Titelinterview mit Wolfgang M. Roser, Roha Software Support GmbH

„Gutes Output-Management muss einfach sein!“

Im Gespräch mit Wolfgang M. Roser, Gründer und Inhaber der Wiener Roha Software Support GmbH

  • Wolfgang M. Roser

    Wolfgang M. Roser, Gründer und Inhaber der Wiener Roha Software Support GmbH

  • Wolfgang M. Roser, Gründer und Inhaber der Wiener Roha Software Support GmbH

  • Wolfgang M. Roser, Gründer und Inhaber der Wiener Roha Software Support GmbH

  • Wolfgang M. Roser, Gründer und Inhaber der Wiener Roha Software Support GmbH

  • Wolfgang M. Roser, Gründer und Inhaber der Wiener Roha Software Support GmbH

Wenn es um Steuerung und Kontrolle des Output geht, kann Software hilfreich sein, die den Output automatisch ansprechend formatiert, für den Empfänger personalisiert und über diverse Kommunikationskanäle verschickt. Das heißt: In ein Angebot oder eine Auftragsbestätigung wird vielleicht nicht nur das Firmenlogo integriert, sondern auch ein Foto des bestellten Produktes. Und: Diese Bestätigung kann nicht nur klassisch per Briefpost verschickt werden, sondern auch per Fax oder per E-Mail.

Stammt der Output von der AS/400, kommt schnell die Rede auf den Spoolmaster, mit dem der Wiener Hersteller Roha Software Support GmbH in den vergangenen 15 Jahren rund 700 Installationen erreicht hat. Mit Firmengründer Wolfgang M. Roser sprachen wir darüber, worauf es bei einem modernen Output-Management ankommt.

Herr Roser, immer mehr Computer ver­arbeiten immer mehr Daten und erzeugen somit immer mehr Output. Was sind vor diesem Hintergrund die wesentlichen Anforderungen an eine moderne Software für das Output-Management?
Wolfgang M. Roser:
Wer auch immer Computer für eine Aufgabe nutzt, ist an dem Ergebnis ihrer Arbeit interessiert – am Output des Computer. Weil in fast jedem Unternehmen immer mehr Menschen immer häufiger einen Rechner nutzen, gleichzeitig aber auch immer weniger Zeit haben, halte ich es für entscheidend, dass eine moderne Software das Output-Management sehr schnell und einfach machen sollte.

Was meinen Sie damit konkret?
Roser:
Man sollte sehr schnell definieren können, was mit bestimmten Spool-Files passieren sollte – und anschließend zügig überprüfen können, ob das auch tatsächlich wie vorge­sehen klappt. So kann im Spoolmaster beispielsweise sehr schnell festgelegt werden, dass ein bestimmter Text in jeder Auftragsbestätigung mitgeschickt wird, ohne dass dazu die originalen Programme verändert werden müssten. Die Software erkennt automatisch, dass ein Spool-File eine Auftragsbestätigung enthält, und fügt diesen Text an der vorgegeben Stelle automatisch ein – bei jeder Auftragsbestätigung, die im Spool landet.

Das geht an einem einzigen Arbeitsplatz. Und zwar sehr schnell und unternehmensweit unabhängig davon, ob es um einen oder um 3.000 Drucker geht. Das heißt: Spool-Themen wie elektronische Formulare müssen nicht mehr für jeden einzelnen Drucker gelöst werden, sondern es reicht eine einzige Vorgabe im Spoolmaster. Das Gleiche gilt aber auch für E-Mails oder PDF-Dokumente. Eine zentrale Definition reicht – und der erzeugte Output entspricht den Vorgaben der Corporate Identity des Unternehmens.

Wir reden nicht mehr nur über Papier, sondern auch über elektronischen Output?
Roser:
Natürlich, obwohl der Schwerpunkt beim Einsatz von Spoolmaster nach wie noch der Druck ist. Schon seit Jahren kommen aber immer neue Anforderungen hinzu, sei es die Erzeugung von PDF-Dokumenten aus den Spool-Dateien, sei es der Versand von Dokumenten per Mail an die Empfänger – oder sei es die elektronische Archivierung. All das geschieht automatisch, ohne dass der Absender dazu etwas tun oder gar programmieren müsste.

Dabei ist der Spoolmaster so „intelligent“, dass er bei einem Serienbrief erkennt, wie er den Empfänger am besten erreicht: per Briefpost, Fax oder E-Mail. Es gibt ja Kunden, die keine Mails erhalten wollen oder kein Faxgerät haben. Da bleibt dann nur die Briefpost. Umgekehrt lässt sich Papier und Porto sparen, wenn statt eines Briefes eine E-Mail verschickt wird, falls das möglich ist.

Viele Quellen erzeugen Output. Gibt es ­Besonderheiten, wenn er von IBM i stammt?
Roser:
Es gibt viele Vorteile, besonders die schon seit AS/400-Zeiten gewohnte Stabilität, Performance und Sicherheit des Servers. Diese Vorteile nimmt man oft als selbstverständlich hin und lernt sie erst dann zu schätzen, wenn der Output einmal von einer anderen Plattform aus kontrolliert und gesteuert werden soll.

Für mich sind diese Vorteile so erwähnenswert, weil Spoolmaster sie als native AS/400-Anwendung erbt. Das heißt: Wir als Softwarehersteller müssen uns nicht in dem Maße darum kümmern. Vor allem müssen wir in unserer Software nicht mögliche Ausfälle oder Sicherheitsprobleme des Servers ausbügeln.
Das macht für uns, aber auch für unsere Kunden das Output-Management viel einfacher, denn Spoolmaster läuft wie die AS/400 immer. Unsere User müssen nicht wie bei Lösungen auf anderen Plattformen ständig nachprüfen, ob die Dienste überhaupt verfügbar sind oder ob diese ihre Aufgabe ordnungsgemäß erledigt haben. Das müssen sie nicht, weil alle Dienste auf der AS/400 erbracht werden. Zusammen mit der enormen Performance, die mit Power7 mittlerweile verfügbar ist, ein unschätzbarer Vorteil für modernes Output-Management.

Lohnt es sich, auch Output von PC und Unix-Servern auf der AS/400 zu verwalten?
Roser:
Das kann sein. Es funktioniert aber nur, wenn dieser Output vorher in irgendeiner Form auf die AS/400 gebracht worden ist. Wir haben Kunden, die erzeugen auf dem PC Textdateien, schicken diese auf die AS/400 und generieren dort daraus ein Spool-File, aus dem Spoolmaster dann ein ansehnliches PDF-Dokument macht und dieses anschließend verschickt. Ähnlich funktioniert es, wenn der Output von einem Unix- oder Linux-System stammt. Der IT-Chef muss nur dafür Sorge tragen, dass der Output zuverlässig auf die AS/400 kommt – den Rest regelt Spoolmaster.

Dazu muss die Software sehr flexibel sein ...
Roser:
Das ist beim Output-Management sozusagen das A und O. Unsere Software ist aber nicht deswegen so flexibel, weil wir bei Roha alle so schlaue Burschen sind, sondern weil es unsere Grundidee ist, neue Funktionen, die ein Kunde braucht, so zu entwickeln, dass wir sie in den Standard übernehmen, wenn wir erkennen, dass sie auch für andere Kunden oder Interessenten von Nutzen sein könnte. Dann haben alle etwas davon.

Können Sie ein Beispiel nennen?
Roser:
Vergangene Woche war ich bei einem deutschen Versandhändler. Den hatte unser Konzept überzeugt, das gesamte Output-Management des Unternehmens von einem einzigen Arbeitsplatz aus zu steuern. Allerdings fehlten noch zwei Funktionen, die dem IT-Chef wichtig waren.
Das haben wir noch in der gleichen Woche geprüft und entschieden, diese beiden Funk­tionen in den Standard aufzunehmen, weil sie auch für andere nützlich sein können. Letztlich ist der heutige Spoolmaster Zug um Zug über die Jahre genau so entstanden: Als Sammlung von Funktionen für das Output-Management, die unsere Kunden brauchen. Weil die Software so flexibel ist, können wir solche neuen Funktionen auch sehr schnell realisieren.

Wie tragen Sie bei dieser Form der Entwicklung dafür Sorge, dass Spoolmaster kein starres und unbeugsames (Standard-)Softwareprodukt wird, sondern eine bewegliche und „mitwachsende“ Lösung bleibt, die sich einfach an die höchst unterschied­lichen Anforderungen Ihrer Kunden anpassen lässt? Dass sie also nicht nur für die Roha-Entwickler einfach zu erweitern ist, sondern auch für die Roha-Kunden einfach zu implementieren und anzupassen?
Roser:
Das Wichtigste: Unsere Entwickler stehen permanent im direkten Kontakt mit unseren Kunden. Sie entwickeln also nicht in einem Elfenbeinturm theoretisch wunderbare Funktionen, sondern wissen genau, worauf es in der täglichen Praxis des Output-Managements ankommt und was unsere Kunden sich vom Spoolmaster noch wünschen.

Unsere Entwickler sprechen nicht nur mit den Systemadministratoren, sondern besuchen auch unsere Kunden und arbeiten vor Ort als Anwendungsberater. Sie verstehen also nicht nur die Probleme in der Praxis, sondern haben auch ein ureigenes Interesse daran, Implementierung, Betrieb und Anpassung so einfach wie möglich zu gestalten. Das heißt zum Beispiel auch, dass sie bei Funktionserweiterungen darauf achten, dass bei einer neuen Version die Default-Werte für die Parameter so gesetzt sind, dass sich bei einem Versionswechsel das Erscheinungsbild des Output nicht ändert. Das dürfte ja auf keinen Fall passieren.

Genauso wichtig wie das Verständnis der Kundensituation ist aber auch unsere Software-Architektur: Wir haben einfach das bewährte Konzept der AS/400-Kommandos auf Spoolmaster übertragen. Die Funktionalität ist zwar im Laufe der Jahre enorm angewachsen, doch sie wird auf diese Weise sehr übersichtlich und klar strukturiert implementiert und bereitgestellt.

Wie meinen Sie das?
Roser:
Nehmen Sie z.B. den Copy-Befehl der AS/400. Dafür gibt es mittlerweile rund 30 verschiedene Parameter, über die der User bis ins kleinste Detail festlegen kann, wie genau diese Kopie aus­sehen soll.
Analog gehen auch wir vor: Meistens reicht es, einen Parameter einer Funktion zu erweitern, beispielsweise bekommt beim Formatieren der Parameter Schrift als zusätzliche Optionen die Fonts, die in der Corporate Identity eines Neukunden, aber bisher noch nicht im Spoolmaster vorgesehen sind. Manchmal erhält eine Funktion auch einen neuen Parameter.

Seltener gibt es völlig neue Funktionen, etwa als wir Archivierung oder den Versand per E-Mail eingeführt haben – mit dem Befehl „Mail Spool File“. Solche Funktionen stellen wir als Module bereit, die der Kunde separat kaufen kann. Wer keinen Mailversand braucht, muss ihn auch nicht bezahlen.
Ähnlich ist es mit den Barcodes. Irgendwann haben wir im Spoolmaster das Modul Barcode eingeführt. Damals haben wir uns aber nicht hingesetzt und sämtliche Barcodes programmiert, sondern nur die wichtigsten. Immer wieder kamen welche hinzu, die unsere Kunden vermisst haben. Jetzt bilden wir 30 Barcodes ab, nächste Woche werden es 32 sein.

Für die Kunden heißt das nur: Es gibt ein neues Modul, das sie zusätzlich verwenden können. Falls sie es nicht brauchen, tangiert sie das überhaupt nicht. Solche Module gibt es heute z.B. für elektronische Formulare, Laserdrucker, Fax, Office oder Internet.

Der Output erfolgt ja nicht mehr nur per Drucker auf Papier, sondern auch z.B. per E-Mail oder PDF. Worauf ist zu achten, damit man all die verschiedenen Output-Kanäle wirklich im Griff behalten kann?
Roser:
Vor allem darauf, dass die gebräuchlichen Standards und Normen eingehalten werden. Dazu zählt in erster Linie die Unterstützung aller wichtigen Druckerstandards, vom Zeilen­drucker über den Laserdrucker bis hin zum ­Etiketten-, Barcode- und RFID-Drucker, von SCS und IPDS/AFP bis hin zu den diversen PCL- und PDF-Formaten.

Beim PDF-Dokument ist z.B. der Standard PDF/A wichtig, wenn das Dokument archiviert werden soll. E-Mails werden meist per SMTP verschickt, dem Simple Mail Transfer Protocol. Zum Abrufen der E-Mails vom Ziel­server existieren verschiedene Standardverfahren, etwa das POP3- oder IMAP-Protokoll, Webmail oder auch X.400.

Dazu kommen aber auch andere Standards, wie etwa die digitale Signatur als rechtsverbind­liche „Unterschrift“ unter der E-Mail, die auch Verfälschungen der E-Mail erkennbar macht. Unter bestimmten Voraussetzungen kann eine digitale Signatur wie gesagt rechtlich eine qualifizierte elektronische Signatur darstellen, die dann eine zur manuellen Unterschrift eines Briefes gleichwertige Rechtskraft besitzt. Hier gibt es aber in den verschiedenen Ländern sehr unterschiedliche Gesetze und Normen, die wir mit dem Spoolmaster präzise abbilden, wenn unsere Kunden das brauchen. Sie müssen sich dann darum gar nicht mehr kümmern.

Beherrscht Spoolmaster die digitale Signatur, wie sie in Deutschland verlangt wird?
Roser:
Schon seit mehr als zwei Jahren, auch wenn sie aktuell nicht mehr Pflicht ist für Rechnungen, die das Finanzamt anerkennt. Mails mit qualifizierter Signatur sind aber neben EDI das technische Verfahren der Wahl. Dabei wird die deutsche Signatur anders gehandhabt als bei uns in Österreich. Und in Spanien, wo wir sie für einen Kunden ebenfalls realisiert haben, ist es wieder anders. Allerdings ist es für unsere Kunden schwierig, die Rechnungen mit digitaler Signatur zu verschicken, weil sie dafür wiederum das Einverständnis ihrer Kunden benötigen, die diese elektronische Rechnung dann ja jahrelang für das Finanzamt vorhalten müssen. Daher hapert es hier noch an der breiten Akzeptanz – und zwar in allen Ländern.

Die Grenzen zu Dokumentenmanagement, Workflow oder Archivierung sind fließend. Was sind die originären Aufgaben im Output-Management? Welche Aufgaben sollte eine solche Software erledigen können?
Roser:
Die wichtigste Aufgabe ist der Anschluss ans Archivsystem. Da gibt es die unterschiedlichsten Produkte und Schnittstellen. Unser Ehrgeiz ist: Wir wollen alle Archivsysteme anschließen, die bei unseren Kunden im Einsatz sind. Angefangen haben wir mit Infostore und Easy; mittlerweile sind eine ganze Reihe weiterer Produkte hinzugekommen und unsere Erfahrung ist an dieser Stelle so groß, dass wir weitere Systeme schnell anschließen können.

Es gibt zwar allgemeine Standards wie PDF oder Tiff, doch in der Praxis ist es so, dass ein Archivsystem neben dem PDF- oder Tiff-Dokument auch die zugehörigen Schlagworte erwartet, über die das Dokument dann wiedergefunden werden kann. Für diese Verschlagwortung im Archiv gibt es keinen Standard; sie ist in jedem Produkt anders geregelt.

Was macht Spoolmaster?
Roser:
Wenn er ein Spool-File in PDF-Dokumente umwandelt, kann der Anwender die Schlagworte definieren, die automatisch extrahiert und für das Archiv bereitgestellt werden, zum Beispiel Datum, Kundenname, Produkt und Rechnungsnummer. Diese Schlagworte kann Spoolmaster direkt im Dokument mitgeben oder auch in eine Indexdatei schreiben, weil er erkennt, dass ein Dokument eine Rechnung oder eine Bestellung ist. Dann ist klar, welches Formular mit welchen Schriften beim Druck verwendet wird. Dann ist aber auch klar, dass das Dokument archiviert werden soll – und wo genau die Schlagworte stehen, die dafür extrahiert werden müssen.

Stößt Spoolmaster da nicht manchmal an seine Grenzen?
Roser:
Das kann schon sein, weil hier sehr viele Firmenspezifika unserer Kunden eine Rolle spielen, die man nicht im Standard abbilden kann. Das ist aber kein Problem, weil wir das im Produktkonzept berücksichtigt haben und deshalb genau an dieser Stelle „Exit Points“ vorgesehen haben. Das heißt: Unsere Kunden können über eine klar definierte Schnittstelle kleine Programme ergänzen, die diese firmenspezifischen Aufgaben erledigen. Danach übernimmt wieder der Spoolmaster. Diese kleinen Programme kann der Kunde selbst erstellen oder diese Aufgabe an uns übertragen.

Können Sie ein Beispiel nennen?
Roser:
Angenommen, die Rechnungen sollen per E-Mail verschickt werden. Dann kann es sein, dass in der Rechnung keine Mailadresse des Kunden steht. In dem Fall steuert Spoolmaster einen Exit Point an. Dann sucht ein kleines Programm aus dem Kundenstamm die Mailadresse heraus und übergibt sie an Spoolmaster, der dann regulär weiterarbeitet. Das läuft alles vollautomatisch.

Falls das Exit-Programm keine Mailadresse findet oder der Kunde die Rechnung nicht per Mail wünscht, könnte es eine Faxnummer suchen und Spoolmaster die Information mitgeben, dass die Rechnung per Fax verschickt werden soll. Und gibt es keine Faxnummer, würde die Rechnung gedruckt und per Post verschickt. So wäre jeweils der kostengünstigste Versandweg sichergestellt.
Das Exit-Programm könnte aber solche Dokumente auch aussteuern, für die es weder Faxnummer noch Mailadresse gibt, damit sich ein Sachbearbeiter darum kümmert und diese gegebenenfalls ergänzt. Man kann jeder Rechnung überdies ein Kennzeichen mitgeben, wie sie verschickt werden soll – z.B. ein „M“ (per Mail), ein „F“ (per Fax) und ein „P“ (per Post).

Außer Flexibilität sind Performance und Skalierbarkeit gefragt. Wie sorgen Sie dafür?
Roser:
Sie haben Recht. Wie wichtig sowohl Performance als auch Skalierbarkeit sind, macht ein Vergleich unseres kleinsten und unseres größten Kunden deutlich. Unser kleinster Kunde ist ein Autohaus mit einem einzigen Drucker, der mit Spoolmaster seine Rechnungen, Mahnungen und Berichte verwaltet. Unser größter Kunde dagegen druckt an einem Wochenende Rechnungen im Wert von etwa zwei Milliarden Euro; das sind zehn Euro-Paletten, einen Meter hoch mit Papier beladen. Alle diese Rechnungen werden parallel elektronisch archiviert. Diese Bandbreite kann Spoolmaster abdecken; beide Kunden haben die identische Software.

Wir brauchen für unsere Software, die im Spoolsystem des Betriebssystems mitläuft, natürlich eine gewisse Rechenleistung. Doch bei den Maschinen, die IBM heute baut, ist das eigentlich kein Thema mehr. Anders als früher auf der guten alten AS/400 ist heute auf einem Power System nicht einmal mehr spürbar, ob Spoolmaster gerade arbeitet oder nicht.

Auch für die nötige Sicherheit sollte gesorgt werden. Welche Aspekte sind hier relevant für das Output-Management? Wie sollten diese am besten adressiert werden?
Roser:
Für große Sicherheit sorgt allein schon die AS/400. Darüber hinaus sind auch hier Exit Points nützlich, denn wir haben Kunden, deren Spool-Files wir nicht einmal anschauen dürfen. Dafür können sie über eigene Exit-Programme sorgen, die wir nicht kennen. Es kann sein, dass nicht einmal der Systemadministrator einen Einblick erhält. Er muss zwar dafür sorgen, dass der Output erzeugt wird, darf aber keine Kenntnis davon erlangen. Auch das ist mit Spoolmaster möglich. Es gibt Banken, die manche Dokumente nur in bestimmten Abteilungen oder auf bestimmten Druckern erzeugen. Spoolmaster verhindert, dass diese Dokumente woanders gedruckt werden können.

Darüber hinaus können wir heikle Dokumente, wie Lohnzettel, zusätzlich mit einem Kennwort schützen. Werden diese Lohnzettel elektronisch verschickt, sind sie mit diesem Kennwort verschlüsselt, wobei das Kennwort entweder vorgegeben sein kann oder nach einem festen Algorithmus – auch dynamisch – aus dem Dokument erzeugt wird, so dass nur der Empfänger dieses Kennwort rekonstruieren und damit das Dokument entschlüsseln kann. Das könnte die zweite, dritte und vierte Stelle des Bruttogehaltes sein; dass kennt bei uns in Österreich kein Kollege so genau, sondern nur der Empfänger.

Worauf ist bei der Einbettung von Schriften, Bildern, Logos oder Grafiken zu achten?
Roser:
Wir kombinieren die eingebauten Grafik­fähigkeiten der AS/400 mit den wesentlich besseren Gestaltungsmöglichkeiten des Mac oder PC. Logos, Fotos, Grafiken oder Schriften können wir von dort importieren und in die auf der AS/400 erzeugten Dokumente einbetten; die elektronischen Formulare und ihre Bestandteile werden also nicht zur Laufzeit von einem PC-Server geholt. Sie können natürlich auch farbig sein. Viele Kunden drucken aus Kostengründen schwarzweiß, wünschen das zugehörige PDF-Dokument aber dennoch bunt.

Welche Neuerungen beim Spoolmaster stehen kurz- und mittelfristig an?
Roser:
Im Moment arbeiten wir an der Version 5.2, die bis zum Sommer fertig werden soll. Diese Version wird auch QR-Codes beherrschen, zweidimensionale Barcodes, die heute für Produktinformationen oder Werbezwecke verwendet werden. Das Jobmanagement wird ebenso weiter verbessert wie die Formulargestaltung und die PDF-Erzeugung, die wir weiter vereinfachen und beschleunigen wollen. Unsere Idee ist, dass dafür in der Regel keine IT-Experten mehr nötig sind, sondern dass hier Anwender selbst Hand anlegen können. Und nicht zuletzt werden wir auch neue Druckermodelle und zusätzliche Archivsysteme anschließen können. 

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