Seal Systems und Mindforms erleichtern den Umstieg auf Adobe Forms

Formularprozesse rund um SAP vereinfachen

Mit den neuen Formular-Services, einer Produkt-/Dienstleistungskombination des SAP-Beratungshauses Mindforms und des Softwareherstellers Seal Systems, sollen Unternehmen künftig den kompletten SAP-Dokumentenlebenszyklus mit einer einzigen Software abbilden können.

Bildquelle: iStockphoto / Eyeidea

Als langfristige Strategie im Formularbereich hat SAP auf die Technologie Adobe Forms gesetzt. Damit sollen Verfahren wie Smart Forms oder SAP Script abgelöst werden, mit denen klassisch die Formulare in SAP-Systemen erstellt und gepflegt wurden.

Bereits seit 2007 als „SAP Interactive Forms by Adobe“ (SIFbA) im Standard-Umfang der SAP-Software enthalten, ist diese Lösung nach Einschätzung der Formular-Experten der Bielefelder Mindsquare-Tochter Mindforms mittlerweile soweit entwickelt, dass sie auch im Massendruck SAP Script und Smart Forms überholt hat. Etwaige Konstellationen mit Jetforms, Streamserve oder Star-Forms werden damit überflüssig.

Trennung von Daten und Layout

Für den Anwender bietet Adobe Forms Vorteile wie die Trennung von Daten und Layout durch das Model-View-Controller-Prinzip (MVC), einen Wysiwig-Editor („What you see is what you get“), die Skriptsprachen Javascript und Formcalc oder XML-basierte Datenverarbeitung. Mehr als 4.000 vorgefertigte Templates der SAP für verschiedene Anwendungsfälle erleichtert inzwischen die Umstellung.

Dabei lässt sich der komplette SAP-Dokumentenlebenszyklus abbilden können – und zwar von Formularberatung, -entwicklung und -design in allen SAP-Technologien (SAP Script, Smart Forms, Adobe Forms und Forms by Adobe) bis hin zu deren Verteilung und korrekter Darstellung in verschiedenen Ausgabekanälen. Das senkt den Verwaltungsaufwand und erleichtert die Plausibilitätsprüfungen signifikant.

Das SAP-Beratungshaus Mindforms unterstützt Unternehmen beim Umstieg auf Adobe Forms. Um den Aufwand der Erstellung und Wartung der Formulare zu reduzieren, wurde ein Formular-Framework geschaffen, das die Formulardarstellung auf Adobe Forms und die weitere Betreuung vereinfachen soll. Der Hauptvorteil dieses Frameworks ist die Zentralisierung der Datenbeschaffung sowie der Aufbereitung der organisatorischen Daten auf Formularen. Die Ausgabe der Formulare erfolgt dann ebenfalls über eine zentrale harmonisierte Schnittstelle. Hier kann die Output-Management-Engine Plossys Netdome von Seal Systems genutzt werden.

Dokumentendistribution mit Seal Systems

Mit den neuen Formular-Services ist mehr gemeint als nur die Beratung und die Dokumentenerstellung, denn auch die Optimierung der Dokumentendistribution bzw. des Output-Managements spielt hier eine Rolle. Manchmal müssen die Formulare auf unterschiedlichen Druckertypen aufwändig und spezifisch angepasst werden. Internationale Zeichensätze bereiten bei der Ausgabe auf Druckern häufig Probleme. Kunden möchten Dokumente nicht mehr gedruckt, sondern elektronisch zur Verfügung gestellt bekommen. Unternehmen hingegen wünschen sich eine Möglichkeit der Nachverfolgbarkeit, um zu wissen ob ihre Dokumente wirklich am Bestimmungsort angekommen sind.

Dazu bietet die Formular-Services-Engine von Seal Systems einen universellen Treiber und ausgeklügelte Konvertierungsprozesse, die alle Formulare hardwareunabhängig aufbereiten und auf jedem Drucker im Unternehmen identisch sowie im gewünschten Format ausgeben sollen. Anpassungen der Formulare für unterschiedliche Drucker werden so überflüssig. Weiterhin bietet die Formular-Service-Engine standardmäßige Unicode-Prozesse und Überwachungs- und Verschlüsselungsmechanismen, die darüber informieren, ob die Dokumente sicher beim richtigen Empfänger angekommen sind.

Seal Systems ist ein international aktiver Anbieter von Software für die Informations- und Dokumentenverteilung. Diese Tools sollen die elektronische Erzeugung, Verwaltung und Verteilung von Dokumenten und technischen Unterlagen einfacher, sicherer und effizienter machen. Die Experten in Sachen Output-Management und -Konvertierung bietet auch Lösungen für SAP, PLM und technische Dokumentation.

Gegründet wurde Seal Systems im Jahr 1981. Mittlerweile beschäftigt das Unternehmen rund 100 Mitarbeiter und erzielte zuletzt mit über 1.500 Kunden einen von Jahresumsatz 13,5 Mio. Euro. Das Unternehmen mit Sitz in Röttenbach verfügt seit AS/400-Zeiten auch über viel Erfahrung im Host-Druck.

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