Das Ende der analogen Geschäftsberichte im PDF-Format naht

ESEF, der neue Standard beim Berichtsformat

Ab Anfang 2020 müssen die gut 5.300 Unternehmen in Europa, deren Wertpapiere zum Handel an einem geregelten Markt innerhalb der EU zugelassen sind (Emittenten), ihre Finanzdaten in dm neuen Berichtsformat „European Single Electronic Format“ (ESEF) veröffentlichen.

Bildquelle: Gerd Altmann / Pixabay

Bereits seit einigen Jahren sind bestimmte Steuerpflichtige nach § 5b EStG verpflichtet, ihre Abschlussdaten in einem elektronischen Berichtsformat als E-Bilanz für die Finanzverwaltung aufzubereiten. Jetzt folgt ESEF, denn die EU hatte mit der Transparenzrichtlinie schon im Jahr 2013 eine Pflicht zur elektronischen Aufbereitung des Jahresfinanzberichts mittels ESEF vorgegeben. Diese Pflicht soll zum 1.1.2020 wirksam werden.

Der neue Standard ESEF bringt gravierende Änderungen im Reporting mit sich und läutet das Ende der analogen Geschäftsberichte im PDF-Format ein. Ziel ist es, die Jahresfinanzberichte börsennotierter Unternehmen leichter zugänglich, analysierbar und vergleichbar zu machen. Ziel ist ein Single-Source-of-Truth- Ansatz. Zwar ist mit steigenden Kosten für die Berichterstattung zu rechnen, was jedoch unter Umständen durch Automatismen in der Buchhaltung wieder ausgeglichen werden kann. Insgesamt fällt die Bewertung des Standards unterschiedlich aus.

Vorgabe der Europäischen Wertpapier- und Marktaufsichtsbehörde

ESEF ist nach der Vorgabe der Europäischen Wertpapier- und Marktaufsichtsbehörde (ESMA) erstmals auf Finanzberichte anzuwenden, deren Geschäftsjahr nach dem 31.12.2019 beginnt. Dieses neue Format bietet dabei den Nutzern der Geschäftsberichte (insbesondere Investoren und Analysten) große Vorteile, weil es erstmalig eine automatisierte Übernahme in Rating-Systeme und andere Drittanwendungen ermöglicht. Viel manueller und fehleranfälliger Aufwand entfällt, selbst wenn bei den Automatismen auch neue Fehlerquellen drohen.

Ermöglicht wird die Automation durch die Übertragung eines generischen Kontenplans für alle IFRS-Positionen, der auf Taxonomien in dem XML-basierenden Standard XBRL – kurz für „eXtensible Business Reporting Language“ – basiert. Unternehmensspezifische Positionen müssen als Taxonomie-Erweiterung definiert werden. Konzernabschlüsse, die Informationen aus Bilanz, Gesamtergebnisrechnung, Eigenkapitalveränderungsrechnung und Kapitalflussrechnung enthalten, müssen mittels des Standards Inline-XBRL direkt in eine XHTML-Datei etikettiert werden.

„Diese neue EU-Verordnung soll jetzt in deutsches Recht verortet werden. Für die Aufsicht vereinfachen diese neuen Anforderungen die Kontrolle. Für Mittelständler erschweren die neuen Regelungen massiv den Zugang zum Kapitalmarkt. […] Der Gesetzgeber sollte nach der Unternehmensgröße unterscheiden, ob dieses neue Berichtsformat Sinn macht. Aufwand und Kosten für Mittelständler dürfen nicht missachtet werden. Der Gesetzgeber darf nicht über das Ziel hinausschießen", fordert der Präsident des Interessenverbandes Kapitalmarkt KMU Ingo Wegerich. Da die Publizität weiterhin über den Bundesanzeiger erfolgen soll, sei davon auszugehen, dass nur noch das XHTML-Format akzeptiert wird.

Bedenken aus Sicht des Mittelstandes

Wegerichs Bedenken beziehen sich vor allem darauf, dass die ESEF-Einführung beträchtliche Vorbereitungsarbeiten bedingt. Zum einen ist die Kern-Taxonomie von dem Unternehmen zu adaptieren und der Tagging/Mark-up-Prozess zu durchlaufen, zum anderen stellen die regelmäßigen Änderungen der IFRS und damit der Taxonomie eine laufende Herausforderung dar. Dabei gibt es viele Stolpersteine aus dem Weg zu räumen. Unternehmen sind gut beraten, Prozesse zu implementieren, die sicherstellen, dass die angewendete Taxonomie und auch die technischen Standards stets auf dem aktuellen Stand sind.

Das Buchhaltungssystem sollte so gestaltet sein, dass zu jeder Zeit Neuerungen auf allen Ebenen in das System eingepflegt werden können, denn die vorgegebene inhaltliche Struktur der ESEF-Taxonomie muss verpflichtend angewendet und gegebenenfalls immer wieder ergänzt werden. Hier sind vor allem auch die Software-Hersteller gefordert; es gibt übrigens längst etliche nützliche Tools, die bei ESEF-Projekten hilfreich sind.

Comarch – von Anfang an bei den Test dabei

Ein Beispiel: Die Einführung von (i)XBRL in der Praxis bei Merck und SAP. Anderes Beispiel: Das Warschauer Wertpapierbörse notierte Unternehmen Comarch war neben 24 weiteren Emittenten aus der Europäischen Union an den seit 2017 laufenden Tests des ESEF-Formates beteiligt. „So ist Comarch mit den Regularien und Anforderungen hinsichtlich des ESEF-Formats bereits bestens vertraut“, sagt Consultant Thomas Böing. Der IT-Hersteller habe in der Folge eine eigene Lösung für das ESEF-Reporting entwickelt; weitere Lösungen der Finanz-Sparte wie E-Bilanz, E-Invoicinig oder Comarch Financials werden bereits seit Jahren bei Unternehmen wie Heidelberg Cement, Tüv Süd, Kik und Mittelständlern wie Idealo, Bringmeister oder Victorinox eingesetzt.

Wichtig ist es auch, möglichst frühzeitig ein Betriebsmodell zu entwickeln – davon sind viele weitere Entscheidungen abhängig. Wie groß der Aufwand letztlich wird, hängt von vielen Faktoren ab: von der Unternehmensgröße, der Anzahl der Positionen, dem Umfang des Anhangs, dem derzeitigen Prozess, von vorhandenen IT-Systemen und bestehendem Know-how und schließlich auch vom definierten Zielbild.

Die Zeit ist günstig

Die Zeit, die Anforderungen des „European Single Electronic Formats“ in das Reporting einzuplanen, ist günstig. Schließlich werden in vielen Unternehmen die Berichtsprozesse ohnehin überarbeitet, um die übrigen regulatorischen Anforderungen zu erfüllen. Andernfalls sind die Anforderungen des ESEF auch ein guter Startpunkt, um andere Veränderungen und Entwicklungen am Berichtswesen zu treiben.

Werden bereits jetzt die Berichtstrukturen an die Anforderungen der ESEF- bzw. IFRS-Taxonomie angepasst, identifiziert man frühzeitig, welche Berichtspositionen sich nicht in den Standard einordnen lassen und kann überlegen, wie mit solchen Abweichungen umgegangen werden soll. Allgemein gilt es bereits jetzt zu klären, wer für die Umsetzung der Richtlinie im Unternehmen verantwortlich zeichnen soll und inwieweit ggf. auch Wirtschaftsprüfer in die Umsetzung und Einhaltung der Richtlinie eingebunden werden sollen oder müssen.

Das Softwarehaus Comarch beispielsweise will bereits den Jahresfinanzbericht für 2019 im iXBRL-Format veröffentlichen, also ein Jahr früher als durch die neuen Rechtsvorschriften vorgeschrieben. Die Erstellung dieses Berichts wird bereits mittels der Anwendung Comarch ESEF erfolgen, die auf Basis der Erfahrungen in den Tests entwickelt worden ist.

Spätestens Anfang 2021 ist Stichtag

Auch wenn das ESEF-Format erst für ab Anfang 2021 einzureichende Berichte verbindlich ist, bleibt wenig Zeit für die direkt betroffenen Unternehmen, warnt Comarch-Berater Böing: „Lassen Sie sich nicht dadurch täuschen, dass dieser Termin noch relativ weit in der Zukunft liegt – es bleibt nicht allzu viel Zeit für Vorbereitungen. Da der XBRL-Standard in Deutschland bisher kaum Anwendung findet, sind Kenntnisse dazu und damit verbundene praktische Erfahrungen hierzulande entsprechend gering“, sagt Thomas, Presales Consultant, Comarch. Als börsennotierte Konzernmutter wird die Comarch S.A. das ESEF-Format selbst einsetzen.

Deshalb hat der IT-Hersteller mit Comarch ESEF eine spezielle Anwendung für die Erstellung von ESEF-konformen Finanzberichten entwickelt. Solche Tools sind wichtig, denn die europäischen Regulierungsbehörden werden den neuen Berichtsstandard genau überwachen, forderte jedenfalls erst im Oktober ESMA-Chef Steven Maijoor. Entsprechende Tools für das „Disclosure Management“, die Vereinheitlichung und Automatisierung beim Erstellen von Geschäftsberichten, gibt es heute schon nicht nur von Comarch, sondern auch von Amana Consulting, Ez-XBRL, Fujitsu, Oracle, SAP oder Wolters Kluwer – CCH Tagetik.

Bildquelle: Gerd Altmann / Pixabay

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