Sorgfältige Software-Auswahl mit Hilfe von Trovarit

ERP-Umstieg bei Stadlbauer

Der Salzburger Spielwarenhersteller Stadlbauer will das Warenwirtschaftsprogramm SoftM-Suite von Comarch durch die Software r2s der Ramsauer & Stürmer GmbH ablösen, auch weil viele Randsysteme existieren und die vielen Schnittstellen die Komplexität erhöhen. Die neue ERP-Software macht etliche Randsysteme überflüssig.

Die Carrera-Rennbahn gibt es seit 1963. Seit 1999 gehört sie der Unternehmensgruppe Stadlbauer aus Salzburg.

Die Firma Stadlbauer bedient mit derzeit ca. 250 Mitarbeitern (150 ERP-User) prinzipiell alle Vertriebskanäle – B2B vom niedergelassenen Fachhandel über Großhandel, Key-Accounts, alternative Vertriebskanäle (Discounter) bis hin zu B2C (eigener Online-Markenshop). Der Großteil der Produkte kommt aus China, was die Fernostabwicklung zur bedeutenden Komponente in der „Supply Chain“ macht. Die Niederlassung Hongkong ist als Zwischenstelle zu den chinesischen Lieferanten eingeschaltet, wird aber auch als eigener Mandant geführt, der die FOB-Aufträge aus Europa und USA bzw. von größeren Distributoren abwickelt.

Abgestimmt auf die Sollprozesse

Das neue ERP-System wird auf Stadlbauers Sollprozesse abgestimmt und soll große Erleichterungen und auch Personaleinsparungen bringen:

- Die derzeit abteilungsweise verstreuten Stammdaten sollen alle im ERP-System erfasst werden können, was Redundanzen und Schnittstellen erübrigt. Vor allem der Bereich Artikelstammdaten soll mit den Funktionen eines PIM/PLM-Systems besser organisiert werden.

- Das neue Reporting soll es allen Usern ermöglichen, leicht zu den gewünschten Abfragen und Berichten zu gelangen, ohne diese wiederum umformatieren oder ergänzen zu müssen.

- Die Supply-Chain-Möglichkeiten sollen per Portaltechnololgie bzw. Direktanbindung der Lieferanten erweitert werden. Sowohl Lieferanten als auch Kunden sollen Daten eingeben, abfragen bzw. bestätigen können, Lieferanten z.B. bei Auftragsbestätigung, Liefertermin- bzw. Liefermengenänderung sowie Meldung über Sendungsstrukturen und Versand, Kunden bei Auftragserfassung und -verfolgung, Rechnungsbearbeitung u.v.m.

- Außendienstmitarbeiter sollen ohne Hilfe des Innendienstes einfach Aufträge über mobile Geräte erfassen sowie die Kundenkontaktverwaltung mittels CRM-Funktionen erledigen können.

- Die Prozesse im Lager Salzburg/Bergheim sollen über Scanner-Technologien abgebildet und stark beschleunigt werden.

März 2012 – Startschuss für die ERP-Auswahl

Im März 2012 startete das ERP-Auswahlprojekt mit Prozessschulungen und einer Ist-Strukturanalyse und dem Berater Matthias Sturm, Lektor an der Fachhochschule Salzburg im Bereich Wirtschaftsinformatik und zugleich Partner der Trovarit AG. Auf die anschließende Ist-Prozessanalyse wurde sehr viel Wert gelegt, da die Vermutung nahe lag, dass die bisherigen Prozesse in vielen Bereichen nicht optimal funktionierten.

Mit den Lastenheftvorlagen des IT-Matchmakers von Trovarit wurden die Anforderungen an die neue ERP-Lösung definiert. Da die meisten Anforderungen an Handelsbetriebe in der Lastenheftvorlage bereits berücksichtigt waren, konnte viel Aufwand bei der Erstellung des Lastenheftes gespart werden.

Prozessanalyse mit Adonis und Excel

Als Werkzeuge für die Prozessanalyse dienten Adonis und Excel. Für die Analyse der Logistikprozesse wurde die schon bekannte Beratungsfirma Econsult, für die restlichen Prozesse NTT Data beigezogen. Das Ergebnis der Ist-Prozessanalyse war beeindruckend, da sie ca. 160 Verbesserungspotenziale aufzeigte, die strukturiert nach Aufwand und Priorität sowie nach den Kategorien - Quickwins sowie vor/mit/nach dem ERP-Projekt realisierbar - dargestellt wurden. Die Soll-Prozessanalyse wurde nur in groben Zügen gemacht, da man abwarten wollte, wie die neuen ERP-Programme die Prozesse abbilden würden und man bestrebt war, sich weitestgehend an den Standard zu halten.

Für die Ausschreibung im Oktober 2012 wurden 28 Anbieter kontaktiert. Aus den 18 abgegebenen Angeboten wurden die zehn besten Anbieter ausgewählt, die dann im Januar/Februar 2013 zu eintägigen Assessments kamen. Daraus gingen drei Favoriten hervor, mit denen im April dreitägige Workshops nach einem einheitlichen, zuvor ausgearbeiteten Fahrplan abgehalten wurden. Ein Anbieter schied danach aus; mit den beiden verbleibenden wurden die Vertragsverhandlungen aufgenommen sowie Referenzbesuche und -telefonate bei deren Kunden durchgeführt.

Finale Entscheidung durch die Geschäftsleitung

Die finale Entscheidung durch die Geschäftsleitung basierte auf den vom Projektteam aufbereiteten Erkenntnissen – einer SWOT-Analyse der Letztanbieter (ein Microsoft-Partner mit Dynamics AX sowie Ramsauer & Stürmer), den Ergebnissen der direkten Vertragsverhandlungen und Stadlbauers aktuellen Plänen hinsichtlich Unternehmensausrichtung in der Zukunft.

Dabei wurde die Gewichtung der Vollintegration internationaler Funktionen (weltweite Sprachintegration auf Knopfdruck, HR- und Rewe-Funktionen teils international vorzertifiziert) zurückgenommen. Bei Einbezug dieser vielschichtigen Aspekte, unter Berücksichtigung der lokalen Präsenz von Ramsauer & Stürmer und der erwarteten geringeren Komplexität hinsichtlich Zusammenarbeit in der Projektrealisierung fiel die Entscheidung zu Gunsten des Salzburger Softwarehauses.

www.rs-soft.com

www.stadlbauer.at

www.trovarit.com

Bildquelle: Stadlbauer Marketing + Vertrieb GmbH

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