern und ERP-Systemen die Kommunikationsstrategie vor, manchmal ist es das Frontend mit seinen Usern und der Office-Welt.

In all diese Überlegungen spielen Cloud-Services hinein; Google Apps können auch eine schicke Lösung sein. Oftmals treffen hier die Fachabteilungen autarke Entscheidungen, beispielsweise bei der Nutzung von Dropbox und Co. Mit der Folge, dass der IT-Chef den daraus entstehenden App-Zoo wieder irgendwie konsolidieren muss.

Das erinnert stark an den PC-Wildwuchs der 80er Jahre. Sollten die IT-Chefs diese Schatten-IT dulden und dann domestizieren? Oder sollten sie den Wildwuchs resolut unterbinden?

Richter:
Der IT-Chef muss auf jeden Fall ein­greifen, wobei das Verbieten keine Lösung ist. Es gibt ja offenbar den Bedarf, so dass er brauchbare Alternativen anbieten muss. Der IT-Chef sollte so wenig wie möglich reglementieren und so viele Wünsche der Anwender wie möglich erfüllen.

Der Bedarf wird ja trotz eines Verbotes durch den IT-Chef weiter bestehen. Deshalb sollte er diesem Bedarf mit passenden Lösungen Rechnung tragen, die er entweder am Markt einkauft oder speziell entwickelt.

Eine ähnliche Problematik gibt es ja bei den Mobilgeräten; hier empfehlen wir dem IT-Chef ein Laisser-faire bis zu dem Punkt, wo es um den Zugriff auf die Unternehmens-IT von diesen Geräten aus geht. Hier lässt sich über ein Mobile-Device-Management en détail regeln, welche Geräte wann und wie ins Netz kommen und welche nicht.

Was heißt dieses Laisser-faire für einen Cloud-Service wie Dropbox?

Richter:
Der IT-Chef muss einen Service anbieten, über den die Mitarbeiter so einfach wie mit Dropbox Inhalte teilen können – jedoch ohne dessen Sicherheitsrisiken für das Unternehmen. Solche Lösungen gibt es durchaus am Markt zu kaufen.

Wie positioniert sich Group in der Cloud-Ära?

Richter:
Auch GBS bietet Cloud-Services an, etwa die E-Mail-Verschlüsselung. Für den Kunden heißt das: Er muss dafür keine Infrastruktur bereitstellen, sondern kann auf eine skalierbare Dienstleistung zurückgreifen. Derzeit planen wir als weiteres Cloud-Angebot die Software-Entwicklung mit dem App Designer.

Die Technik entwickelt sich dynamisch wie nie. Welche Trends sehen Sie? Wo stehen wir in 20 Jahren bei Messaging und Collaboration?

Richter:
Für Unternehmen wird vor allem die externe Kommunikation immer wichtiger. Echtzeit-Tools wie Facebook oder Whats-app drängen aus dem privaten Umfeld in die Geschäftswelt, weil die Manager von morgen damit aufwachsen. Sie werden den Wunsch haben, auf diese Weise auch geschäftlich zu kommunizieren. Das muss der IT-Chef ermöglichen – und zwar sicher, bequem, zuverlässig und wirtschaftlich.

In 20 Jahren werden die Unternehmen über eine ganzheitliche Kommunikationsplattfom verfügen. Darüber läuft die verbleibende Briefpost ebenso wie die Internettelefonie, Videokonferenzen oder E-Mail. Hier werden die Events und Inhalte mit den Social-Informationen verknüpft. Die Verknüpfung von E-Mail mit Social-Informationen, die IBM jetzt angekündigt hat, ist für mich nur der allererste Schritt auf diesem Weg.

Dabei wird die Cloud ein wesentlicher Faktor sein, der Inbetriebnahme, Einsatz und Integration solcher Kommunikationsplattformen standortübergreifend vereinfacht und beschleunigt. Über all dem werden Sicherheitsüberlegungen und neuartige Technologien schweben, die in 20 Jahren garantiert für mehr Vertraulichkeit und Datenschutz sorgen werden. Auch hier stehen wir heute erst ganz am Anfang.

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