Wie die Schweizer Reisekasse bewährte IT-Systeme zukunftsfähig macht

Generationswechsel in der IT

Als modernes, solides Unternehmen hält die Schweizer Genossenschaft Reka natürlich auch ihre IT auf dem aktuellen Stand der Technik. Als Basis dienen das IBM Power System i und die im Laufe von mehr als 25 Jahren maßgeschneiderten RPG-Anwendungen, die jetzt im Zuge eines Modernisierungsprojektes erweitert und zukunftsfähig gemacht wurden.

  • Bildquelle: Simon Rae/Unsplash

    Software auf IBM i ist nicht nur unverwüstlich, sondern auch zukunftsfähig! Man muss nur gelegentlich einige Hindernisse überwinden.

  • Feriendorf Zinal, Reka

    Das Feriendorf Zinal, eines von zwölf Feriendörfern Schweizer Reisekasse (Reka) Genossenschaft

  • Reka-Checks und ihre bargeldlose Anwendung, die Reka-Card

    Reka-Checks und ihre bargeldlose Anwendung, die Reka-Card

  • Roland Müller, Projektleiter bei der PKS Software GmbH.

    „Die Einarbeitung des neuen Teams in die Businessprozesse gelang optimal“, konstatiert Roland Müller, Projektleiter bei der PKS Software GmbH.

  • Peter Schwarzenbach, Leiter IT & Technik bei der Reka,

    Peter Schwarzenbach, Leiter IT & Technik bei der Reka, hat die IBM-i-Kernapplikationen angesichts der nächsten Strategieperiode von PKS auf ihre Zukunftsfähigkeit hin überprüfen lassen.

Die Schweizer Reisekasse (Reka) Genossenschaft ist ein modernes, solides Unternehmen mit einem sozialtouristischen Non-Profit-Auftrag. Sie will einer größtmöglichen Zahl von Familien in der Schweiz Ferien und Freizeit ermöglichen. Mit ihren beiden Geschäftsfeldern Reka-Geld und Reka-Ferien betreibt sie einen für die Schweiz einzigartigen Produktemix.

Der Reka-Check und seine bargeldlose Anwendung, die Reka-Card, sind die bei Unternehmen beliebteste Lohnnebenleistung der Schweiz; diese ist international einzigartig. Als Non-Profit-Unternehmung verbilligt Reka ihre Geld- und Ferien-Leistungen und gibt Gewinne vollumfänglich an ihre Kunden weiter. Das Unternehmensmodell basiert auf einer engen Partnerschaft mit Unternehmen und Verbänden sowie einer hohen Vernetzung innerhalb der Schweizer Wirtschaft (siehe unten).

Ein ERP-Standard reicht nicht

Das Freizeitgeldsystem mit den Reka-Checks wächst seit Jahren kontinuierlich; mit 1.200 Ferienwohnungen, auch in zwölf Reka-eigenen Familien-Feriendörfern, agiert die Genossenschaft als zweitgrößte Anbieterin auf dem Schweizer Ferienwohnungsmarkt. Rund 1 Mio. Kunden nutzen vergünstigtes Reka-Geld in der Schweiz, um an einer der über 9.000 Einlösestellen Bahnfahrten, Konzerte, Museumseintritte, Benzin, Übernachtungen, Kinoeintritte, einen Drink oder vieles mehr zu bezahlen. Parallel dazu erzielt Reka mit ihren Ferienwohnungen und Feriendörfern rund 1,3 Mio. Übernachtungen in der Schweiz sowie im umliegenden Ausland.

Um all das effizient zu bewerkstelligen, betreibt das Unternehmen für die zentralen Geschäftsbereiche (Geld und Ferien) seit mehr als 25 Jahren maßgeschneiderte RPG-Anwendungen. Diese bewegten sich ursprünglich im Standard des ERP-Movex von Intentia (heute Infor M3), wurden aber im Laufe der Jahre immer mehr individuell an die Reka-Bedürfnisse angepasst.

Entstanden sind die beiden Anwendungen Reka-Geld und Reka-Ferien, als zentrale ERP-Systeme zum reibungslosen Geschäftsbetrieb der Reka beitragen. Beide sind jedoch in eine komplexe Landschaft von Umsystemen auf Basis von Java- und .Net-Technologie eingebettet, die Bereiche wie Online-Portal, CRM-Systeme, Produktionssysteme u.v.m. abdecken.

Starker Anpassungsbedarf

Die Pflege der RPG-Systeme übernimmt seit vielen Jahren das Softwarehaus Examine. Das ist ein erfahrener Player im Movex-Umfeld, der für alle Reka-spezifischen Anpassungen verantwortlich zeichnet, dessen Gesellschafter Thomas Schweizer aber schon an seinen Ruhestand denkt. Da aufgrund der agilen Geschäftsentwicklung der Reka auch in Zukunft ein starker Anpassungsbedarf an den ERP-Systemen zu erwarten ist und gleichzeitig der Generationswechsel im Examine-Team bevorsteht, standen Geschäftsführung und IT-Leitung im Jahr 2016 vor drängenden Fragen:

  • Wie zukunftsfähig und wartungsfreundlich sind die auf IBM i basierten Kernsysteme?
  • Ist es möglich, das bei Examine liegende Wissen über die Individualsysteme auch auf zusätzliche Software-Analysten und Programmierer zu transferieren?
  • Wie kann eine risikoarme und innovative Weiterentwicklung von Reka-Geld und Reka-Ferien organisatorisch und fachlich abgebildet werden?

Wichtiger Digitalisierungsschritt

Seit Ende 2017 ist Reka darüber hinaus auch selbstständige Betreiberin eines bargeldlosen Zahlungssystems. Sie nimmt die dafür erforderlichen Funktionen – Führung von Kundenkonti, Herausgabe von Zahlkarten und Akquirierung von Akzeptanzstellen – umfassend wahr. All das mussten die IT-Systeme zusätzlich abbilden.

Einher mit diesen neu erworbenen Fähigkeiten geht ein eigentlicher Paradigmenwechsel in der Wahrnehmung von Reka-Geld. Bisher waren die sich durch verschiedene Einsatzfelder unterscheidenden Reka-Geld-Formen Scheck, Rail und Lunch immer an ein konkretes Zahlungsmittel gebunden. Neu erwerben Benutzer ein Guthaben in der entsprechenden Form, z.B. Reka-Scheck. Sie geben dieses dann mit dem Zahlungsmittel ihrer Wahl aus (Cash, Reka-Card, online, Reka Net). Die Reka-Card ist dabei Trägermedium für alle Reka-Geld-Formen.

Software-Assessment als Arbeitsgrundlage

Vor diesem Hintergrund entschied man sich bei Reka, ein Software-Assessment durchführen zu lassen, das folgende Bestandteile hatte:

  • ein virtueller Clean-up der Anwendungen, der toten Code bzw. nicht mehr genutzten Funktionen eliminierte
  • Trend-Check und Code-Screening der Anwendungen mit Blick auf den technischen Zustand der Sourcen (Wartbarkeit) und die Potenziale, neue Technologien zu nutzen (Zukunftsfähigkeit)
  • Möglichkeiten, die Betreuung und Weiterentwicklung der Anwendung auf einen weiteren externen Partner zu übertragen
  • Assessment des Entwicklerteams und der Entwicklungsprozesse
  • Ausarbeitung einer Umsetzungs-Roadmap für die Modernisierung sowie für das zukünftige Application-Management.

Dafür holte man als Partner die Ravensburger PKS mit ins Boot. „PKS hatte das richtige Instrument, um unsere umfangreichen IBM-i-Kernapplikationen angesichts der nächsten Strategieperiode auf ihre Zukunftsfähigkeit hin zu überprüfen – und diese zu bestätigen“, sagt Peter Schwarzenbach, Leiter IT & Technik bei der Reka. „Außerdem besitzt PKS die Ressourcen und die Skills, um uns als Entwicklungspartner in diese Zukunft zu begleiten.“

Bewährte Systeme als valide Basis für die Zukunft

Schwarzenbachs Ziel war es, Empfehlungen dafür herauszuarbeiten, wie die Reka auch zukünftig mit stabilen, wartungsfreundlichen und innovativen Kernsystemen erfolgreich im Markt agieren kann. Das Assessment kam zu dem Ergebnis, dass sich die beiden Anwendungen Geld und Ferien insgesamt in einem guten bis sehr guten Zustand befinden und als valide Basis für die Zukunft weiter genutzt werden können.

Aufgrund der guten Grundstruktur der Software konnte auch attestiert werden, dass die Einbindung zusätzlicher Entwicklerressourcen möglich ist. Im Bereich „Bedienoberflächen“ wurde festgestellt, dass durch den Umstieg auf eine moderne Weboberfläche die Anwenderzufriedenheit bei jungen Mitarbeitern erhöht sowie die Nutzungseffizienz gesteigert werden könnte.

Aufgrund der partnerschaftlichen Zusammenarbeit im Rahmen des Assessments entschied sich das Reka-Management dafür, PKS auch als Partner für die kurzfristige Umsetzung der empfohlenen Modernisierungsmaßnahmen und langfristig für das Application-Management unter Vertrag zu nehmen.

Mehrmonatige Know-how-Transferphase

Hierfür wurde im Rahmen einer mehrmonatigen Know-how-Transferphase und mittels dem Code-Analyse-Werkzeug eXplain bei PKS ein Entwicklerteam von drei Mitarbeitern aufgebaut. Diese Entwickler sind heute voll in die Zusammenarbeit mit den Reka-Fachbereichen integriert und arbeiten auch mit den anderen Reka-Software-Dienstleistern nahtlos zusammen. PKS übernahm dabei bereits nach wenigen Wochen die Implementierung von Code-Changes und innerhalb weniger Monate auch die Verantwortung für die fachliche Spezifikation direkt mit dem Fachbereich.

Die Einarbeitung des neuen Teams in die Business-Prozesse gelang „optimal“ , konstatiert Roland Müller, Projektleiter bei der PKS Software GmbH – dank der guten Zusammenarbeit der beteiligten Teams von Reka, Examine und PKS. Besonders bemerkenswert sei, „dass alle Teams voneinander lernen wollten – so konnte sehr schnell ein Entwicklungsprozess etabliert werden, der heute über die verschiedenen Standorte hinweg eine maximal effiziente Zusammenarbeit ermöglicht.“

Ganzheitliches Betriebs- und Entwicklungskonzept

Am Ende entstand ein ganzheitliches Betriebs- und Entwicklungskonzept für Reka, das die Weiternutzung der bewährten RPG-Kernsysteme sicherstellt, den Entwicklerengpass eliminiert, kürzere Implementierungszeiten ermöglicht und somit betriebswirtschaftlich wertvolle Aspekte der Investitions- und Zukunftssicherheit garantiert.

„Das kompetente Team bei PKS gab mir sehr schnell das Vertrauen, dass ich meinem Ruhestand sorglos entgegensehen kann“, sagt Thomas Schweizer, Mitbegründer und Gesellschafter der Examine GmbH. „Die in den letzten 30 Jahren gewachsenen Software-Lösungen bei Reka, bei welchen immer die aktuellsten Tools, Methoden und Programmbefehle eingesetzt wurden, erforderten eine große Flexibilität und Lernbereitschaft für das PKS-Team. Aber sowohl die Projektleitung als auch die Programmierer waren sehr schnell in den unterschiedlichen Anforderungen der Applikationen zu Hause und konnten nach kurzer Zeit die ersten Erweiterungen selbstständig implementieren.“

Know-how-Monopole aufbrechen

So ist es der Reka gelungen, das Entwicklerteam zukunftsfähig aufzustellen, Know-how-Monopole aufzubrechen und innerhalb weniger Monate Klarheit und Sicherheit über den zukünftigen Betrieb der RPG-Kernsysteme zu erlangen. PKS unterstützte bei der Bewertung technischer Handlungsfelder sowie bei der Einführung von Entwicklungswerkzeugen. Neben der Flexibilität und dem Know-how der PKS-Entwickler trug auch das „richtige Händchen“ im Umgang mit dem „Faktor Mensch“ zum Gelingen der Einarbeitung bei.

Dank der Erweiterung der Entwicklerkapazitäten und der Integration des neuen Teams in den Anforderungs-, Entwicklungs-, Deployment- und Betriebszyklus der Reka kann das Unternehmen fachliche Anforderungen künftig schneller und flexibler implementieren. Im nächsten Schritt wird nun das User-Interface modernisiert – und so auch der Generationswechsel in den Fachbereichen der Reka unterstützt.

Reka – die Genossenschaft

Die Reka blickt auf jahrelange Erfahrung als Geldinstitut und in der Ferienvermittlung zurück. Sie entstand 1939 als nicht gewinnorientierte Genossenschaft, getragen von bedeutenden Schweizer Unternehmen, Arbeitnehmerverbänden und Tourismusorganisationen. Heute liest sich das Verzeichnis der rund 500 Genossenschafter wie ein „Best-of“ der Schweizer Wirtschaft: Coop, Novartis, Roche, Die Schweizerische Post, die SBB, die UBS, die Credit Suisse, die Raiffeisen-Gruppe, der Kaufmännische Verband, Hotelleriesuisse und viele weitere bedeutende Unternehmen und Organisationen tragen zum Erfolg der Reka bei.

Mit einem Plus um 18,9 Prozent beim Nettoerlös (auf 85,6 Mio. Franken), einem Betriebsergebnis von 2,1 Mio. Franken und einem Unternehmensergebnis von 3,0 Mio. Franken darf Reka auf ein gutes Geschäftsjahr 2017 zurück blicken.

Bildquelle: Schweizer Reisekasse (Reka) Genossenschaft, Simon Rae/Unsplash

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