Universeller Austausch von Dokumenten und deren Meta-Daten

EDI – mehr als nur Standard

Als Teilanwendung ihrer IT-Anwendungsreihe „Business-Process-Automation“ (BPA) bietet die Darmstädter DAConsulting GmbH auch Lösungen für „Electronic Data Interchange“ (EDI) an, die – unabhängig der genutzten IT Infrastruktur - einen automatisierten Daten- und Dokumentenaustausch zwischen Sender und Empfänger (z.B. Kreditor und Debitor) ermöglichen.

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Mit EDI den doppelten Medienbruch „Digital zu Papier bzw. PDF“ beim Sender und „Papier bzw. PDF zu Digital“ beim Empfänger elegant vermeiden.

Für den automatisierten Daten- und Dokumentenaustausch zwischen Unternehmen gibt es zwar allgemeine Standards (wie etwa Edifact und Zugferd) sowie verbindliche Branchenstandards, wie z.B. Eancom für die Konsumgüterwirtschaft oder VDA für die Automobilindustrie, wobei alle Beteiligten dem gleichen vorgegebenen Standard verpflichtet sind.

Die Praxis zeigt an dieser Stelle aber auch, dass die Einführung und Nutzung von Standard-EDI-Verfahren mit einem erheblichen Aufwand verbunden sein kann und individuelle Anforderungen und Möglichkeiten der beteiligten Firmen damit nicht zu realisieren sind.

Standard oder Individualität?

Auch aus diesen Gründen erfolgt die geschäftliche Kommunikation mit Dokumenten und Daten außerhalb der verbindlichen Branchenstandards zu einem großen Teil immer noch über den postalischen Versand bedruckten Papiers, ein im Zeitalter der Verfügbarkeit modernster Kommunikations­methoden archaisches Verfahren. Die dafür aufzuwendenden manuellen Tätig­keiten für Sender und Empfänger sowie Zeitaufwand und Fehlerpoten­tiale sind hinreichend bekannt.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 5-6/2019. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Eine wesentliche Verbesserung bringt hier zwar die Generierung von PDF-­Dokumenten an Stelle des bedruckten Papiers und deren Übertragung an die Empfänger via E-Mail, die Digitalisierung der Informationen im Sinne von EDI ist damit aber nicht erreicht.

„Auf Seiten des Empfängers besteht die Her­ausforderung, die eingehenden ­Papier- und PDF-Dokumente - und insbesondere deren Meta-Daten - in die eigenen IT Prozesse einzufügen“ legt Dieter Ackermann, Geschäftsführer des langjährigen IBM-Partners ­DAConsulting aus Darmstadt, den Finger in die Wunde. „Die dafür genutzten Scan- und OCR-basierten Datenerfassungs-Verfahren bieten dazu zwar eine wesentliche Hilfe, sind aber - in Abhängigkeit von der Komplexität des Dokumentes in Bezug auf Layout, Dateninhalten, Datenstruktur und Schriftqualität – in der Regel mit zusätzlichem Aufwand für Prüfung und Ergänzung verbunden“.

Prozesse vereinfachen, Kosten sparen

„Als Lösung dieser Probleme im Sinne von EDI-Automation – und zwar unabhängig von den Standards – bieten sich individuelle digitale Kommunikationslösungen an“, erklärt Ackermann. Das gelte insbesondere dort, wo es um den Austausch von unternehmensspezifischen „Business Data“ mit konkreten Geschäftspartnern geht. Das können Rechnungen sein, aber auch Avise, Lieferscheine sowie eine Vielzahl anderer Dokumente und deren Meta-Daten.

„Diese EDI-Kommunikation macht natürlich nur dann Sinn“, so Ackermann weiter, „wenn die Daten und Dokumente bei den Empfängern ­direkt und automatisch in die IT-­Nachfolgeprozesse übernommen werden.“ Er verweist damit auf die Teilanwendung „Rechnungsbearbeitung“ der ­DAConsulting BPA-Anwendungsreihe: das ist eine Web- und Workflow-­basierte IT-Anwendung für die ­Prüfungs- und Genehmigungs­prozesse von Eingangsrechnungen.

Als Beispiel nennt Ackermann einen Kunden, der in einer Analyse fest­gestellt hat, dass letztlich relativ wenige Key-Lieferanten die Masse der Rechnungen produzieren. Diese wurden davon überzeugt, die Inhalte ihrer Rechnungen künftig in digitaler Form zu übermitteln.

„Dabei erklären wir natürlich diese Prozeduren und leisten gegebenenfalls auch Hilfestellung“, ergänzt Thomas Müller, Senior-Projektmanager bei der DAConsulting. „Die Datenformate überlassen wir dabei den Lieferanten und ihren Möglichkeiten, wobei wir im Prinzip jedes Datenformat wie XML, CSV oder TXT in Verbindung mit einer Datenbeschreibung akzeptieren, was in der Regel aus jedem ERP System ableitbar ist“, so Müller weiter. „Über ein Mapping-Tool bereiten wir bzw. der Anwender selbst dann die Daten so auf, wie sie unsere Anwendung für die Rechnungsbearbeitung benötigt“.

Integration in nachfolgende IT-Prozesse

Damit ist direkt mit dem Empfang der Rechnungsdaten die automatisierte Prüfung mit Bezug auf die Bestell- und Wareneingangsdaten der Kreditoren in den Beschaffungsmodulen der ERP-Systeme möglich.
„Das ist gegenüber dem bisherigen Scannen mit OCR-Erfassung der ­Papierdokumente eine wesentliche qualitative Verbesserung mit einem enormen Potential an Zeiteinsparung“, stellt Müller fest. „Daher soll dieses Verfahren bei dem Kunden mit hoher Priorität auch auf andere Lieferanten  ausgedehnt werden“.

Als eine weitere Lösung für die EDI-Kommunikation hat ­DAConsulting die digitale Übermittlung von Lieferscheindaten in Planung. In der Regel werden diese manuell in die ERP-­Systeme eingepflegt, was bei umfangreichen Lieferscheinen sehr aufwändig ist und zu Erfassungsrückständen führen kann. „Auch hier gilt der Ansatz, die Key-Lieferanten mit vielen und umfangreichen Lieferscheinen für dieses Verfahren zu gewinnen“, merkt Ackermann an.

„Natürlich setzen diese Verfahren eine ganz exakte Abstimmung in Organisation, Datenformaten und -beschreibungen sowie Kommunikationsmethoden zwischen Versender und Empfänger voraus“, erläutert Thomas Müller, der bei der DAConsulting für diese Projekte die Feder­führung hat. „Ebenso wichtig ist eine Vereinbarung über die rechtlichen Grundlagen dieser Kommunikation. Bei Bedarf helfen wir hier mit unserem Know-How und unserer Projekt­erfahrung.“
Da diese Form der EDI-Kommunikation in der Regel einer erheblichen Dynamik unterliegt (z.B. neue ­Dokumentarten, weitere Partner sowie neue oder zusätzliche IT- und ERP-Systeme) bietet DAConsulting diese EDI-Lösungen auch als Managed-Services auf Basis einer zentralen IT-Infrastruktur an, und zwar inklusive:

  • Beratung, Organisation und Realisierung
  • Empfang der Belegdaten (z.B. von Rechnungen oder Lieferscheinen) in Verbindung mit dem PDF des Dokumentes
  • Protokollierung (Quittierung) der empfangenen Daten/Dokumente
  • Mapping-Prozess zur Synchronisation der Sender-Daten mit den Anforderungen der Empfänger-Systeme
  • Transfer der Daten und Dokumente in die Empfänger-Systeme
  • Protokollierung aller durchgeführten Prozesse und Transfers
  • Vorhaltung von Backups der Daten und Dokumente.

Medienbrüche vermeiden

Die EDI-Lösungen von ­DAConsulting helfen den Unternehmen, ihre Geschäfts­prozesse durch den auto­matisierten Austausch von Daten und Dokumenten mit Geschäftspartnern – unabhängig von IT-Infrastrukturen und ERP Systemen – wesentlich effizienter und effektiver zu gestalten.

Der doppelte Medienbruch „Digital zu Papier bzw. PDF“ beim Sender und „Papier bzw. PDF zu Digital“ beim Empfänger ist durch die Nutzung zeitgemäßer IT- und Kommunikationsstandards aufgehoben. Die manuelle Erfassung von Daten bzw. die Nutzung von OCR-Methoden mit den nötigen Prüfprozessen ist Vergangenheit, so dass die Daten „realtime“, digital und mit einer hundertprozentigen Datenqualität für die Nachfolgeprozesse zur Verfügung stehen.

„Darüber hinaus geht es um mehr als nur interne Prozessbeschleunigung und Kostensenkung“, sagt Thomas Müller. „Nicht zuletzt macht die ­flexible EDI-Fähigkeit das Unternehmen für alle Partner attraktiver, die ebenfalls Verbesserungspotentiale in der Kommunikation anstreben“.

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