Wie sich De-Mail und E-Brief in die Kommunikations-Infrastruktur einfügen

Elektronische Kommunikation verbindlich gestalten

Hand aufs Herz! Wann ist an Ihrem Arbeitsplatz das letzte Mal ein Geschäftsbrief eingetroffen? Ein Mitarbeiter aus einer Fachbehörde oder Versicherung wird auf diese Frage mit hoher Wahrscheinlichkeit „Heute mit der Hauspost!“ antworten.

Wohlmöglich handelt es sich dabei um das erwartete Schriftstück zu einer Vertragsänderung, die bereits einige Tage zuvor im Posteingangsfach seines Lotus Notes E-Mail-Clients eintraf. Und vielleicht leitet er den unterschriebenen Vertrag in digitalisierter Form an den Unternehmensnotar weiter, der Unterlagen beim Handelsregister einreicht. Natürlich elektronisch - diesmal formatiert gemäß „Online Services Computer Interface“ (OSCI) für das Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP). Gleichzeitig wird der Anwalt des Firmenkunden mit einer De-Mail über den aktuellen Bearbeitungsstatus informiert. Eine simple E-Mail, wie bislang, akzeptiert er aus Sicherheitsüberlegungen (siehe Kasten) nicht mehr.
Anhand dieses Beispiels lassen sich zwei Eigenschaften studieren, die mit elektronischer Kommunikation im Allgemeinen sowie dem Einsatz der De-Mail im Speziellen verbunden sind: Erstens ist ein enormer Effizienzsprung zu beobachten, wenn ohne Medienbruch die gesamte Kommunikation einschließlich aller Dokumente auf elektronischem Wege erfolgt. Gleichzeitig verbreitern sowohl De-Mail als auch der E-Postbrief die technischen Optionen um zwei Kanäle, ohne einen vorhandenen vollständig abzulösen.

Im Idealfall sollte der Mitarbeiter nichts bemerken, wenn eine neue Kommunikationsoption zum Einsatz kommt – und weiterhin seine vertraute Groupware (wie Lotus Notes) oder seine Fachanwendungen nutzen können. Dass neuerdings ein Kommunikationspartner De-Mail für rechtsverbindliche Dokumente bevorzugt, ein anderer via De-Mail kontaktiert werden möchte, sollte keinen Bruch in den gewohnten Arbeitsprozessen nach sich ziehen. Wenn zusätzlich eine medienbruchfreie Weiterverarbeitung von Vorgängen oder Teilaufgaben ermöglicht wird, die zuvor noch der Papierform bedurften, werden Sachbearbeiter dies umso mehr begrüßen.

De-Mail in geschlossenen Benutzergruppen

Was bedeutet das für die IT-Infrastruktur im Falle von De-Mail? Grundsätzlich funktioniert De-Mail nur in einer geschlossenen Benutzergruppe. Anders ausgedrückt: Der Nachrichtenaustausch erfolgt ausschließlich unter De-Mail-Anwendern. Eine De-Mail-Nachricht kann nur von einem De-Mail-Konto empfangen werden und eine Nachricht an einen De-Mail-Empfänger kann allein von einem De-Mail-Account versendet werden.

Der Zugriff auf De-Mail-Postfächer beim Provider erfolgt über einen Web-Browser oder einen E-Mail-Client, der „Transport Layer Security“ (TLS) in der Versandverschlüsselung unterstützt. Für Privatpersonen, Selbstständige oder kleinere Unternehmen sind diese Zugangsoptionen völlig ausreichend.
Aus Firmensicht fallen diese Möglichkeiten aufgrund des fehlenden Skalierungspotenzials jedoch aus. Weder ist es darstellbar, für jeden Mitarbeiter eine eigene De-Mail-Adresse einzurichten, noch lässt sich ein einziges Firmen-De-Mail-Konto (beim Provider) bei wachsenden Mail-Volumen mit vernünftigem Aufwand verwalten.

Mail-Server als „virtuelle Poststelle“

Da De-Mail technisch mit Standard-Mail-Clients funktioniert, liegt es aus Sicht der IT-Chefs nahe, einen Mail-Server als eine Art „virtuelle Poststelle“ aufzusetzen. Ein solches Gateway bezieht als zentrale Instanz auf gewohntem Wege (POP3, IMAP, SMTP) die Nachrichten vom Provider.

Alle ein- und ausgehenden Nachrichten werden gemäß den Voreinstellungen in die Postfächer der jeweiligen Fachabteilungen übermittelt. Nach Umschreiben der Empfänger erfolgt die Weiterleitung an das interne Groupware-Mail-System oder die nachgelagerten Anwendungssysteme. Im umgekehrten Fall wird am Gateway die Versender-Adresse in den De-Mail-Namen transformiert  und die Nachricht an die Firmendomäne beim Provider gesendet.

Sämtliche notwendigen Ver- und Entschlüsselungsaufgaben - De-Mail nach E-Mail und vice versa - werden zentral durchgeführt. Sollen Nachrichten signiert werden, beschafft sich die zentrale Komponente beim Verzeichnisserver des Providers (LDAP) die notwendigen Signaturen der Empfänger. Aus technischer Sicht liesse sich auch eine vorhandene E-Mail-Infrastruktur zusätzlich als De-Mail-Gateway ausbauen. Das zöge jedoch erhebliche Konfigurations- und Programmierungsarbeiten nach sich - insbesondere in Hinblick auf die erforderliche Transformation der Absenderadresse in das De-Mail-Format. Eine solche Umsetzung lädt jedoch zu Fehlern in der Bedienung und Konfiguration ein.

Hinzu kommt, dass damit ausschließlich die De-Mail-Kommunikation bedient wird. Was ist aber, wenn weitere Kommunikationsoptionen beispielsweise der E-Postbrief oder OSCI/EGVP zu unterstützen sind? Im worst case handelt sich ein Unternehmen für jede Nachrichtenform ein Stück zusätzlicher Konfigurationskomplexität und Infrastruktur ein. Dieser Einwand lässt sich natürlich auch beim Einsatz eines reinen De-Mail-Gateways anführen.

Gateway als Kommunikationsdrehscheibe

IT-Chefs sind also gut beraten, die Ausstattung ihrer elektronischen Kommunikation mit Weitsicht zu definieren. Ein Gateway sollte von Beginn an technik- und anbieterneutral ausgelegt sein, um auch im Falle neuer oder wechselnder Anforderungen Bestand zu haben. Es sollte, wie der Governikus Multi Messenger (GMM), als einheitliche Kommunikationsdrehscheibe auch alle Kanäle bedienen können, um die Kommunikation durchgängiger und effizienter zu gestalten.

Eine solche zentrale Kommunikationsinstanz, die der Infrastruktur vorgeschaltet ist, nimmt alle eingehenden Nachrichtenformate entgegen – wie E-Mails, De-Mails, E-Postbrief, EGVP/OSCI-Nachrichten, Nachrichten aus Web-Portalen oder Filesystemen – und validiert anhand eines Regelwerks den Empfänger.
Ebenso lässt sich die ausgehende Post an zentraler Stelle differenziert nach den Vorgaben des Kommunikationspartners samt Ausgangsformat wählen. Die prinzipielle Neutralität der Kommunikations-Plattform hält den Weg frei, wenn zu einem späteren Zeitpunkt ein Provider-Wechsel in Betracht gezogen wird. Ferner lassen sich neue Kommunikations-Optionen nahtlos aufgreifen und in die vorhandene Infrastruktur einbinden.

Ein solches Gateway kommuniziert einheitlich und effizient über alle Kanäle, ohne dass im Einzelfall zusätzliche  Infrastruktursysteme oder Software auf Anwendungsseite zu installieren sind. Das spart nicht nur Kosten und Arbeitszeit, sondern schafft zusätzliche (Rechts-)Sicherheit im Betrieb. Denn sämtliche Schritte – von der Entgegennahme der Nachricht bis hin zur Übergabe an den Empfänger in beide Richtungen – werden protokolliert und in einem Poststellenbuch eingetragen.

Dieses Poststellenbuch erlaubt nicht nur den revisionssicheren Nachweis, sondern gleichzeitig eine mandanten- bzw. abteilungsgenaue Zuordnung der Kosten für die unterschiedlichen Kommunikationskanäle. De-Mail ist in diesem Kontext eine weitere Option - nicht mehr und nicht weniger. Sie ergänzt auf niedrigerem Schutzniveau die bisherigen Verfahren auf Basis elektronischer Signaturen bzw. darauf aufsetzender Protokollstandards wie OSCI/EGVP.
Mit welcher Geschwindigkeit sich De-Mail als rechtsverbindlicher Brief-Ersatz in der Breite durchsetzen wird, lässt sich heute kaum verlässlich bestimmen. Die prominente Anbieterschar spricht für ein schnelles Wachstum. Unabhängig davon lässt sich mit Gewissheit jedoch festhalten, dass De-Mail oder auch der E-Postbrief die Kommunikationsmöglichkeiten noch einmal ein Stück vielfältiger machen. Und darauf muss sich die IT in den Unternehmen schon heute einstellen.

Bildquelle: © Rainer Sturm/pixelio.de

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