ECM in der europäischen Cloud

Nun baut TA das Cloud-Angebot mit zusätzlichen Diensten zu einem eigenen Software-as-a-Service-Angebot für die DACH-Region aus. Das neue SaaS-Gesamtpaket soll Unternehmen beim Umzug in die Cloud und beim Betrieb der ECM-Suite entlasten, verspricht TA-Geschäftsführer Christopher Rheidt. Full-Service-Angebot ergänze Yuuvis RAD – kurz für „Rapid Application Development“ – um integrierte IT-Sicherheitsfunktionen, automatische Updates sowie eine individuelle Konfigurierbarkeit durch erweiterbare Cloud-Speichergrößen und auswählbare Speicherorte.

Im Rahmen des neuen SaaS-Angebots werden die Daten laut Rheidt komplett in Europa gespeichert, wobei die Kunden die Wahl zwischen sechs europäischen Rechenzentren haben. Firmen können das ECM-Tool „as a Service“ ab sofort in Deutschland, Österreich und der Schweiz für über TA Triumph-Adler erhalten.

„Die Cloud ist im Mittelstand angekommen“, konstatiert Christopher Rheidt. „Wir stellen fest, dass die Nachfrage nach cloudbasierten Diensten im Bereich der Dokumentenprozesse stetig wächst. […] Dafür ergänzen wir ein leistungsstarkes ECM aus der Cloud um ein maßgeschneidertes TA-Servicepaket […] und bieten unseren Kunden ein zeitgemäßes Full-Service-ECM, das sicher, compliant und mobil eingesetzt werden kann“.

Das neue SaaS-Angebot vergrößert das ECM-Portfolio von TA um ein ECM-System, mit dem Firmen ihre Dokumente, Informationen und Prozesse in der Cloud organisieren können. Es ist ein Werkzeug zum Aufbau digitaler Content- und Geschäftsmanagementsysteme sowie Archive. Anwender können damit Daten erfassen, strukturieren, finden, verwalten und archivieren – kurz: den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten managen. Durch den Einsatz in der Cloud sind relevante Informationen von überall und zu jeder Zeit abrufbar sowie schnell auffindbar. Das spart Unternehmen Kosten und Zeit, steigert die Transparenz von Prozessen und unterstützt die Einhaltung von Compliance-Richtlinien.

Hinzu kommt laut Rheidt eine einfache Integration in die vorhandene IT-Infrastruktur: In nur wenigen Minuten sei der Cloud-Dienst installiert und dann auch sofort einsatzbereit. Durch seine offene Architektur könne man Schnittstellen zu Systemen anderer Anbieter – explizit genannt werden SAP, Datev und Microsoft – herstellen; möglich sei unter anderem die Einbindung von Microsoft Office oder Outlook. Darüber hinaus können Zusatzlösungen wie die elektronische Unterschrift via Docusign oder Klassifizierungssoftware für automatische Erkennungen als Add-on hinzugebucht werden.

Die Einführung des standardisiertes Gesamtpaketes für digitale Dokumentenprozesse in kleinen, aber auch großen Unternehmen kann laut Stefan Halupka, Director der Business-Unit ECM & ICT bei der Nürnberger TA, von Anfang an intensiv begleitet werden: „Unternehmen erhalten ein Rundum-sorglos-Paket auf dem Weg in die Cloud, mit dem wir unseren Kunden viel Arbeit abnehmen“. Dazu gehöre neben einer individuellen Beratung und Bereitstellung vor allem die Gewährleistung eines sicheren und stabilen Betriebs der Lösung: vom Backup über die Firewall bis hin zu automatischen Software-Updates. 50 GB Speicher sind standardmäßig inklusive, die Kapazität kann aber je nach Bedarf erweitert werden. Nicht zuletzt hat die Kundschaft die Wahlfreiheit mit Blick auf den Speicherort: Die ECM-Cloud wird je nach Wunsch aus einem von sechs europäischen Rechenzentren angeboten, die sich in Frankfurt, München, Wien, Genf, Zürich und Sofia befinden. Abgerechnet wird monatlich nach dem SaaS-Modell entsprechend der Anzahl der Nutzerinnen und Nutzer.

Zum Start bietet TA Triumph-Adler „as a Service“ digitale Akten für das Rechnungs-, das Vertrags- und das Personalwesen an. Alle drei ECM-Pakete digitalisieren bestehende Workflows und ermöglichen so effizientere Prozesse. Beispielsweise werden Rechnungen automatisiert und papierlos durch das Unternehmen geleitet, während Freigabe- und Genehmigungsprozesse einfach integriert werden können. Zudem werden keine Zahlungs- und Löschfristen mehr übersehen, Skonti automatisch berechnet und alle Daten rechtskonform archiviert.

Digital eingehende Verträge werden selbstständig erkannt, den entsprechenden Kunden zugeordnet und mit bestehenden Daten abgeglichen. In der digitalen Personalakte sind Verträge, Zeugnisse sowie Gehaltsabrechnungen gesammelt verfügbar; Stammdaten werden automatisch aktualisiert. Darüber hinaus erinnert das ECM-System an Geburtstage oder Jubiläen und dient als Schnittstelle zum Bewerbermanagement, um die Rekrutierung neuer Mitarbeiter zu verbessern.

Das neue SaaS-Angebot bildet den nächsten Baustein im Cloud-Portfolio der Nürnberger: TA Cloud Print and Scan ermöglicht bereits das ortsunabhängige, sichere Drucken und Scannen aus der Wolke. Zudem vertreibt TA seit Oktober auch die elektronische Unterschrift des US-Anbieters Docusign und bietet diese in Kombination mit passenden ECM-Modulen wie der digitalen Personalakte oder dem digitalen Rechnungswesen an. Dank der integrierten Anbindung können Verträge direkt in der ECM-Lösung unterzeichnet und dann versendet werden. Hierbei sei Docusign eSignature nicht nur DSGVO-konform, so Halupka, sondern erfülle auch Sicherheitsstandards wie den US-amerikanischen Esign Act sowie die EU-Verordnung Eidas.

Bildquelle: TA Triumph-Adler GmbH