20.09.2022 Major Release 8 der Suite Office Master

Gemacht für die digitale Arbeitswelt

Von: Berthold Wesseler

Die Arbeitswelt wandelt sich rasant: Szenarien wie Homeoffice, mobile Work und die zunehmende Flexibilisierung fordern eine anpassungsfähige IT. Genau mit diesen Anforderungen im Blick hat die Ferrari Electronic AG mit Sitz in Teltow bei Berlin das Major Release 8 der Suite Office Master entwickelt. Es ist ab sofort als All-in-One-Lösung für Kommunikation und Teamarbeit über zertifizierte Vertriebspartner erhältlich.

Die Office Master Suite 8 soll laut Hersteller „neue Maßstäbe für den manipulationssicheren und DSGVO-konformen Dokumentenaustausch“ setzen. „Unternehmen wie Behörden ermöglicht sie einen verlustfreien, flexiblen Wechsel zwischen Büropräsenz und mobilem Arbeiten ganz ohne Sicherheitseinbußen“, sagt Stephan Leschke, Vorstandsvorsitzender des deutschen Hersteller von Hard- und Software für Unified Communications.

Es gibt auch neue Möglichkeiten, Dokumente anzureichern, als Basis für eine Vielzahl digital integrierter Prozesse. Deshalb wurden auch Features integriert, die den digitalen Dokumentenaustausch sicherer und benutzerfreundlicher sowie ganze Arbeitsabläufe effizienter machen sollen – unabhängig von Arbeitsstandort und Device. Dafür sorgen unter anderem folgende Neuerungen:

Neue Web-API-Komponente vereinfachen die Ansteuerung von 3rd-Party-Produkten. So macht es Integration von E-Postbriefes möglich, standortunabhängig Briefe zu versenden. beispielsweise aus Microsoft Dynamics 365. Durch das Hinterlegen der Versandmethode „ePost“ in den Kundenstammdaten werden dann digital erstellte Dokumente per E-Postbrief-Schnittstelle zur Post weitergeleitet und dort gedruckt, kuvertiert, mit Porto versehen und zugestellt. Hinzu kommt auch die Erstellung von Rechnungen in den Formaten XRechnung oder Zugferd 2.1, so dass XRechnungen bequem über eine Webschnittstelle digital in das Portal der Bundesbehörden eingereicht oder als Zugferd-Dokument versendet werden können.
Texterkennung von Dokumenten mittels OCR: Auf dem Standardübertragungsweg „Next Generation Document Exchange (NGDX) werden die Dokumente im Original als PDF übertragen. Alle Dokumentinformationen bleiben erhalten und können von nachgelagerten Systemen (automatisiert) weiterverarbeitet werden. Sollte die Office Master Suite 8 Dokumente empfangen, die nicht per NGDX versendet wurden, können diese nun optional per OCR „veredelt“ werden. So wird beispielsweise aus dem per Fax übertragenen Bild ein Dokument mit eingebettetem Textlayer, das durchsucht, markiert und weiterverarbeitet werden kann.
Dokumentenübertragung via „Cloud Relay“, ähnlich der Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA). Eine zusätzliche NGDX-Betriebsart erlaubt den Dokumententransfer über ein von Ferrari Electronic betriebenes „Cloud Relay“. Dabei werden die Dokumente in Stücke (Shards) zerlegt und auf Cloud-Drives hinterlegt. Diese Shards sind einzeln verschlüsselt; der Schlüsselaustausch mit dem Empfänger erfolgt auf der Telefoniestrecke, ebenfalls verschlüsselt. Dies ermöglicht eine sehr sichere Übertragungsmöglichkeit dank Implementierung einer der Zwei-Faktor-Authentifizierung ähnlichen Methode.
Unterstützung neuester Microsoft-Technologien als Reaktion auf die baldige Abkündigung der Exchange Webservices (EWS). Deshalb gibt es den neuen Exchange Online Connector, basierend auf Microsofts Graph-API. Dessen Einsatz wird aus Sicherheitsgründen schon heute dringend empfohlen. Des Weiteren unterstützt die Version 8 den Windows Server 2022, Office 2021 und clientseitig Windows 11.
Bessere Unterstützung von Cloud-Installationen: Die Browser-basierte Messaging-Server-Konfiguration (OMSWebConfig) vereinfacht Installationen deutlich. On-Premises ist eine Software-Installation ist nicht mehr notwendig, sondern komfortabel und systemunabhängig per Browser durchführbar (unter anderem für 3rd-Party-Applikationen wie Microsoft Dynamics 365).
Gezielter Wartungsmodus („Drain Mode“): Mit dem neuen Release ist es möglich, den Server manuell in einen gezielten Wartungsmodus zu schalten. Dieser nimmt dann keine weiteren Aufträge mehr an und versendet alle bisher aufgelaufenen Aufträge. Zudem erkennt die Lösung automatisch externe Ereignisse, wie den Ausfall eines SIP-Trunks, der den ordnungsgemäßen Betrieb gefährden könnte.

Der Dokumentenaustauschserver Office Master integriert die Kommunikationskanäle NGDX, Fax, SMS und Voicemail in E-Mail- und Anwendungssysteme wie Exchange und Notes/Domino – oder via SMTP auch in andere Mail-Systeme. Es gibt auch Konnektoren zur Anbindung an Systeme wie SAP, Microsoft Dynamics oder Office 365. Auch der Telefonmitschnitt ist integraler Bestandteil der Lösungen für Unified Communications. Die Hardware verbindet die Telekommunikations-Infrastrukturen von Unternehmen mit den vorhandenen IT-Systemen und macht diese so fit für IP-Kommunikation.

Forschung, Entwicklung und Support des Herstellers sind vollständig am Firmensitz Teltow angesiedelt. Als Pionier für Computerfax hat sich Ferrari Electronic seit 1989 einen Namen gemacht und ist in diesem Bereich bis heute Markt- und Technologieführer. Mittlerweile nutzen mehr als 50.000 Unternehmen mit ca. 5 Mio. Anwendern Unified-Communications-Produkte. Die Kunden kommen aus unterschiedlichsten Branchen und Behörden. Zu den namhaftesten gehören Allianz Suisse, die Asklepios Kliniken, Boehringer Ingelheim, Griesson - de Beukelaer, die Stadthalle Wien oder die Techniker Krankenkasse.

Bildquelle: Thinkstock/iStock, Ferrari Electronic