Interview mit Lothar Steyns, Geschäftsführer der Summit IT Consult GmbH

HR-Integration gefragter denn je

Welcher Mittelständler wünscht sich nicht eine HR-Software, die administrative Routinearbeiten automatisiert und den Personalern so neuen Freiraum schafft. Gefragt sind hier integrierte Lösungen, die verschiedene Aufgabenbereiche integrieren – von Lohn & Gehalt über Personalwirtschaft, -politik, -betreuung und -führung bis hin zu Recruitment und Controlling.

  • HR-Outsourcing mit anpassbarer Service-Tiefe

  • Lothar Steyns: „Viele Unternehmer stellen ihre heutige HR-Landschaft auf den Prüfstand.“

Herr Steyns, wie schätzen Sie die Situation in den Firmen ein? Gibt es überhaupt integrierte Lösungen?

Lothar Steyns: Vorweg eines: Ja, es gibt Lösungen – aber sie sind dünn gesät!

In den letzten Jahren ist jedem Unternehmer klar aufgezeigt worden, dass eine neue Ära im Personalwesen begonnen hat. Der Fachkräftemangel, der demografische Wandel, die Personalentwicklungsanforderungen, das geänderte Werteverhalten neuer bzw. jüngerer Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen – all dies sind typische HR-Baustellen, für die es schnell Lösungen zu finden gilt. Erschwerend kommt hinzu, dass gute Personaler ebenso rar sind wie integrierte HR-Software. Die vorhandenen Personaler haben keine Zeit mehr, unterschiedliche Systeme zu pflegen und dafür Sorge zu tragen, dass diese Systeme miteinander kommunizieren.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 1-2/2019. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Dies haben die Unternehmer klar erkannt und stellen ihre heutige HR-Landschaft auf den Prüfstand. Dabei sollte das Hauptaugenmerk daraufgelegt werden, klar festzustellen, welche Arbeiten zur Kernkompetenz gehören.

Nach unseren Erfahrungen gehört z.B. die Entgeltabrechnung meistens nicht mehr dazu; dies kann ein externer Dienstleister in den meisten Fällen schneller, besser und kostengünstiger. Auf den Prüfstand gehört oft auch die Personalbeschaffung: Wie gestaltet sich das Recruitment? Ansprechend und flexibel genug, um potenzielle Bewerber und Bewerberinnen auf das Unternehmen aufmerksam zu machen? Ein anderes heißes Eisen ist das Thema Personalentwicklung und Mitarbeiterbindung: Wie professionell wird hier agiert? Es gibt noch viele weitere Punkte, die es zu hinterfragen gilt.

Klar, das sind Aufgaben. Aber wie sieht es mit Lösungen aus?

Steyns: In den letzten Jahren haben sich einige wenige Softwareanbietern zu wirklichen ganzheitlichen Lösungsanbieter entwickelt. Sie verkaufen nicht nur Software, sondern analysieren zuerst die Prozesse, erstellen ein Ablaufkonzept, stimmen die Bereiche und Prozesse aufeinander ab und bieten dann eine individuelle Kundenlösung an. Ich nenne es den „HR-Maßanzug“, wegen der sauber aufeinander abgestimmten Prozesslösungen. Um dies zu realisieren, sollten aber zwei Dinge unbedingt beachtet werden:

1) Die Unternehmer benötigen Berater, die das notwendige Know-how mitbringen, aber dies nicht nur in der Theorie, sondern aus praktischen Umstellungen bei Kunden.

2) Basis sollte eine ganzheitliche Software sein, die alle HR-Prozesse softwaretechnisch unterstützt, dabei aber auf eine breite Basis von Standardprozessen zurückgreift und flexibel parametrierbar ist.

HR-Maßanzug hört sich teuer an. Muss man diesen Maßanzug kaufen?

Steyns: Man kann ihn auch mieten, denn wir bieten über unserer HR-Outsourcing, natürlich im eigenen Rechenzentrum innerhalb Deutschlands gehostet, eine gesamtheitliche HR-Lösung an. Und zwar Auslagerung von Teilprozessen, dem „Application Service Providing“ (ASP) über das „Business Service Providing“ (BSP) bis hin zur kompletten Abwicklung aller HR-Prozesse, dem „Full Service Providing“ (FSP). Outsourcing hilft nicht nur den Personalern, sondern auch jeder IT-Abteilung, denn es erleichtert die Administration der Hard- und Software spürbar. Ausgehend von der Entgeltabrechnung über Personalzeitwirtschaft und -management bis hin zum Recruitment, sind ja bereits im Standard alle Lösungen prozessual miteinander verknüpft und abgestimmt, d. h. alle administrativen Arbeiten sind auf ein Minimum beschränkt. Eigene Serverkapazitäten für den HR-Betrieb sind nicht mehr notwendig.

Wenn Sie einen Interessenten überzeugt haben: Was konkret sind die einzelnen Schritte des Umstiegs in der Praxis?

Steyns: Nach der Auftragsvergabe beginnen wir mit der Migration der Mitarbeiterdaten. Wir migrieren sie in unsere Lösung, prüfen sie auf Plausibilität und Vollständigkeit. Dann stellen wir die Daten allen notwendigen Bereichen zur Verfügung.

Mit der in unserem Personalmanagement integrierten Organigramm-Lösung erstellen wir automatisch Organigramme nach den unterschiedlichsten Kriterien – ob bezogen auf Kostenstellen oder aus disziplinarischer Sicht. Diese Organigramme helfen in erster Linie dabei, einen schnellen Überblick darüber zu gewinnen, wo welche Mitarbeiter mit welchen Skills und Qualifikationen sitzen. Wir erkennen umgehend unbesetzte Stellen und wo Mitarbeiter Qualifikationen fehlen bzw. diese verbessert werden müssen.

Daraus können direkte Maßnahmen wie Schulungen, Weiterbildungen etc. angestoßen werden. Sollte eine Neubesetzung erforderlich sein, übergeben wir die Stellenanforderung direkt an das Recruitment. Dort erfolgt vom Genehmigungsprozess für die neue Stelle, über die Ausschreibung der Stelle auf der Homepage oder auf diversen anderen Plattformen, die Abwicklung des gesamten Bewerbungsprozesses; schnell, professionell und mit einer eindeutigen Botschaft an die Bewerber/innen, dass es sich hier um ein innovatives Unternehmen handelt.

Nach erfolgreichem Bewerbungsprozess wird die Vertragserstellung ebenso systemseitig unterstützt wie die Übergabe der Daten ins Personalmanagement, so dass Maßnahmen für den Onboarding-Prozesses, die Schulung und die Mitarbeiterbetreuung automatisch angestoßen werden. Über ein Selfservice-Portal erhält jeder Beschäftigte auf Wunsch die Entgeltabrechnung; er oder sie kann sich darüber aber auch zu Seminaren anmelden oder mit der Personalabteilung kommunizieren.

Aus Sicht des Managements ist es wichtig, schnell und einfach – quasi auf Knopfdruck – die benötigten Personaldaten angezeigt bzw. ausgewertet zu bekommen. Wir bieten Führungskräften in einem angepassten Dashboard alle Informationen, vom Status der Bewerbungsvorgänge, über Ein- und Austritten, über geplante Personalentwicklungsmaßnahmen oder Schulungen und deren Kosten bei den Beschäftigten. Im persönlichen „Workcenter“ sehen sowohl die Beschäftigten als auch die Führungskräfte ihre anstehenden Aufgaben – vom Urlaubsantrag bis zum Mitarbeitergespräch. Und all das tagesaktuell und auf Wunsch grafisch aufbereitet.

Wir sprachen über das Outsourcing. Ist der Inhouse-Einsatz von HR-Software tot?

Steyns: Nein, dies kann man nicht pauschal sagen, aber 90% unserer Neukunden entscheiden sich für die Outsourcing-Variante. Selbstverständlich bieten wir allen Interessenten auch weiterhin zu attraktiven Konditionen die klassische Inhouse-Lösung an. Aber wenn sich nicht nur bei uns, sondern insgesamt im Markt mehr als drei Viertel der HR-Neukunden für Outsourcing entscheiden, ist dies mehr als ein Trend, sondern eine eindeutige Entwicklung.

Herr Steyns, vielen Dank für das Interview!

Bildquelle: Matthias Swierkowski / Summit IT Consult

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