15.03.2012 Automation der Rechnungsbearbeitung beim AS/400-Anwender

Europaweites Projekt bei Qualicaps

Von: Petra-Sabine Desch

Bei einer Menge von mehr als 60.000 Dokumenten pro Jahr suchte Qualicaps Europe S.A.U, ein europäischer Geschäftsbereich des japanischen Pharmaunternehmens Shionogi, nach Möglichkeiten, die Bearbeitung wichtiger Geschäftsdokumente, Fertigungsunterlagen und Lieferantenrechnungen zu automatisieren. Bei Esker wurde IT-Manager Jose Angel Martínez fündig.

Die europäische Zentrale von Qualicaps in Madrid übernahm die Leitung des Projekts, das alle europäischen Werke umfasste und aus zwei Phasen bestand. In der ersten Phase wurde der Versand von Analysezertifikaten und Fertigungsunterlagen an Kunden automatisiert. In der zweiten Phase erfolgte anschließend die Automatisierung für Lieferantenrechnungen.

Vor der Implementierung der Esker-Software wurden die von einem AS/400-System erzeugten Analysezertifikate in mehr als 150 verschiedenen Layouts von Qualicaps manuell in ein PDF-Format umgewandelt. Aufgrund der zahlreichen Prüf- und Freigabeprozesse durch verschiedene Mitarbeiter war es schwierig, nachträglich Änderungen vorzunehmen. Die Automation vereinfacht diesen langwierigen Formatierungs- und Prüfprozess nicht nur, sondern reduziert auch die Vielfalt der Layouts und erlaubt jetzt die elektronische Freigabe und Archivierung der Dokumente.

Wurde früher für Produktion und Druck der Dokumente aus 50 unterschiedlichen Typen, Farben und Größen manuell das passende Papier ausgewählt, werden die Dokumente jetzt dynamisch anhand definierbarer Regeln erstellt, was bei der Dokumentenerstellung tagtäglich bis zu fünf Stunden spart. Die Esker-Technologie wurde direkt in das AS/400-System integriert. Außerdem werden alle Berichte nun direkt in der Esker-Lösung inklusive grafischer Aufbereitung generiert und elektronisch archiviert, was die Entscheidungsfindung vereinfacht und den Kundenservice verbessert.

In der zweiten Phase wurden die Prüfprozesse für die etwa 9.000 Lieferantenrechnungen ersetzt, die jährlich per Post bei Qualicaps eintreffen. Früher wurden sie dann zur endgültigen Freigabe individuell weitergeleitet und von verschiedenen Abteilungen manuell geprüft - mit erheblichen Zeitverzögerungen. Dank intelligenter Erfassung, elektronischer Workflows und automatisierter Bearbeitungsfunktionen mit Esker Accounts Payable konnte Qualicaps den Freigabeprozess für Lieferantenrechnungen konsolidieren.

Die Lieferantenrechnungen werden nun nach Erhalt eingescannt und in einen automatisierten Prozess für eine Freigabe einbezogen. Intelligente Datenerfassung und optische Zeichenerkennung (OCR) sorgen für die Erfassung aller relevanten Rechnungsinformationen. Die Rechnungen werden an die zuständigen Geschäftseinheiten weitergeleitet, wo die autorisierten Mitarbeiter rechtzeitig darauf hingewiesen werden, dass sie das Dokument freigeben müssen, um die Zahlungsfrist einzuhalten.

„Dank Esker haben wir den Bearbeitungsprozess vom Erhalt der Rechnung über die Freigabe bis zur Zahlung um 70 % beschleunigt", so IT-Manager Martínez. „Zudem konnten wir für die Prozessverwaltung einiger wichtiger Geschäftsdokumente eine Steigerung um 70 Prozent verbuchen. Unsere Cashflow-Prognosen sind deutlich transparenter - und unsere Lieferanten erhalten die Zahlungen erheblich schneller.“