Lotus-Infrastrukturen ausgebaut

Gerader Weg zum Social Business

Bei der Börlind GmbH können mit der Notes-Social-Edition alle Mitarbeiter auf Geschäftsanwendungen, E-Mail, Kalender, Chat-Funktion und vieles mehr zugreifen und zusammenarbeiten.

In Börlinds Garten reifen in Glasballons zum Beispiel Blüten- und Kräuteröle für die Produkte

Seit über fünf Jahrzehnten liefert die Börlind GmbH wirksame und hautverträgliche Naturkosmetik aus dem Schwarzwald ohne Tierextrakte, Erdölderivate und Silikone. Gesucht war jetzt eine zentrale Plattform für bereichsübergreifende Zusammenarbeit. Mitarbeiter sollten jederzeit auf benötigte Informationen zugreifen können, in Teams oder Communities etwa bei Produkteinführungen zusammenarbeiten, Wissen teilen und neue Ideen entwickeln. Auch wünschte man sich deutlich weniger E-Mail-Verkehr zwischen den Kollegen, bei denen Dateien in unterschiedlichen Versionen hin- und hergeschickt wurden.

Zudem sollte der Außendienst aus Sicherheitsgründen via „Virtual Private Network“ (VPN) auf das Firmennetz zugreifen können statt wie bisher vorhandene Daten aus einer unsicheren Cloud-Lösung abzurufen. War mit IBM Notes der Grundstein für moderne Zusammenarbeit gelegt worden, sollte auf diesem Fundament nun der „Social Business“-Arbeitsplatz aufgebaut werden.

IBM Domino und Notes nutzte das Unternehmen schon lange. Tobias Stahl, Leiter IT und Organisation der Börlind Gesellschaft für kosmetische Erzeugnisse mbH, hatte aber den ­Wunsch nach einer zentralen Informationsplattform, mit der man auch Wissen verwalten und teilen kann, egal ob sich Erzeuger und Konsument der Informationen kennen. IBM Connections bietet genau diese Möglichkeiten und löst das Problem verteilter Informationen auf verschiedenen Laufwerken, dem Fileserver oder in E-Mail-Postfächern. Damit werden Doppelarbeit und unnötig hohe Verwaltungskosten vermieden. Der IBM-Partner Profi unterstützte Börlind auf diesem Weg, installierte den aktuellen Desktop-Client für Social Business – Notes V9.0.1 – und migrier­te die Infrastruktur auf die neue Software. Die Einstellungen wurden an die Anforderungen des Kunden angepasst, an rund 200 Bildschirmarbeitsplätzen sowie 150 Smartphones und Tablets.

Nach einem Vorab-Pilotprojekt ent­schied man sich bei Börlind zudem für die Anschaffung von IBM Connections 4.5. Die neue Social-Software-Plattform befindet sich aktuell bei Börlind in der Testphase, wobei einige Funktionen bereits standardmäßig in den Notes-Client integriert sind. Jeder Arbeitsplatz ist mittels Notes-Client an die Software angebunden, die einige Anwender für erste Projekte nutzen.

Mit der Notes-Social-Edition können alle Mitarbeiter jetzt auf Geschäftsanwendungen, E-Mail, Kalender, Chat-Funktion und vieles mehr zugreifen und weltweit zusammenarbeiten. Da Notes in der Version 9 auch in der Terminalserver-Umgebung des Kunden stabil und performant läuft, sind nun alle Arbeitsplätze mit dem Standard-Client, also mit dem vollen Funktions­umfang, ausgestattet.

Dank Notes Traveler – einer kostenfreien Push-Mail-Software für Notes-Benutzer – kann der Außendienst mit Smartphones und Tablets alle wichtigen Funktionen von Notes mobil nutzen. Eine App ermöglicht die Interaktion mit allen Connections-Modulen, um auf Dateien oder Lesezeichen zentral zuzugreifen, Mitarbeiter anhand ihrer Profile zu finden, Neuigkeiten bei Arbeitsgruppen und Projekten zu sichten oder auch von unterwegs Daten zu erzeugen. Außerdem sorgt die Vernetzung von Mitarbei­tern mit ähnlichen Kennt­nissen und Interessen für einen unkomplizierten Informationsaustausch durch Likes, Tagging und Kommentare. 

Der Nutzen des „Social Business“-Arbeitsplatzes

  • weltweite Zusammenarbeit durch zentralen Zugriff auf Geschäftsanwendungen, E-Mails und Kalender
  • Nutzung der Notes-Funktionen (wie Aufgabenverwaltung) dank Notes Traveler auch auf mobilen Endgeräten im Außendienst
  • Einbeziehung von mobilen Endgeräten in die Zusammenarbeit durch die Connections-App
  • projektbezogene Zusammenarbeit – etwa bei Produkteinführungen – via Connections deutlich einfacher
  • weniger E-Mail-Verkehr durch zentrale, transparente Informationsverwaltung
  • bessere Nutzung des Mitarbeiternetzes
  • Förderung von Innovationen dank des geteilten Wissens

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