Ein Archiv für alle Firmeninfos

IT-DIRECTOR: Großunternehmen setzen in der Regel seit längerem elektronische Dokumentenmanagementsysteme (DMS) ein. Inwieweit haben die Betriebe bereits einen durchgängigen Dokumenten-Workflow realisiert?
Dr. T. Zeizel: Die meisten Unternehmen besitzen schon seit langer Zeit DMS-Systeme, allerdings sind diese häufig nur für einzelne Bereiche verfügbar. Eine echte medienbruchfreie, elektronische Dokumentenverarbeitung benötigt aber ein unternehmensübergreifendes Prozesssystem, welches nicht nur die technologischen sondern auch die geschäftsvorgangsrelevanten Herausforderungen meistert. Unstrukturierte Daten problemlos zu verarbeiten – das ist für viele Unternehmen mit einem Workflow-Backbone wie beispielsweise SAP nicht möglich. Um einem Unternehmen tatsächlich eine medienbruchfreie Lösung anbieten können, bedarf es entsprechend integrativer Fähigkeiten mithilfe von Software und durch Nutzung von entsprechenden Services.

IT-DIRECTOR: Wo sehen Sie im ECM-Bereich von Großunternehmen derzeit noch die größten Baustellen?
Dr. T. Zeizel: Laut einer akxtuellen IDC-Studie verdoppelt sich das weltweite Datenvolumen alle zwei Jahre und wird noch 2011 die 1,8-Zettabyte-Marke erreichen – das sind 1,8 Billionen Gigabyte. Zirka 80 Prozent der Daten im Unternehmen sind unstrukturierte Informationen, etwa aus Dokumenten, E-Mails oder Blogs, die sich nicht direkt auswerten lassen. Schon aus Gründen der Compliance speichern heute Unternehmen mehr Daten als sie jemals sinnvoll sichten könnten.

Wir stellen immer wieder fest, dass es viele Großunternehmen gibt, die keine unternehmensweite Enterprise-Content-Management-Lösung im Einsatz haben und damit nicht in der Lage sind diese riesigen Datenmengen logisch und stringent strukturiert abzulegen – geschweige denn zu analysieren und damit unternehmenskritische Entscheidungen zu treffen. Dies bestätigt auch eine weltweite Umfrage des IBM Instituts für Business Value unter 225 Managern und IT-Leitern: Hier gaben ein Drittel der Entscheider an, signifikante Probleme bei der Beschaffung wichtiger Informations- und Ergebniseinschätzungen zu haben. Das Auffinden und Analysieren relevanter Daten ist daher ein entscheidender Wettbewerbsvorteil, aber auch immer noch eine der größten Herausforderungen für Unternehmen.

IT-DIRECTOR: Was sollten die Unternehmen tun, um diese Baustellen zu beseitigen? Können Sie uns hierzu bitte ein aktuelles Anwenderbeispiel nennen?
Dr. T. Zeizel: Damit Unternehmen Entscheidungen auf Basis aller relevanten Daten treffen können, gibt es eine Vielzahl unterschiedlicher Anforderungen an eine Enterprise-Content-Lösung: Sie muss ein Archiv für alle Firmeninformationen bieten, den gesamten Dokumentenlebenszyklus unterstützen, sich in andere IT-Systeme integrieren lassen, eine unternehmensweite Suche ermöglichen und dabei gleichzeitig Geschäftsprozesse und Workflows unterstützen. Außerdem sollte sie hochskalierbar sein, alle gesetzlichen Regularien erfüllen – idealerweise ist sie auch modular erweiterbar und damit plattformunabhängig. Der Anwender soll direkt aus seiner Anwendung auf das ECM-Archiv zugreifen können.

Wir bieten eine Vielzahl von Lösungen für den Enterprise-Content-Management Bereich. Darin enthalten sind sowohl strategische Ansätze als auch Werkzeuge, die entweder für sich stehen können und einzelne Probleme lösen, wie zum Beispiel die Archivierung von E-Mails, oder die ineinandergreifen und durch die Zusammenarbeit im Rahmen einer individuellen Gesamtstrategie deutliche Mehrwerte schaffen. So gelang es beispielsweise den Berliner Wasserbetrieben, ihr 320.000 Dokumente umfassendes Papierarchiv auf Basis des IBM Content Managers auf ein digitales Archiv- und Auskunftssystem umzustellen, mit dem 3.500 Mitarbeiter schnell und bedarfsgerecht auf alle relevanten Unterlagen zugreifen können.

Aber wir gehen noch einen Schritt weiter: Eine immer bedeutendere Komponente ist die Analyse der Unternehmensinformationen. Mithilfe von Content Analytics unterstützen wir Unternehmen u.a. bei der wichtigen Unterscheidung von wertvollen und wertlosen Inhalten. Ein Beispiel dafür ist der Autovermieter Hertz, der mithilfe von IBM Content Analytics Software das Feedback seiner Kunden aus E-Mails, SMS oder Forumsbeiträgen in verschiedenen Kategorien in Echtzeit analysiert und damit gezielt auf Kundenwünsche reagieren kann.

IT-DIRECTOR: Inwiefern haben Großunternehmen bereits die Position des Chief Compliance Officer etabliert?
Dr. T. Zeizel: Kein Großunternehmen arbeitet heute ohne Compliance-Beauftragten. Ob dieser die Rolle des CCO inne hat oder als Unterfunktion eines Chief Legal Officers oder Chief Risk Officers arbeitet, spielt dabei keine Rolle. Compliance ist eine enorme Herausforderung für international agierende Unternehmen, denn dies ist ein sehr komplexes Thema das mit enormen wirtschaftlichen Risiken verbunden ist. Die Verantwortung hierfür muss daher auf Geschäftsführungsebene liegen. Softwarelösungen können Unternehmen beim Compliance- und Risikomanagement helfen, die nötige Transparenz und Kontrolle der Daten über denen gesamten Lebenszyklus hinweg zu behalten.

IT-DIRECTOR: Welches sind die wichtigsten Aufgabengebiete des Chief Compliance Officer im Bereich Dokumenten-Management?
Dr. T. Zeizel: Die Sicherstellung der Archivierung, aber auch der Löschung von unternehmenskritischen Dokumenten ist eine gesetzliche Vorgabe, die von keinem Großunternehmen ignoriert werden kann. Dabei müssen Firmen aber auch sicherstellen können, dass sie die Übersicht behalten. Dauerhaft wird das nur mit Unterstützung entsprechender Software gelingen, die integriert in eine unternehmensweite Compliance-Strategie unter Einbeziehung aller relevanten Datenquellen dem Chief Compliance Officer zur Seite steht.

IT-DIRECTOR: Welchen Herausforderungen sieht er sich dabei vor allem in internationalen Unternehmen gegenüber?
Dr. T. Zeizel: Ein Unternehmen muss in jedem Land, in dem es agiert, verschiedenste rechtliche Bestimmungen befolgen. Dabei kann es zu massiven Problemen kommen, wenn dem CCO nicht die notwendigen Werkzeuge und Informationen zur Verfügung stehen mit denen er die Übersicht behält.