Data Wizard bei Karwendel

„Genussfertige“ Daten

Rund 1,8 Mio. Tonnen Käse produziert man in Deutschland jedes Jahr – zum Teil Hartkäse, der Jahre reifen und lagern muss, zum Teil Frischkäse. Der hat den Vorteil, dass er gleich nach Herstellung genussfertig ist. Damit das richtige Produkt rasch im richtigen Regal liegt, betreiben Hersteller, Logistiker und Händler regen Datenaustausch – allerdings in unterschiedlichsten Formaten. Schnelle, korrekte und zuverlässige Konvertie­rung und Weitergabe sind gefragt – auch die Daten müssen erst einmal „genussfertig“ gemacht werden.

Damit die frische Ware sicher beim Kunden ankommt, nutzt die Karwendel-Gruppe als „Übersetzer“ den Data Wizard der Firma Lobster. Nehmen wir an, eine Handelskette wie Kaufland oder Rewe bestellt bei Karwendel den Frischkäse Exquisa gleich Lkw-weise. Dann ist der Hersteller am Zug: Karwendel veranlasst die Avisierung der Ware und benachrichtigt ihren Logistik­dienstleister, die gewünschte Menge Exquisa vom Lager aus zu liefern.

Nach Bestellung, interner Verfügbarkeitsabfrage und Bestätigung an den Kunden geht so eine Meldung an den Logistiker, der den Versand organisiert. Der Logistiker bestätigt die Lieferung mit Datum und Termin an die Handelskette und später die erfolgreiche Auslieferung an die Karwendel-Gruppe; diese wiederum sendet die Rechnung nach Wareneingang an den Kunden. Zudem gleichen Karwendel und das Logistikunternehmen täglich die Lagerbestände ab.
Kommt es in diesem ganzen Prozess nun zu falschen oder fehlenden Informationen, entstehen Kosten. So wird als Zulieferer zum Zentrallager großer Handelsketten nur der Lkw zugelassen, der elektronisch avisierte Ware transportiert. Nach Bestellung und Bestätigung muss also der Versand vom Logistiker angekündigt und ein Liefertermin elektronisch verabredet sein. Geschieht dies nicht, etwa aufgrund eines Übersetzungs- oder Datenübertragungsfehlers, muss der LKW mit seiner Ware wieder umkehren.

Kundenbindung an große Händler

„Schon als reiner Kommunikationsprozess sind elektronisch gesteuerte Lieferketten anspruchsvoll“, weiß Martin Fischer, Geschäftsführer des IT-Dienstleisters Lobster aus Starnberg. „Spannend wird es, wenn für jede Kommunikation eine eigene Übersetzung in ein anderes Datenformat nötig ist. Und das ist in großen Unternehmen der Normalfall.“ Das gilt auch für das genannte Beispiel: Karwendel, die Handelskette und der Logistikdienstleister arbeiten jeweils mit unterschiedlichen Dateiformaten.

Das heißt: INVOIC-IDocs müssen umgewandelt werden in INVOIC-Formate des Edifact-Standards; eingehende Edifact-Aufträge wiederum in IDoc ORDERS05 und diese weiter zu DOC/SHIPMENT-Dokumenten. Dabei ist die Umwandlung von Edifact-Dateien besonders wichtig, denn Urheber des Edifact-Standards ist Global Standards One (GS1), ein EU-Standard, den fast alle großen Handelsketten nutzen.

Nach Schwierigkeiten mit einem anderen Datenkonverter suchte Karwendel einen leistungsfähigen, GS1-konformen Konverter, der die Anbindung an Händler wie Rewe, Lidl oder Kaufland vereinfacht und der ohne Programmierkenntnisse in kürzester Zeit an sich ändernde eigene Bedürfnisse angepasst werden kann. Data Wizard erfüllt alle Kriterien und ist inzwischen seit neun Monaten im Einsatz – „zu unserer vollsten Zufriedenheit“, wie Jochen Honold, EDI-Administrator bei der Karwendel-Gruppe, betont.

Die Strategie: Raus aus der Blackbox

Früher arbeitete man teilweise mit einer Doppelkonvertierung. Trat ein Fehler in der Datenübertragung auf, dauerte es zum einen manchmal Stunden, um die Ursache zu analysieren, und zum anderen waren manche Fehler nur vom Softwaredienstleister zu beheben – ein aufwendiger Prozess.
„Bei unserem vorherigen System war nicht klar, ob Probleme an fehlerhaften Eingangsdaten im Mapping oder am Konverter selbst lagen. Der Konverter war zum Teil eine Blackbox, an die wir ohne Dienstleister und Programmierer nicht herankamen“, so Honold. „Das machte die Fehlersuche langwierig und teuer. Das offene System von Lobster hilft uns jetzt, schnell selbst zu analysieren und zu reagieren.“

Mit Data Wizard können Karwendels IT-Experten die Änderungen je nach Aufwand innerhalb weniger Minuten selbst und ohne Programmierkenntnisse durchführen – mithilfe eines 6-Phasen-Modells. Die Datenkommunikation ist hier als ein offenes System gestaltet. Das hat den Vorteil, dass eventuelle Fehlermeldungen, die Data Wizard umgehend anzeigt, direkt bearbeitet werden können – dank der Wizard-geführten Oberfläche. Die interne Prozesssteuerung und -überwachung wird optimiert.

Das Unternehmen hat die Zügel fest im Griff, denn Karwendels IT-Abteilung kann Kontrollpunkte an beliebigen Schnittstellen installieren. So informiert eine SMS oder E-Mail, dass bestimmte Aktionen nicht ausgeführt werden. Werden etwa bis 9 Uhr keine Daten an das Logistik­lager übertragen, gibt es eine Fehlermeldung. Oder falls der FTP-Server des Logistikers wegen eines System-Backups belegt ist und keine Daten übertragen werden können. Data Wizard sucht dann alternative Antwortwege und sendet automatisch die Daten per E-Mail; so geht keine Information, und vor allem keine Zeit, verloren.

Bei Karwendel läuft Data Wizard auf IBM-Maschinen. „Wir haben eine hervorragende Einbindung in die Hochverfügbarkeitslandschaft der i-Umgebung“, resümiert Honold. Auch der von Lobster initiierte Stresstest bei IBM habe es gezeigt: Mehr als 10.000 Edifact-Dokumente wurden in fünf Minuten umgewandelt – und das bei linearer Zeit-Mengen-Entwicklung.

Da Karwendel mit Content Manager für i arbeitet und auch Serverplattform und Archivsystem von IBM nutzt, war der positive Ausgang des Stresstests wichtig für die Kaufentscheidung. Viele andere Programme, die Übersetzungen in automatisierten Lieferketten leisten, arbeiten heute im Grenzbereich. Dutzende von Formaten, extrem hohe Datenlasten, unterschiedliche Plattformen und nicht selten kurzfristige Änderungen der zu über­tragenden Datenstrukturen –­ kaum ein Konverter, der nicht an der einen oder anderen Stelle Probleme bekommt. „Data Wizard ist für uns nicht weniger wichtig als unsere SAP-Systeme“, merkt Honold daher an. „Unser ­bisheriger Konverter war aufwendig und supportintensiv. Das ist jetzt anders.“

Die Karwendel-Werke Huber
Das 1909 gegründete Familien­unternehmen zählt zu den bedeutend­sten privaten Molkereien in Deutschland. Für Frischkäse-, Quark- und Käsespezialitäten, die unter bekannten Markennamen wie Exquisa und Miree vertrieben werden, verarbeitet Karwendel mit rund 400 Mitarbeitern jährlich über 180 Mio. Liter Milch. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Buchloe im Allgäu verkauft seine Produkte in ca. 25 Länder und setzt damit rund 25 Prozent im europäischen Ausland ab. Mit Exquisa Italia existiert seit 2005 auch eine italienische Firma, die eigenständig Vertrieb und Marketing für den italienischen Markt organisiert.
www.exquisa.de

Bildquelle: Karwendel

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