Duravit hat 20 Mio. Dokumente im laufenden Betrieb migriert

Elegante Migration

Die Duravit AG setzt auf ECM mit Archiv, DMS und elektronischen Akten sowie serverbasierter E- Mail-Archivierung. Unser Anwenderbericht beschreibt, wie der Sanitär­hersteller die Software Doxis4 der Bonner SER-Gruppe als Archiv-, DMS- und eAkten-Lösung erfolgreich eingeführt hat.

  • Duravit entwickelt und fertigt u.a. Badmöbel, Dusch- und Badewannen für den internationalen Markt.

    Duravit entwickelt und fertigt u.a. Badmöbel, Dusch- und Badewannen für den internationalen Markt.

  • Werner Höltl, Application Manager (Finanzen) bei Duravit

    Werner Höltl, Application Manager (Finanzen) bei Duravit

Als Steingut-Fabrik im Jahr 1817 in Hornberg gegründet, hat sich Duravit im Laufe der Zeit zu einem international agierenden Hersteller der Sanitär­branche  entwickelt. Einhergehend mit der Expansion in 120 Länder wuchs sowohl das Dokumenten­volumen als auch der standort­übergreifende Informations­austausch. Damit – aber auch funktional – stieß das bislang eingesetzte Archivsystem an Grenzen. Deshalb wurde im Jahr 2010 eine modernen, zukunftsfähige Software für das „Enterprise Content Management“ von  einem deutschen ECM-Anbieter mit eigener Softwareentwicklung gesucht, der die zentraleuropäischen gesetzlichen Anforderungen erfüllt.

Gesucht: ECM-Software „Made in Germany“

„Zum damaligen Zeitpunkt hatten wir das Archivsystem bereits seit über zehn Jahren im Einsatz und waren sowohl IT-intern wie auch in den Fachabteilungen der Meinung, dass uns die Funktionalität in diesem System nicht mehr ausreicht“, erinnert sich Werner Höltl, Application Manager (Finanzen) bei Duravit. Zudem sei das alte System „zu wenig international“ gewesen, was im Zuge der Expansion auf Dauer zu Problemen innerhalb der dokumentenbasierten, standortübergreifenden Geschäftsprozesse geführt hätte.

Zusammen mit einem unabhängigen ECM-Berater wurde ein dedizierter Anforderungskatalog für die neue Lösung aufgestellt. Besonderes Augenmerk wurde dabei nicht nur auf die sichere und effiziente Migration des Altsystems gelegt, sondern auch auf den Aufbau einer elektronischen Aktenstruktur inklusive Berechtigungskonzept sowie auf die Internationalität der neuen ECM-Software für den weltweiten Einsatz.

„Uns war wichtig, dass es ein deutscher Anbieter mit entsprechend starker Softwareentwicklung ist, der die zentraleuropäischen gesetzlichen Anforderungen erfüllt“, berichtet Höltl. Aufgrund der jahrelangen Expertise im nationalen sowie internationalen ECM-Umfeld sei die Wahl letztlich auf die Suite Doxis4 iECM der Bonner SER AG gefallen, die vor allem mit ihrer Funktionalität und Mehrsprachigkeit überzeugt habe.

Erst Migration, dann elektronische Akten

Das ECM-Projekt startete Ende 2011 mit der Ablösung des Altarchivs. Dieses stieß nicht nur funktional an Grenzen. Dadurch, dass seit mehreren Jahren kein Release-Wechsel mehr vorgenommen worden war, fehlte dem damaligen Anbieter für diese veraltete Version teilweise sogar das notwendige Know-how, so dass er Duravit bei Support-Anfragen nicht immer in ausreichendem Maße unterstützen konnte.
Höltl hatte bereits im Vorfeld erkannt, „dass man mehrere Millionen Dokumente nicht mit einem Fingerschnippen übertragen kann.“ Daher vertraute man auf das durchgängige Migra­tionskonzept des Bonner ECM-Herstellers – rund 20 Mio. Dokumente wurden schrittweise im laufenden Betrieb migriert.

Im Jahr 2012 folgte die Einführung der elektronischen Kundenakte mit Anbindung an das ERP-System Ratioplan von Infor. Ziel war es, den Kommunikationsaufwand innerhalb der nationalen sowie internationalen Fachabteilungen wie im Vertrieb deutlich zu reduzieren sowie die Informationsverfügbarkeit standortüber­greifend zu erhöhen. Auch die benötigten Berechtigungsstrukturen sollten innerhalb der elektronischen Akte in Doxis4 zur Verfügung stehen.

Durch die Übernahme von täglich mehr als 5.000 Dokumenten und Indexwerten aus dem ERP-System auf der Plattform IBM i wird die Kundenakte quasi automatisiert gefüllt und zudem revisionssicher abgelegt. Zusätzlich können die Duravit-Mitarbeiter ausgewählte Dokumente wie z.B. Excel-Tabellen oder E-Mail-Korrespondenz mithilfe der Module Smart-Office und Smart-Notes manuell aus der gewohnten Microsoft- bzw. Notes-Oberfläche bequem per Drag&Drop in die jeweilige Kundenakte ablegen.

Archiv mit ERP-Anschluss

Zusätzlich zur E-Kundenakte wurde im Jahr 2015 die elektronische Lieferantenakte eingeführt, die ebenfalls an das Ratioplan-System auf dem IBM System i angebunden wurde.

Zum Jahreswechsel 2015/2016 wurde die Doxis4-Akte weltweit ausgerollt. Sie dokumentiert den gesamten Lebenszyklus der Geschäftsbeziehung mit einem Lieferanten. Bestellungen, Bestelländerungen, Abrufaufträge oder auch Lieferscheine werden innerhalb der Akte gebündelt und stehen standortübergreifend im ECM-System zur Verfügung – die Einkaufsteams der internationalen Duravit-Standorte arbeiten seitdem auf einem aktuellen und identischen Informationsstand.

Über das zentrale ECM Doxis4 haben die Mitarbeiter heute standortübergreifenden Zugriff auf alle relevanten Informationen zu einem Kunden oder Lieferanten. Weitere E-Aktenlösungen mit integrierten Workflows für das Qualitäts- und Produktmanagement sind bereits in der Umsetzung. Duravit plant zudem die Einführung der automatisierten Posteingangsbearbeitung. In Verbindung mit den E-Aktenlösungen lassen sich Dokumente, die über EDI und die verschiedenste andere Kanäle eingehen, einer Kunden- bzw. Lieferantenakte zuordnen – und sind weltweit einsehbar.

Die Vorteile liegen auf der Hand. „Neben der erhöhten Auskunfts­fähigkeit hat sich der Kommunikationsaufwand zwischen unseren internationalen Standorten und der Zentrale in Hornberg deutlich reduziert“, freut sich Werner Höltl.

 

Kurzinterview mit Werner Höltl,
Application Manager (Finanzen) bei Duravit

ECM-Strategie hilft bei Expansion

Herr Höltl, warum wurde auf die Internationalität der ECM-Software ein Schwerpunkt gelegt?
Werner Höltl: Ganz einfach: weil unsere Mitarbeiter Dokumente über die Standorte hinweg nur rudimentär einsehen, austauschen und bearbeiten konnten. Diese wichtigen Prozesse der internationalen Zusammenarbeit ließen sich mit unserem damaligen Archivsystem einfach nicht abbilden.

Wie sahen diese Prozesse aus?
Höltl: Es gab zwischen unseren verschiedenen Standorten viele manuelle, zeitaufwendige Kommunikations­prozesse per Telefon und E-Mail. Vor allem vertriebsgebietsübergreifend tauchten oft Rückfragen auf. So wollten Mit­arbeiter ausländischer Standorte von unserer deutschen Zentrale Originaldokumente zu aktuellen Lieferungen vorab per Mail erhalten.

Diese Dokumente lagen teils in Papierform, teils in Explorer-Laufwerken oder E-Mail-Postfächern vor. Entsprechend kosteten die Antworten auf jene Rückfragen viel Zeit und ließen lange auf sich warten. Das Thema verschärft sich noch, sobald die Standorte in unterschiedlichen Zeitzonen auf dem Globus verteilt sind.

Diese Rückfragen lassen sich heute schneller beantworten?
Höltl: Überhaupt nicht – vielmehr fallen sie einfach weg! Möglich machen dies unsere elektronischen Kunden- und Lieferantenakten, die wir an unser ERP-System angebunden haben. Die Vertriebsmitarbeiter können jetzt standortübergreifend ohne langes Suchen auf die benötigten Informationen zugreifen und sind direkt auskunftsfähig. Aber auch andere Abteilungen wie der Einkauf oder die Buchhaltung profitieren davon.

Was sind die nächsten Schritte im Rahmen Ihrer ECM-Strategie?
Höltl: Wir möchten unsere Lösung weiter auszubauen. Konkret planen wir, diese an unser Seeburger-BIS-System anzubinden und EDI-Daten zu archivieren. Diese Daten sind bislang lediglich auf einem Server gespeichert und „archiviert“, so dass sie nur unsere IT-Abteilung einsehen kann.

Das soll sich ändern. Schon bald können unsere Servicemitarbeiter direkt auf die originalen EDI-Dokumente zugreifen, wodurch ihre Auskunftsfähigkeit gegenüber Kunden und somit unsere Servicequalität weiter steigt.

Herr Höltl, vielen Dank für das Interview!

 

Über Duravit

Der mit Sitz in Hornberg im Schwarzwald  international tätige Hersteller entwickelt und fertigt mit über 5.800 Mitarbeitern Sanitärkeramik, Badmöbel, Dusch- und Badewannen, Whirl- und Wellnesssysteme, Dusch-WCs und Accessoires. Die Produktion erfolgt sowohl in Deutschland als auch in Ägypten, China, Frankreich, Indien, Tunesien und der Türkei.

Bildquelle: Duravit

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