Im Gespräch mit Lothar Steyns, Geschäftsführer von Summit IT Consult

HR im Zeitalter der Digitalisierung

Der demografische Wandel stellt Unternehmer vor große Herausforderungen, wenn es darum geht, qualifizierte Mitarbeiter zu finden. Allein schon deswegen, weil die jungen Schul- und Hochschulabgänger als „Digital Natives“ das althergebrachte Prozedere nicht mehr goutieren – mit per Post eingereichten schriftlichen Bewerbungs­unterlagen und Feedback Wochen später in Form einer Einladung zum Bewerbungsgespräch oder einer freundlichen Absage. Das ist viel zu langatmig.

  • Lothar Steyns, Geschäftsführer der Summit IT Consult GmbH

    Lothar Steyns, Geschäftsführer der Summit IT Consult GmbH: „Integration ist das Gebot der Stunde!“

  • Lothar Steyns, Geschäftsführer der Summit IT Consult GmbH

    Lothar Steyns: „Der HR-Bereich wird in Zukunft als Zünglein an der Waage entscheidend sein für den Erfolg und die Marktpositionierung des Unternehmens im immer härteren Wettbewerb.“

  • Lothar Steyns, Geschäftsführer der Summit IT Consult GmbH

    Lothar Steyns: „Es gibt keinen HR-Bereich, der von der Digitalisierung nicht betroffen ist.“

Bedingt durch den sich weiter verschärfenden Fachkräftemangel bestimmen schon lange nicht mehr die Arbeitgeber mit ihrer Nachfrage das Geschehen im Arbeitsmarkt. Heute geben die Bewerber den Takt vor – und allein schon ein altmodisches Bewerberportal und das ausbleibende prompte Feedback auf Anfragen kann ein Unternehmen in den Augen eines potentiellen Bewerbers als attraktiven Arbeitgeber disqualifizieren. Erst recht, wenn es sich um einen relativ unbekannten Mittelständler und nicht um einen prominenten „Global Player“ oder eine große Behörde handelt.

Erschwerend kommt ein weiterer Wandel des Jobmarktes hinzu. „Der Arbeitsplatz auf Lebenszeit gehört der Vergangenheit an“, erklärt Lothar Steyns, Geschäftsführer der Summit IT Consult GmbH aus Eschweiler im Interview mit DV-Dialog. Deshalb sei es umso wichtiger, die vorhandenen Talente an das Unternehmen zu binden. Das könne nicht nur durch attraktive Karriere-Optionen geschehen, sondern auch durch flexible Arbeitszeitmodelle für eine ausgewogene Work-Life-Balance oder durch Weiterbildungs- bzw. Schulungsmaßnahmen.

Weil im Mittelstand oft die Ressourcen knapp sind, kommt es mehr denn je auf gute Software-Unterstützung im HR-Bereich an. Zumal sich in den letzten Jahren durch die zunehmende Digitalisierung der Geschäfts- und Arbeitswelt auch die Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Rollen aller HR-­Verantwortlichen dramatisch verändern.

Bei der Bewältigung dieser Herausforderungen kann dem Mittelstand ein datengestütztes Personalmanagement helfen, wie auch die Fachmesse Zukunft Personal Süd vom 24. bis 25. April in Stuttgart verdeutlicht. Im Mai folgt dann die Zukunft Personal Nord in Hamburg; sie widmet sich dem Thema „Disruptive Leadership - Führung im digitalen Zeitalter“.

Die oft geführte Diskussion über die Vor- und Nachteile der analogen und der digitalen Welt ist wenig zielführend, glaubt Steyns. Stattdessen sollte beides zusammen gedacht und je nach Kontext angewendet werden, wie es am meisten Sinn macht – um sowohl die Digital Natives als auch konservativere Zielgruppen zu erreichen. Moderne HR-Software schafft die Voraussetzungen für diese Flexibilität – und hilft auch, das Unternehmen im Arbeitsmarkt gut zu positionieren.

Herr Steyns, einer der großen HR-Trends ist die Integration der IT-Unterstützung - vom Recruiting über das Talent-Management bis zum Entgelt. Worauf kommt es bei dieser Integration an?
Lothar Steyns: Zurzeit erleben wir eine rasante Veränderung in den Märkten. Die Digitalisierungsbewegung ist unaufhaltsam auf dem Vormarsch. Um für die neuen Anforderungen gewappnet zu sein, sind Fachkräfte erforderlich, die der Markt aber nicht in ausreichender Form bietet. Erschwerend hinzu kommen die demografische Entwicklung und das geänderte Werteverhalten der jungen Mitarbeiter.
Der einzige Weg aus diesem Dilemma ist die Implementierung einer leistungsstarken HR-Lösung, die das Unternehmen in die Lage versetzt, seine bereits vorhandenen Ressourcen optimal, d.h. wertschöpfend, einzusetzen. Allein der Wegfall von doppelter Datenpflege schafft schon viel des benötigten Freiraums.

Was ist dabei zu beachten?
Steyns
: Es gibt dabei sogar sehr viele Kriterien, die eine Rolle spielen. Ein technisches Merkmal, auf das unbedingt zu achten ist, ist zum Beispiel, dass es sich bei der Software um eine moderne Webanwendung mit prozess- bzw. rollen­basierten Lösungskonzepten handeln sollte. Diese helfen nicht nur enorm bei der täglichen Arbeit, sondern reduzieren durch vorgefertigte, leicht anpassbare Prozessvorlagen auch den Einführungsaufwand erheblich.
Weitere Kriterien, die es zu beachten gilt, sind in den gestiegenen Mobilitätsanforderungen begründet, ausgehend von der Zeitbuchung über die Reisekostenabwicklung bis hin zum Urlaubsantrag oder der Beantragung eines Seminars via Workflow. Dies sind nur einige Beispiele für Anforderungen, die in einer gesamtheitlichen Lösung keinesfalls fehlen dürfen.

Schon eine alte Management-Weisheit besagt: „Divide et impera“. Wo sind Sollbruchstellen bzw. Insellösungen im Personalwesen sinnvoll?
Steyns
: Jede Sollbruchstelle bedeutet im Normalfall einen hohen manuellen Pflegeaufwand und zusätzliche Wartungskosten. Dies muss nicht sein! Es gibt heute im deutschen Markt zwar wenige leistungsstarke Anbieter, die eine bezahlbare gesamtheitliche HR-Lösung anbieten, aber es gibt sie! Zu beachten ist ebenfalls, dass man nicht mit „Kanonen auf Spatzen“ schießt. Gute Lösungen liefern bereits im Basisumfang ein gutes Leistungsangebot, sind modular erweiterbar und in den Einführungskosten überschaubar.
Wir bieten unseren Kunden eine gesamtheitliche Lösung sowohl im Outsourcing – zurzeit bei uns in über 90 Prozent der Fälle gewünscht – als auch als Inhouse-Lösung mit „Schnellstartgarantie“ an. Als HR-Spezialanbieter wissen wir um den Zeitdruck und den erhöhten Servicebedarf der Personaler, z.B. in Abrechnungszeiten. Auf diese typischen Anforderungen haben wir unseren Hotline- und Wartungsservice von Beginn an ausgerichtet.

Heißt die Alternative alles oder gar nichts integrieren? Oder gibt es einen goldenen Mittelweg?
Steyns
: Die Integration aller in der Praxis benötigten Softwarelösungen wie Recruitment, Entgelt, HR-Manager und Zeitwirtschaft ist das Gebot der Stunde. Die noch vor Jahren favorisierte Integration in ein ERP-System bringt meistens nicht den gewünschten Erfolg. Zu speziell und zu zeitkritisch sind die Anforderungen der HR-Fachleute. Dies haben allein im letzten Jahr mehrere bekannte Großkunden zum Anlass genommen, die Herausnahme des HR-Bereichs aus der ERP-Software zu beschließen und zu uns als Spezialanbieter zu wechseln.
Moderne, webbasierte und flexibel anpassbare HR-Lösungen, die ohne großen Dienstleistungsaufwand eingerichtet, parametriert und später sogar kundenseitig selbst auf die geänderten Marktbedingungen angepasst werden können, helfen den Unternehmen schnell, kostengünstig und effizient zu arbeiten.

Inwieweit ist eine Integration von HR in andere kaufmännische Anwendungen notwendig - und wann wird eine solche Integration hinderlich?
Steyns
: Moderne Lösungen haben heute, wie auch unsere Lösung, fertige Schnittstellen zu fast jedem ERP-Anbieter. Wir liefern z.B. Finanzbuchhaltungs- und Kostenrechnungsdaten aus dem HR-Entgelt über Standardschnittstellen an viele bekannte ERP-Anbieter, egal ob SAP, Comarch, Oxaion, Navision, Microsoft Dynamics und viele andere. Dies ist heute aufgrund der modernen Technik kein Problem mehr – und definitiv kein Grund, nicht zu einer integrierten HR-Lösung zu wechseln.

Oft steckt der Teufel im Detail: Nehmen wir das Beispiel Organigramm. Worauf kommt es an, damit die Organigramme mit Leben gefüllt werden und die Unternehmenswirklichkeit widerspiegeln?
Steyns
: Am Beispiel eines Organigramms lassen sich sehr einfach die vielen Vorzüge einer integrierten Lösung erklären. Bereits im Entgelt ist jeder Mitarbeiter einer Kostenstelle zugeordnet. Auf Knopfdruck übernehmen wir diese Daten in den Organigramm-Bereich des HR-Managers. Dies bedeutet für den Kunden, dass er bereits hier ein fertiges Ergebnis tagesaktuell – sowohl als Orgtree als auch als Organigramm – zur Verfügung hat.
Natürlich reicht dies nicht aus. Im HR-Manager können wir unterschiedliche Organigrammstrukturen abbilden. Ein Beispiel hierfür ist neben der bereits aufgeführten Struktur die sogenannte disziplinarische Darstellung; damit wird z.B. deutlich, welcher Vorgesetzte für welche Mitarbeiter weisungsbefugt ist.
Natürlich bieten wir auch hier eine Simulationsfunktion an, um Alternativen bei einer Umstellung oder Umgruppierung einfach auszuprobieren. Mit wenigen Mausklicks werden dabei allgemeine Informationen zum Mitarbeiter, sein/ihr Foto, Headcounts oder auch Stelleninformationen angezeigt. Hierzu ist keine Programmierung erforderlich, da die gewünschten Felder via drag & drop aus dem Datenpool in den Anzeigebereich verschoben werden.

Welche Rolle spielen die Themen Zeiterfassung und Mobilität - und wie sollte man diese Themen zukunftsorientiert und wirtschaftlich bzw. effizient regeln?
Steyns
: Personalzeiterfassung bzw. Personaleinsatzplanung sind typischerweise Bestandteil einer integrierten HR-Lösung. Aber auch die ERP-Software benötigt aus ihr diverse Daten, wie „Kommt/Geht“-Zeiten oder verschiedene Fehlzeitstände, um diese, z.B. bei der Personaleinsatzplanung oder am Leitstand, zu nutzen.
Wir stellen die Mitarbeiter-Buchung, die z. B. aus einer Kommt/Geht-Buchung am Terminal kommt, auch in einer zusätzlichen „Output-Schnittstelle“ bereit, aus der sich der ERP-Anbieter seine erforderlichen Daten (genau wie bei einer „Mitarbeiter Buchung“ am Terminal) auslesen kann.
Der Benefit einer solchen Lösung liegt für die HR-Abteilung bzw. das gesamte Unternehmen in der Zeitersparnis und der Flexibilität. Beginnen wir mit der mobilen Zeiterfassung, z.B. für die Servicetechniker. Diese können online Zeiten buchen, über Workflows Urlaube und Dienstreisen beantragen oder auch ihre Urlaubs- bzw. Gleitzeitstunden auf Knopfdruck abfragen.
Nach dem Durchlaufen des Genehmigungs­prozesses, z.B. bei einem Urlaubsantrag, steht der genehmigte Urlaub sofort im Zeitwirtschaftskalender zur Verfügung. Der Vorgesetzte erhält also nicht nur den Urlaubsantrag sofort, sondern auch einen aktuellen, präzisen Überblick, sei es abteilungs-, kostenstellen- oder auch firmenbezogen. Er weiß also auch, welchen anderen Mitarbeitern er wann außerdem noch Urlaub genehmigen kann.

Wie und vor allem wo verändert die Digitalisierung heute das Personalwesen? Welche Entwicklung erwarten Sie?
Steyns
: Es gibt keinen HR-Bereich, der von der Digitalisierung nicht betroffen ist. Beginnen wir im Recruitment. Die gute alte Bewerbung hat längst ausgedient. Ebenso die Aufforderung auf der Homepage: „Schicken Sie Ihre Bewerbungsunterlagen an Herrn/Frau xy, Personalleiter der Firma xy“. Für viele junge, innovative Bewerber/innen wäre dies schon ein erster Anlass, sich hier gar nicht erst zu bewerben.
Ein moderner ansprechender Prozess, z.B. auf der Homepage, vermittelt von Anfang an den positiven Eindruck, dass es sich um ein modernes und innovatives Unternehmen handelt. Ausgereifte Download-Funktionen sind ebenso wichtig, wie z.B. eine sofortige Eingangs­bestätigung. Laut einer Forsa-Umfrage aus dem Frühjahr 2017 im Auftrag einer Jobbörse nervt 62 Prozent der Bewerber fehlendes Feedback, z.B. nach einem Bewerbungsgespräch. Diese Wünsche und Anforderungen sollten dank durchgängiger Prozesse von einer zeitgemäßen HR-Lösung bereits im Standard erfüllt werden.
 
Wie muss man sich einen solchen durchgängigen Prozess vom Bewerber zum Mitarbeiter vorstellen?
Steyns
: Diese Frage bekomme ich sehr oft gestellt – und ich versuche den Prozess aufzuzeigen. Der Prozess beginnt nicht erst bei der Bewerbung, sondern schon sehr viel früher. Die Führungskraft kennt ihren Bereich und den benötigten Personalbedarf. Sie plant diesen frühzeitig mit dem HR-Verantwortlichen und trägt den Bedarf in das Organigramm ein. Beispielsweise liegen dann bereits vor einer Neubesetzung die benötigten Skills für die Stelle vor.
Aus der vakanten Stelle wird eine Stellenanforderung mit voraussichtlicher Kostenschätzung generiert. Diese wird dem Fachentscheider bzw. Vorgesetztem (natürlich via elektronischem Prozess) zur Genehmigung vorgelegt.
Nach Freigabe wird diese Stelle nach Art, Umfang und „Aussehen“ konzipiert. Dies geschieht bei unserer HR-Lösung durch den Personaler selbst, da bereits im Vorfeld „CI“ und „Optik“ der Stellenanzeige mit der Marketingabteilung abgestimmt worden ist.
Der „Link“ (und nicht das Dokument mit der 1:1-Darstellung der Stellenausschreibung) geht dann nochmals (falls gewünscht) an den Vorgesetzten zur Freigabe. Danach wird die Stellen­ausschreibung mit wenigen Mausklicks publiziert, sei es auf der eigenen Homepage, vorab im Intranet oder bei diversen Plattformen wie Linkedin, Xing & Co. Nach dem Eingang ihrer Bewerbungen erhalten die Bewerberinnen und Bewerber natürlich sofort elektronisch eine Empfangsbestätigung. Die vom Bewerber mitgeteilten Daten können direkt ausgewertet werden. Im nächsten Schritt werden sie vom Personaler, zwecks weiterer Prüfung, an den zuständigen Vorgesetzten weitergeleitet.

Und dann?
Steyns
: Der Personaler hat auf seinem „Dashboard“ einen aktuellen Überblick über die Anzahl an Bewerbungen, über deren Status und über noch ausstehende Rückantworten. Individuell parametrierbare Prozesse in der Software regeln von der Einladung bzw. Absage über die Einladung zum persönlichen Gespräch und Termin­findung bis hin zur Vertragsgestaltung alle erforderlichen Arbeiten.
Im Falle der Einstellung erfolgt die automatische Übergabe an den HR-Manager, der z.B. den Onboarding-Prozess abwickelt. Ebenso erfolgt die Übergabe der ­Mitarbeiter-Stammdaten an HR-Entgelt für die Abrechnungsvorbereitung sowie an HR-Zeit zur Eingliederung des neuen Mit­arbeiters in den Arbeitsplan.
Alle Bewerber- und ­Mitarbeiter-Unterlagen werden dann auf Wunsch automatisch in die digitale Personalakte abgelegt. Der Vorgesetzte bucht, falls nicht schon beim Onboarding-Prozess geschehen, für den neuen Mitarbeiter, seiner Stelle entsprechend, die erforderlichen Einführungs- bzw. Sicherheitsseminare. Und der Personaler nimmt ihn außerdem in die Standardprozesse auf, wie z.B. die jährlichen Mitarbeitergespräche.

Manche Experten reden auch vom Mitarbeiter 4.0 oder vom eMitarbeiter, den die Unternehmen in Zukunft brauchen. Welche Qualifizierungsmaßnahmen empfehlen Sie, damit die Mitarbeiter dem neuen Anspruch gerecht werden können?
Steyns
: Die Arbeitslandschaft hat sich in den letzten Jahren sehr stark verändert. Internationalisierung, erhöhter Wettbewerb und permanente Veränderung im Arbeitsalltag – all dies verlangt von den Unternehmen und ihren Mitarbeitern ein umfassendes Umdenken.
Der Arbeitsplatz auf Lebenszeit, wie früher sehr häufig vorzufinden, gehört der Vergangenheit an. Flexibilität, lebenslange Lernbereitschaft und die erhöhten Leistungsforderungen auf der einen Seite, das Werteempfinden der Mitarbeiter auf der anderen Seite: All diese Punkte gilt es in Einklang zu bringen.
In der Praxis bedeutet dies, den Mitarbeitern durch ein umfangreiches Veranstaltungs- bzw. Seminarangebot bei ihrer Qualifizierung und Weiterbildung zu helfen. Wird dies kombiniert mit einer flexiblen Arbeitszeitregelung und einem attraktiven Arbeitsplatz, kann auch ein Mittelständler durchaus seine Talente im Unternehmen halten und seinen Ruf als attraktiver Arbeitgeber festigen.
Der Mitarbeiter als „Langzeitarbeitskraft“ gehört aber leider der Vergangenheit an. Nur wenn die Unternehmen es schaffen, dass sich die Mitarbeiter in ihrem Unternehmen wohlfühlen, werden sie auf Dauer bleiben und die geforderte Arbeitsleistung bringen.

Was können die Anbieter von HR-Lösungen und HR-Services tun, um ihre Kunden auf diese Reise mitzunehmen?
Steyns
: Die Entwicklungen im Arbeitsmarkt und die damit verbundenen Auswirkungen in den Unternehmen sind ja alles andere als neu. Innovative Unternehmen haben dies schon vor Jahren erkannt und krempeln ihre HR-Struktur und -Landschaft komplett um. Über allem steht die Frage: Was ist ein wertschöpfender Prozess für das Unternehmen? Und was kann z.B. ausgelagert werden?
Dieses Prozedere ist alles andere als neu, wird es doch in innovativen Betrieben seit Jahren umgesetzt. Auch wenn dies massives Umdenken der HR-Verantwortlichen erfordert, kompetente Anbieter sind nicht unvorbereitet. Sie hatten genügend Zeit, praktische Lösungen zu kreieren, selbst für firmensspezifische Anforderungen.
Eine klar erkennbare Entwicklung ist die Ab­lösung von Inhouse-Software durch Outsourcing-Lösungen. Zu beachten sind hier wichtige Sicherheitskriterien, wie z.B. der Standort des Rechenzentrums, der selbstverständlich innerhalb Deutschlands liegen sollte. Favorisieren sollten HR-Leiter einen Anbieter mit einem eigenen RZ, da meist nur solche Anbieter die notwendige Flexibilität bieten können.
Eine Komplettlösung umfasst Recruitment, HR-Management, Entgelt und Zeitwirtschaft sowie Reisekostenabrechnung, wobei hier die jeweils genutzte Servicetiefe im Outsourcing ASP / BSP / FSP – also Application-, Business- oder Full-Service-Providing – durchaus unterschiedlich sein kann. Wertschöpfende Tätigkeiten wie Personalmanagement oder Re­cruiting werden dann von den Personalabteilungen sehr häufig in Eigenregie durchgeführt. Der Entgeltbereich dagegen wird immer häufiger ausgelagert, da er keinen direkten wertschöpfenden Charakter hat, aber auch, weil es immer schwieriger wird, gute Entgeltabrechner zu finden.
Die Frage der Finanzierung neuer HR-Lösungen beschäftigt nicht nur die HR-Leiter, sondern auch die Firmenchefs. Hier kann ich eine klare Abkehr vom Kauf einer Software, hin zur flexiblen Miete, feststellen. Zirka 90 Prozent all unserer Neukunden nutzen heute die „ASP-Variante“; d.h. sie bezahlen eine monatliche ASP-Gebühr für die Nutzung der Software, das Hosting, die Durchführung von Wartungs- bzw. Release-Arbeiten sowie für die Hotline. Dahinter stehen bei uns praxiserfahrene Abrechner, die ohne Call-Center Vorschaltung direkt telefonisch, per Ticketsystem oder per Mail erreichbar sind. Das ist ein Service, den unsere Kunden in der immer anonymer werdenden Welt sehr zu schätzen wissen.

Worauf kommt es in erster Linie an, wenn man die digitale Transformation im Personalwesen meistern will?
Steyns
: Es gibt für jedes Unternehmen den „HR-Maßanzug“. Das heißt für die Verantwortlichen: Suchen Sie sich einen Partner, der über praktische Erfahrung in Ihrer Branche verfügt. Beachten Sie, dass große Namen nicht unbedingt gleichzusetzen sind mit großer Leistung. Besuchen Sie Unternehmen, die mit diesem Anbieter den Weg bereits erfolgreich gegangen sind.
Der HR-Bereich wird in Zukunft als Zünglein an der Waage entscheidend sein für den Erfolg und die Marktpositionierung des Unternehmens im immer härteren Wettbewerb. Ich wünsche allen IT- und HR-Chefs ein glückliches Händchen bei der Auswahl, denn es ist Zeit zu handeln!

Herr Steyns, vielen Dank für das Interview!

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