Elo Digital Office stellt neues ECM-Release pünktlich bereit

ECM Suite 20: Flexibilität im Fokus

Wie auf dem ECM-Fachkongress im Januar angekündigt, veröffentlicht die Stuttgarter Elo Digital Office GmbH heute die ECM Suite 20. Der ECM-Hersteller hat die Testphase der neuen Version genutzt, um die erforderliche Qualität und Flexibilität der Software für das Enterprise-Content-Management sicherzustellen.

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Zu den News der Version 20 gehören ein komplett überarbeitetes User-Interface, neue Clients und mehr Performance. Darüber hinaus wurden auch das Modul Teamroom sowie der Integrations-Service weiter optimiert. Zur ECM Suite 20 gehören wie berichtet die beiden Elo-Varianten „Professional“ (unter 1.000 Anwender), die auf kurze Einarbeitungszeiten und für den Mittelstand ausgerichtet ist, sowie Elo Enterprise als plattformunabhängige, skalierbare und mandantenfähige High-End-Suite für den Rechenzentrums- und Portaleinsatz.

Der Preis richtet sich nach verschiedenen Variablen: Client-Anzahl, bestimmte Branchenanforderung, eingesetzte Business Solutions, gewünschte Module etc. Je nach Anforderung kann man im unteren vierstelligen Euro-Bereich einsteigen. Da aber die Suite von den Business-Partnern passgenau aufgesetzt wird, ist das kein Richtwert. Das liegt in der Natur der Sache begründet: Die ECM-Suite wird unternehmensweit eingesetzt und muss daher eine gewisse Flexibilität mitbringen, denn jedes Unternehmen hat andere Anforderungen. Anders ist das bei Elo Office: Hier ist im Onlineshop eine Download-Box mit einem User für 345 Euro erhältlich; um Installation und Inbetriebnahme kümmert sich dann der Anwender selbst.

Elo Office (bis zu 10 Clients) wird überwiegend von Selbstständige oder kleinen Unternehmen wie Rechtsanwaltskanzleien oder Handwerksbetrieben genutzt. Für das Produkt soll es im Sommer ein Servicepaket mit Verbesserungen am Produkt und in puncto Bedienbarkeit geben. Diese Verbesserungen stehen Kunden, die mit der aktuellen Version arbeiten, kostenlos zur Verfügung. Die Entwicklungszyklen von ECM-Suite und von Elo Office sind unabhängig von einander; ein kostenpflichtiges Update ist derzeit nicht geplant.

Die ECM-Suite ist erweiterbar durch zahlreiche Apps, Module und Schnittstellen (u.a. auch zu Power-Systemen mit dem Betriebssystem IBM i; außerdem kann die ECM Suite 20 durch dedizierte Fachbereichslösungen ergänzt werden. „Die Flexibilität der Version 20 zeigt sich zunächst im komplett überarbeiteten User-Interface“, sagt Pressesprecherin Dr. Angelina Hartnagel. Über den neuen Menüpunkt „Favoriten“ könne beispielsweise ein individueller Funktionsbereich ganz einfach zusammengestellt werden. Und: „Ein klares Design, orientiert an der aktuellen Windows-Version, und eine neue Schriftart sorgen für Ordnung und Übersichtlichkeit.“ Als Betriebssysteme werden Windows, Mac OS, Unix und Linux unterstützt.

Neues User-Interface und neue Clients

Die neuen Clients – allesamt ebenfalls mit einem grundlegenden Facelift versehen – nehmen laut Hartnagel „auf die verschiedenen Aufgaben unterschiedlicher Mitarbeiter noch mehr Rücksicht“. Arbeite man etwa überwiegend mit Microsoft Office, könne man den erweiterten Desktop-Client nutzen, der als Sidebar direkt in die Windows-Oberfläche eingebunden ist. Er ist auch in einer Plus-Variante erhältlich, die über Workflows und eine Vollbildansicht verfügt.

Alternativ zum Client für Microsoft Outlook erweitert der Notes-Client das E-Mail-Management um ECM-Funktionen, so dass sich in Notes- und Domino-Umgebungn mit dem Elo Notes Server (SAND) alle ein- und ausgehenden E-Mails vorgangsbezogen verarbeiten, verwalten und archivieren lassen. Damit ist sowohl eine manuelle (clientbasierte) oder automatische (serverbasierte) Archivierung möglich; beide Ansätze lassen sich auch kombinieren.

Web-Client neu designt

Wer viel unterwegs ist, nutzt besser den neu designten Web-Client. „Höchste Sicherheitsstandards und neueste Verschlüsselungstechnologie garantieren dabei jederzeit sicheres Arbeiten“, sagt Pressesprecherin Dr. Angelina Hartnagel. „Für Anwender, die selten mit Elo arbeiten bzw. nur Aufgaben innerhalb eines Workflows haben, bietet sich hingegen der neu entwickelte Workflow-Client an.“ Ein Java-Client steht auf allen Plattformen mit vollen Funktionsumfang bereit.

Serverseitig soll die Version 20 eine Performance-Steigerung von bis zu 20 Prozent bringen. Um Auffälligkeiten oder Störungen rechtzeitig zu melden, überwacht der erweiterte Health-Check-Service dauerhaft den „Gesundheitszustand“ der Systembasis. Darüber hinaus erübrigt das Tool „Smart Input“ viele manuelle Tätigkeiten bei der Dokumentenablage, wie bspw. der Metadateneingabe: Smart Input klassifiziert das Dokument automatisch und extrahiert sekundenschnell alle relevanten Inhalte.

Integrations-Service verbessert

Optimiert und damit an die neuen Arbeitsanforderungen angepasst wurden der Integrations-Service und das mit der Vorgängerversion 12 eingeführte Modul Teamroom. Ersterer ermöglicht eine direkte Integration in Fremdapplikationen wie SAP Business One, Microsoft Dynamics, Sage oder Salesforce usw. und bietet damit ECM-Funktionen direkt in ERP- und CRM-Systemen. Hinter Teamroom verbirgt sich seinerseits ein virtueller Projektraum, auf den nicht nur interne Anwender, sondern auch externe Projektbeteiligte Zugriff haben, um dort Dokumente gemeinsam bearbeiten zu können. Für das Zusammenspiel mit dem „großen“ SAP-System gibt es ein eigenes Produkt: Elo for SAP.

Weiterführende Informationen zur ECM Suite 20 finden sich auf der Homepage. Darüber hinaus wird die neue Version auch auf der Elo Digital Expo vorgestellt, die vom 17. bis 19. Juni online stattfindet.

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