ECM, die große Unbekannte

„Es ist eigentlich erschreckend zu sehen, wie wenig sich der deutsche Mittelstand noch mit dem Thema ECM auseinandergesetzt hat“, sagt Alexander Kühn, Geschäftsführer des Elo-Partners N-komm. Er sieht ECM als Mittelpunkt der Digitalisierung an, „auf dem man intern seine Prozesse aufsetzen kann. Durch ECM werden meine Prozesse effizienter, schneller und tragen damit auch aktiv zum Ertrag des Unternehmens bei“.

Zum Thema Funktionalität und Preis als ECM-Auswahlkriterium erklärt er: „Der Preis sollte sicher eine Rolle spielen, aber nicht die größte. Die am Markt verfügbaren Systeme unterscheiden sich teilweise sehr deutlich in Art und Funktion. Zum Beispiel bietet mir Elo einen eigenen Workflow Designer an, mit dem ich hausintern eigene Prozesse visuell und sehr einfach umsetzen kann. Viele der anderen in der Umfrage genannten Anbieter bieten diese Funktion in ihren Lösungen nicht. Die Anwenderunternehmen müssen dann zum ECM-Partner und sich dort etwas für viel Geld programmieren lassen. Wichtige Erkenntnis: Man sollte auf jeden Fall auch die Folgekosten betrachten.“

Ein weiterer wichtiger Faktor für die Akzeptanz eines ECM-Systems in der Belegschaft ist die Benutzeroberfläche: Ist es einfach möglich, mit wenigen Klicks zum Ziel zu kommen? Kenne ich mich in der Oberfläche sofort aus? „Die Einfachheit des Systems ist also eine entscheidende Voraussetzung für dessen Akzeptanz“, weiß Kühn. „Alles andere führt automatisch zu Widerstand in der Belegschaft und schlussendlich zu einer Software, die nicht oder nur widerwillig genutzt wird.“

Bildquelle: N-komm GmbH