Techconsult: Volle Aktenschränke trotz elektronischer Personaldaten

HR im Kampf mit Zeitdruck und Kosten

Eine Studie von Techconsult im Auftrag der Softwarehäuser Peopledoc (Stuttgart) und SD Worx (Dreieich) untersucht den Zugewinn in Personalabteilungen durch digitales HR-Dokumentenmanagement. Das Fazit: Personalleiter in Großunternehmen sehen sich noch immer nicht in der Lage, digitalen Veränderungen zu begegnen.

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    Auch vor dem Computer wird immer noch allzu gerne mit Papier gearbeitet.

Personalmangel und Zeitdruck sind die größten Herausforderungen der Personalabteilung. Doch viele Unternehmen sehen sich noch nicht in der Lage, ihnen mit digitalen Veränderungen zu begegnen. Durch die digitale Transformation werden administrative Routinetätigkeiten und repetitive Abläufe im Personalmanagement nicht nur standardisiert und automatisiert. Digitalisierung ist darüber hinaus auch Grundlage dafür, den Mitarbeitern bedarfsgerechte und individuelle Services in Personalangelegenheiten bereitzustellen.

Das klingt gut, klappt aber noch nicht, denn Personalverantwortliche stehen offenbar immer noch vor vielen Herausforderungen: 50 Prozent sehen sich in der Pflicht, Druck- und Archivierungskosten einzusparen. 37 Prozent der Personalabteilungen sind mit Personalproblemen konfrontiert. Jeder Dritte sieht sich einem wachsenden Zeitdruck ausgesetzt. Zeitmangel geht in der Regel häufig zu Lasten der Qualität. Werden Aufgaben unter Zeitdruck bearbeitet, steigt meist die Fehleranfälligkeit. Korrekturen und Doppelarbeiten sind die Folge. Schnittstellen zu anderen HR-relevanten Prozessen – wie beispielsweise Lohn & Gehalt, Controlling oder Talentmanagement – werden von einem Drittel der Befragten vermisst. Jedes vierte Unternehmen beklagt zu lange Durchlaufzeiten von Dokumenten.

Keine Fata Morgana: Räume voller Aktenschränke

Das digitale Erfassen von Personaldaten hat sich zwar in Unternehmen ab 1.000 Mitarbeiter weitgehend etabliert. Ganz anders sieht es bei der Digitalisierung der Dokumente aus. Räume voller Aktenschränke scheinen dort noch immer keine Seltenheit zu sein. 61 Prozent der befragten Unternehmen gaben an, die Personaldaten elektronisch zu verwalten. Doch erst 33 Prozent verwalten sowohl die Personaldaten als auch Personaldokumente digital.

Mit moderner HR-Software lassen sich Dokumente schon länger aktiv managen: Von der Dokumentenerzeugung, dem Zugriff, der Verteilung, der Archivierung bis hin zur automatischen Überwachung von Aufbewahrungsfristen oder zum Löschen einer Personalakte. Das spart Kosten, Raum und Zeit. Kein Drucken von Dokumenten mehr, kein Ablegen und Archivieren in dicken Aktenordnern.

Die Studienergebnisse zeigen: Etwa jedes zweite Unternehmen sieht sich aktuell noch nicht in der Lage, die Herausforderungen durch digitale Veränderungen erfolgreich anzugehen. Die Chancen, die sich aus digitalen Veränderungen ergeben, werden noch nicht ausreichend und zufriedenstellend genutzt.

In der Zwickmühle

Dennoch kennen Personalverantwortliche durchaus die Vorteile und den Mehrwert, den die Digitalisierung für ihre Abteilung bringt: 63 Prozent der Befragten sind überzeugt, dass sie durch digitale Technologien effektiver sein können. Darüber hinaus lassen sich Routineaufgaben effizienter gestalten. Dies führt zu Zeit- und Kosteneinsparungen.

52 Prozent der Befragten schätzen die Transparenz zu den Personaldaten und den Zuständigkeiten der Mitarbeiter. Über 40 Prozent vermeiden Doppelarbeiten und reduzieren die Liege- bzw. Durchlaufzeiten der Dokumente. Hinzu kommt der Nutzen von Analyse- und Reporting-Tools, die das HR-Team bei der strategischen Planung unterstützen.

Die digitale Wissensdatenbank

Durch die Digitalisierung werden nicht nur administrative Prozesse automatisiert. Sie ist auch eine wichtige Voraussetzung, den Mitarbeitern bedarfsgerechte und individuelle Services bereitzustellen. Ein Beispiel hierfür ist die digitale Wissensdatenbank. Sie macht Informationen und Formulare für alle Mitarbeiter leicht zugänglich und bringt für Mitarbeiter und HR-Abteilung Vorteile.

85 Prozent der Befragten halten eine digitale Wissensdatenbank für sehr nützlich bis nützlich. 55 Prozent aller Befragten sind der Meinung, dass dieser Service zur Zufriedenheit der Mitarbeiter beiträgt. Fragen können darüber eingereicht und ohne lange Wartezeiten automatisiert beantwortet werden. Dokumente lassen sich schnell und einfach anfordern und Formulare bereitstellen.

Persönliche Dokumente, sicher und jederzeit griffbereit

Ein elektronisches Schließfach, in denen alle personalrelevanten Dokumente hinterlegt sind, ermöglicht Mitarbeitern den schnellen und einfachen Zugriff auf die für sie wichtigen Dokumente – jederzeit, überall und von jedem Gerät. Während eine E-Mail leicht an die falsche Person geschickt werden oder bedrucktes Papier verlorengehen kann, gewährleistet ein elektronisches Schließfach das sichere Aufbewahren von Mitarbeiterdokumenten.

Ein weiterer Vorteil ist das Teilen der Dokumente mit vertrauenswürdigen Personen, wie beispielsweise Steuerberatern. Über zwei Drittel der Personalverantwortlichen halten elektronische Schließfächer für sinnvoll bis sehr sinnvoll. 52 Prozent der Befragten sind überzeugt, dass ein persönliches elektronisches Schließfach zur Mitarbeiterzufriedenheit beiträgt.

Mit cloud-basierten HR-Lösungen sind beide Services standortübergreifend und weltweit nutzbar – ein großer Vorteil insbesondere auch für global aufgestellte Unternehmen. Mitarbeiter können auf Dokumente und Formulare für Personalangelegenheiten zugreifen, wann immer und wo sie wollen.

Über die Studie

Die Studie „Digitales Dokumentenmanagement – ein Zugewinn an Effizienz in Personalabteilungen“ wurde vom Research- und Analystenhaus Techconsult GmbH im Auftrag von Peopledoc und SD Worx konzipiert und durchgeführt. Im Februar 2019 wurden 150 Unternehmen zum Thema Digitalisierung im Personalmanagement befragt. Die Befragung erfolgte über einen Online-Fragebogen. Die Stichprobe umfasste größere Unternehmen ab 1.000 Mitarbeiter aller Branchen. Ansprechpartner waren Personalverantwortliche, in erster Linie Personalleiter und HR-Manager. Die komplette Studie steht hier kostenfrei zum Download zur Verfügung.

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