Digitale Personalakte verspricht viele Vorteile

Effizienz steigern – Prozesse verschlanken

Schluss mit dem ewigen Wälzen der Akten: Die neue digitale Personalakte der GDI Software GmbH, Landau, bietet neben einer erheblichen Zeitersparnis auch zahlreiche weitere Vorzüge, insbesondere für die Personalwirtschaft in mittelständischen Unternehmen.

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Die zeitraubende Suche in den Papierdokumenten hat ein Ende.

Eine Studie des Beratungsunternehmens Kienbaum und der Deutschen Gesellschaft für Personalführung hat ergeben, dass klassisch arbeitende Personalverantwortliche bisher rund 40 Prozent ihrer Zeit ausschließlich mit administrativen Aufgaben verbringen. Das bedeutet: Es werden überdurchschnittlich viele HR-Ressourcen gebunden – Zeit, die Personalern für ihre eigentliche Aufgabe fehlt: die Arbeit mit Menschen.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 7-8/2020. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Eine digitale Personalakte kann hier Abhilfe schaffen, denn sie erleichtert das Ablegen und Finden von Personaldaten und -dokumenten, automatisiert Arbeitsabläufe und verschlankt Prozesse. Darüber hinaus werden Medienbrüche, also die gleichzeitige Archivierung analoger und digitaler Daten, abgeschafft bzw. weitgehend reduziert.

Aktenstapel adé

Damit gehört auch die Zeit der großen Aktenstapel der Vergangenheit an. Mit dem Verschwinden von Aktenordnern, -schränken und Hängeregistern lässt sich auch der Bedarf Bürofläche und an Papier verringern; außerdem werden die Druckkosten deutlich reduziert.

Dgitale Personalakten lassen sich außerdem von mehreren Personen gleichzeitig bearbeiten, wobei die Zugriffsrechte durch diePersonalverantwortlichen auf bestimmte Bereiche der Personalakte beschränkt werden können. Weitere Features sind neben der Erfassung von Stamm- und Vertragsdaten zum Beispiel automatische Wiedervorlagen, personalbezogene Auswertungen, Lohn- und Gehaltsplanungen oder Tools für das Fortbildungsmanagement und für Arbeitgeber-Darlehen.

Fortbildungs-Features als Wettbewerbsvorteil

Die meisten Unternehmen befinden sich mitten in Transformationsprozessen, unter anderem durch die Digitalisierung und die demografische Entwicklung. In dieser Phase, in der sich die Anforderungen an Fähigkeiten und Anzahl der Mitarbeiter stark verändern, kommt es darauf an den künftigen Personalbedarf in punkto Quantität, aber auch Qualität möglichst genau zu bestimmen.

Wer auf Basis einer guten Personalplanung frühzeitig im Unternehmen die Weichen stellt, hat einen Wettbewerbsvorteil, spart Ressourcen und rüstet sich schon heute für die bevorstehenden demographischen Veränderungen. Auch hierbei kann die GDI Personalakte mit entsprechenden Auswertungen und einem Zielgerichteten Fortbildungsmanagement unterstützen.

Die Sache mit dem Datenschutz

Neben der Angst vor dem anfänglichen Aufwand bei der Implementierung, sind es nicht selten datenschutzrechtliche Bedenken, die Mittelständler von der Einführung einer digitalen Personalakte abhält – Stichwort Europäische Datenschutzverordnung (EU-DSGVO) und ihre Umsetzung in Deutschland. Meldungen über Datenschutz-Skandale tun ihr Übriges.

Für den Inhalt und den Umgang der elektronischen Personalakte gelten nahezu dieselben Kriterien wie für die konventionelle Papier-Personalakte. Gleichwohl sind wegen der digitalen Datenverarbeitung einige Besonderheiten zu beachten: Gibt es einen Betriebsrat, ist dieser so früh wie möglich einzubinden, denn nach dem Betriebsverfassungsgesetz hat er ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung und Anwendungen von so genannten technischen Einrichtungen, „die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen“. Daher sollte man das Gremium bereits bei der Auswahl des Anbieters mit ins Boot holen.

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