Einfache Bedienung, bessere Kommunikation

Die Spedition Bode ist ein familiengeführtes Logistik- und Transportunternehmen mit rund 300 Mitarbeitern, Stammsitz in Reinfeld (Holstein), 90 Zugmaschinen sowie Lagerimmobilien an verschiedenen Standorten auf der Achse zwischen Hamburg und Lübeck mit einer Fläche von insgesamt 40.000 Quadratmetern. Ein Fokus liegt auf Kunden aus dem Lebensmittelbereich bzw. auf der temperaturgeführten Lagerung.

Für ein Kundenprojekt, das die Verwaltung von verderblichen Enzymen erforderte, wollte Bode ein webbasiertes Lagerverwaltungssystem einführen. Die Wahl fiel auf Coglas Web WMS, weil man schon längere Zeit die Software des Herstellers Coglas nutzte. Der bringt zudem Erfahrung mit SAP-Projekten mit, kennt die notwendigen Nachrichtentypen und konnte die Anforderungen für Bode einordnen.

Dennis Petersen, Bereichsverantwortlicher für Lagerlogistik und Prokurist bei Bode, erläutert: „Uns wurde kompetent und praxisnah aufgezeigt, was ein neues Tool können muss und wie wir das Projekt schnell umsetzen können.“ Coglas stand ihm darüber hinaus bei der Projektplanung und logistischen Fragestellungen zur Seite. Petersen nennt auch die Anforderungen an das neue Lagermanagement-System:

• Einen straffen Zeitplan einhalten: Im Frühsommer begann die Sondierung, das Tool sollte im November live gehen.

• Eine SAP-Schnittstelle zum Bode-Kunden, dessen Auftragsvolumen nur über eine automatische Schnittstelle abgewickelt werden konnte. Diese Schnittstelle für die Datenein- und -ausgänge sollte innerhalb von sechs Monaten implementiert werden.

• Benutzerfreundlichkeit und kurze Eingewöhnungszeit, auch um neue Arbeitskräfte schnell anlernen zu können.

• Abdeckung verschiedener Logistikprozesse: Neben Ein- und Auslagerung ganzer Paletten auch Kommissionierung, Umverpackung in Kartons und Umetikettierung. Beim Großteil der Bode-Kunden waren Umverpackung bis dato eher selten notwendig.

• Chargenverwaltung: Alle Artikel sollten nach Chargen abgerufen, Chargen nachverfolgt und ihre Bewegungen überwacht werden können, um sicherzustellen, dass das Haltbarkeitsdatum berücksichtigt wird.

Die Projektschritte

Der erste und zugleich komplexeste Schritt des Projektes war die Implementierung der Schnittstelle, denn hier wurden die technischen Ansprechpartner von Bode, Coglas und des Speditionskunden vernetzt und ein gestaffelter Projektplan mit Update-Terminen aufgesetzt.

Das Ziel einer lauffähigen Lösung im November wurde erreicht. Im Nachgang fanden während des laufenden Betriebs Nachbesserungen bei kleineren Einstellungsthemen statt – etwa, wenn bei der Auslagerung von Paletten nicht die richtige Strategie hinterlegt war. Sie wurden in der Regel noch am selben Tag abgeschlossen. Das in Wunstorf beheimatete Softwarehaus stand der Spedition stets auf dem kurzen Dienstweg zur Verfügung, berichtet Petersen: „Während der Implementierung hatten wir täglichen Kontakt zu einem Mitarbeiter, der uns weitergeholfen hat – per E-Mail oder per Telefon.“

Coglas übernahm darüber hinaus die Planung, Organisation und Bestellung der Hardware. Die Geräte – Tablets und Scanner – wurden ausgetauscht und mit der Software direkt am Ort des Einsatzes in der Lagerhalle getestet. Das Team wurde zudem in einer Vorortschulung in das Web WMS eingeführt, so Peterson: „Die Bedienung ist intuitiv und aus dem privaten Umgang mit Smartphone und Tablet bekannt. Unsere Mitarbeiter waren sofort von der hohen Reaktionsgeschwindigkeit und Handhabung angetan.“

Sieben Mitarbeiter im Lager und in der Verwaltung nutzten Coglas Web WMS anfangs zunächst nur für das Kundenprojekt; heute sind es 25 bis 30 Mitarbeiter im gesamten Betrieb, denn die webbasierte Lagerverwaltungssoftware unterstützt nun bei Bode alle Logistikprozesse ab der Entladung des Lkw:

• Die Palette wird gescannt bzw. erhält einen Barcode und wird am richtigen Ort – etwa Kühllager oder Hochregal – auf dem zugewiesenen Lagerplatz eingelagert.

• Bei Vollpaletten wird die Auslagerung und Verlagerung auf den Lkw abgebildet.

• Auch die Prozesse zwischen Ein- und Auslagerung – Kommissionierung, Umverpackung in Kanister und Säcke und Umetikettierung – werden abgebildet.

• Die Software verschafft mit der grafischen Darstellung schnell einen Überblick über die Regale und ihre Auslastung. Darüber hinaus erfasst sie die administrativen Aufgaben im Büro, etwa Abrechnung und Reporting.

Weil die Lagersoftware webbasiert ist, lässt sie sich in jedem Browser öffnen. Zuvor arbeitete man mit festinstallierten Tools, die eine Serververbindung benötigten. Das erforderte IT-Know-how der Lagerbelegschaft. Die webbasierte Lagerverwaltung ist dagegen auf jedem Tablet zu nutzen und in der Bedienung deutlich einfacher.

Auch die Übersichtlichkeit hat sich verbessert: In früheren Systemen variierte die Ansicht abhängig vom Endgerät – dem Rechner im Büro oder der klobigen Scanner-Hardware im Lager. Das führte zu Kommunikationsproblemen. Jetzt haben alle die gleiche Ansicht, egal, wo das Tool geöffnet wird. Das verbessert Orientierung und Kommunikation, Probleme lassen sich schneller lösen, bilanziert Petersen: „Mit […] dem Gesamtpaket sind unsere Prozesse weniger fehleranfällig geworden – und die Erreichbarkeit hat sich verbessert.“ Und weil die Bedienung sehr einfach ist, gibt es im Team keine Hemmungen, Funktionen auszuprobieren – die Kollegen arbeiten sich gegenseitig ein.

Bildquelle: Coglas