Cloud-basierte Portale automatisieren Kommunikation im P2P-Prozess

Einkauf wird zum Business-Partner

Einkaufsabteilungen, die mit SAP arbeiten, müssen im weiteren Verlauf der Beschaffung das ERP-System immer wieder verlassen: Bestellungen werden ausgedruckt und in Papierform oder als E-Mail versendet, eingehende Auftragsbestätigungen gescannt und manuell im System erfasst.

  • Cloud-basiertes Portal mit Funktion „Dynamic Discounting“

    Cloud-basiertes Portal mit Funktion „Dynamic Discounting“

  • Dina Haack, xSuite Group

    Dina Haack ist Produktmarketing-Managerin der xSuite Group GmbH in Ahrensburg.

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    Cloud-basiertes Portal mit Funktion „Dynamic Discounting“

Gleichzeitig wird der Einkauf im Unternehmen häufig als administratives Backoffice angesehen, das oft gar nicht oder zu spät in Prozesse eingebunden wird. Damit Einkaufsabteilungen Mehrwerte liefern können, müssen sie aber aus dem Tagesgeschäft manueller Routinetätigkeiten raus – und das funktioniert nur über Digitalisierung und Automatisierung. Durch Nutzung cloud-basierter Portale können sich Einkaufsabteilungen aus eben dieser Rolle befreien und zum Business-Partner werden.

Ein Portal dient als zentrale Plattform für den automatisierten und standardisierten Austausch von Daten und Dokumenten im Procure-2-Pay- bzw. P2P-Prozess mit Lieferanten. Einkauf, Buchhaltung und Lieferanten führen darüber alle mit der Beschaffung zusammenhängenden Arbeitsschritte digital durch.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 9-10/2020. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Der Softwarehersteller xSuite hat jetzt ein solches Portal für SAP-Kunden veröffentlicht: Das „xSuite Business Partner Portal Sphere“ wurde speziell für die „SAP Cloud Platform“ (SCP) entwickelt. „Einkaufsabteilungen können darüber ihre Lieferantenbeziehungen aktiv steuern, anstatt dass sie nur Bestellanforderungen abarbeiten“, erläutert xSuite-Geschäftsführer Matthias Lemenkühler.

Bestell- und Rechnungsprozesse laufen im Portal

Auch mit dem Portal arbeitet der Einkauf weiter in seiner SAP-Umgebung. Die Bestellung wird wie gewohnt in SAP erzeugt und dem Lieferanten automatisch im Portal bereitgestellt. Dieser kann aus ihr alle Folgedokumente selbständig direkt im Portal erzeugen und darüber wieder an den Einkauf überge­ben: Auftragsbestätigungen, Lieferavise, Rechnungen und Gutschriften. Kommunikation und Dokumentenübermittlung sind also bidirektional.

Alternativ kann der Lieferant Dokumente und Daten im Portal hochladen; das SAP-System des Bestellers übernimmt diese in beiden Fällen automatisch. Alle Informationen und Unterlagen stehen für den Einkauf und die Buchhaltung direkt in SAP zur Bearbeitung bereit. Für die Beteiligten im Einkaufsprozess entfallen damit Ausdrucke und Versendung. Der gesamte P2P-Prozess läuft schneller; Fehlerquellen wie Medienbrüche – z.B. das Digitalisieren von Papierbelegen – werden umgangen.

Per Self-Service-Option kann z.B. ein neuer Lieferant alle relevanten Informationen, wie Kontaktdaten und Bankverbindung, selbst hinterlegen. Ein Workflow startet, sodass nach Freigabe die Stammdaten für diesen Lieferanten im SAP-System angelegt werden. Auch nachträgliche Aktualisierungen lassen sich auf diesem Weg einfach durchführen.

Der Einkauf kann zudem mit Lieferanten zu einzelnen Vorgängen kommunizieren. So kann dieser Rückfragen zu einer Bestellung stellen; andersherum kann der Besteller ihm Informationen übermitteln, etwa zu neuen Anschriften. Vorteil: Alle Informationen sind übersichtlich und nachverfolgbar zentral verfügbar und nicht mehr – wie sonst – auf diverse E-Mails, Telefonnotizen oder Aktenordner verteilt.

Rabatte individualisieren

Portallösungen erweitern auch die Möglichkeiten für Lieferanten und Besteller, Liquidität gezielt zu steuern. Etwa wie bei xSuite durch die Funktion des „Dynamic Discounting“. Darüber können Lieferanten individuell einen zusätzlichen Rabatt anbieten, wenn eine Rechnung früher bezahlt wird. Die Rabatthöhe sowie das zugehörige Zahlungsziel wählt das Unternehmen beliebig aus, es können auch mehrere Zahlungsziele mit unterschiedlichen Rabatthöhen gewählt werden – anders als beim Skonto mit seinen eher starren Konditionen.

Der klassische Skonto ist international nur wenig verbreitet. Selbst in anderen – nicht deutschsprachigen – EU-Ländern findet man ihn kaum. Dem gegenüber zeigt sich in den vergangenen Jahren insbesondere in den USA der Trend zum Dynamic Discounting. Im Prinzip das gleiche wie ein Skonto, jedoch in mehrerlei Hinsicht flexibler oder – wie der Name vermuten lässt – dynamischer: Skonto ist in der Regel im Rahmen der Lieferbedingungen festgelegt, während es beim Dynamic Discounting beliebig viele Zwischenstufen mit unterschiedlichen Zahlungszielen und Rabatthöhen geben kann. Manuell ließen sich diese flexiblen Abstufungen kaum managen; Aufwand und Fehleranfälligkeit wären viel zu groß.

Bildquelle: xSuite

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