Mit digitalen Systemen die Arbeitswelt neu gestalten

HR-Management aus der Cloud

Homeoffice, Kurzarbeit, Arbeitszeiterfassung – die aktuelle Arbeitssituation verlangt gerade im HR-Bereich nach integrierten Systemen mit übergreifenden Funktionen. HR-Managementsysteme aus der Cloud können solche Systeme besonders sicher, schnell und flexibel bereitstellen.

  • Die persönliche Startseite von Horizon.

  • Daniel Schulteis, Key-Account-Manager bei Veda

    Daniel Schulteis, Key-Account-Manager bei Veda: „Cloud-Systeme bieten eine optimale Schnittstelle für das Outsourcing ganzer HR-Prozesse.“

Die aktuelle Covid-19-Situation verändert die Arbeitswelt rasant. Das erfordert insbesondere im HR-Bereich kurzfristig verfügbare IT-Systeme, mit denen sich Homeoffice, Kurzarbeit und alle anderen HR-Themen wie Collaboration, Personalentwicklung, Vergütung, Zeiterfassung, Recruiting und Onboarding überall aus managen lassen. Gerade die Unternehmen, die bislang nicht in die Digitalisierung und zukunftssichere Systeme investiert haben, stehen vor akutem Handlungsbedarf. Doch wie muss ein entsprechendes HR-System aussehen, was sollte es leisten?

Ein HR-Portal als zentrale Plattform

Generell bieten integrative Systeme, die alle relevanten Aufgaben über ein modernes Interface übergreifend unterstützen, viele Vorteile. Bei der Anschaffung ist es wichtig, auf die Einhaltung aller Datenschutzvorgaben zu achten – und natürlich sollte die Software schnell und unkompliziert nutzbar sein. Bei Antwort auf die Frage, wen man sich als Partner für die Umsetzung ins Boot holt, kommt es nicht nur auf dessen Kompetenzen und Erfahrungen, sondern auch seine Betriebsgröße und Erreichbarkeit an.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 5-6/2020. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Eine zeitgemäßes HR-System sollte von allen Endgeräten aus jederzeit bedienbar sein. Hier empfiehlt sich eine responsive Web- Oberfläche, von der aus alle Beteiligten je nach Berechtigung auf die einzelnen Features des HR-Systems zugreifen können. So sollten damit Führungskräfte auf Mitarbeitergespräche und Gehaltshistorien zugreifen, Personalverantwortliche sämtliche Schulungs- und Kompetenzförderungsmaßnahmen verwalten und Mitarbeiter das eigene Profil inklusive Zeiterfassung und Urlaubsplanung pflegen können.

Wie ein derartiges System aussehen kann, zeigt die Veda GmbH mit ihrer HR-Plattform Horizon. Laut Daniel Schulteis, Key-Account-Manager des Alsdorfer HR-Spezialisten, deckt Horizon sämtliche HR-Anforderungen aus einer Hand ab, weil „sich je nach Bedarf weitere Module und Lösungen andocken lassen.“ Die Software integriere Entgelt- und Zeitwirtschaftsthemen ebenso wie eine Collaboration-Plattform, einen Performance-Bereich für Kompetenzen und Schulungen sowie Tools fürs Recruiting. Und Schulteis spricht einen anderen wichtigen Aspekt an: „Dank der offenen Konzeption lassen sich auch bereits bestehende IT-Systeme oder auch HR-Systeme von anderen Anbietern einbinden.“

Zwar nutzen manche Unternehmen derartige HR-Managementsysteme auch in der On-Premise-Variante, ihre Stärken spielen sie laut Schulteis aber viel deutlicher in der Cloud aus. Er empfiehlt nicht, dafür ein eigenes Rechenzentrum vorzuhalten oder auf günstigen Speicherplatz in weit entfernten Ländern zurückzugreifen. Laut Daniel Schulteis sind vielmehr besonders diejenigen HR-Systeme vorteilhaft, die im deutschen Rechenzentrum des Software-Anbieters gehostet werden und bei denen datenschutzkonform kommuniziert werden kann, nach welchem Recht die Daten gespeichert und verarbeitet werden.

„Damit ist sichergestellt, dass der Anwender über ein immer aktuelles System verfügt, das automatisch upgedatet und released wird und auch hinsichtlich der Datensicherheit verlässlich den benötigten Schutz bietet“, betont Daniel Schulteis. „So hosten wir Horizon in unserem eigenen Rechenzentrum in Alsdorf, das nach neuesten EU-DSGVO-Anforderungen inklusive Check 28 zertifiziert ist.“ Eine Cloud-Variante sorge zudem dafür, dass die benötigte IT-Infrastruktur außerhalb des Kundenunternehmens angesiedelt ist und so Prozesskollisionen innerhalb der meist sehr komplexen Kunden-IT minimiert sind. Zudem erleichtert die Cloud-Variante den Online-Support und vermeidet technischen Aufwand beim Kunden. Die Anwendung ist so geschützt, dass Mitarbeiter auch mit privaten Smartphones oder Tablets darauf zugreifen können, ohne dass dabei ein Sicherheitsleck oder Datenrisiko entsteht.

Daniel Schulteis führt weiter aus: „Damit sich HR-Abteilungen auch in Zeiten der Kostenoptimierung verstärkt auf die personelle Weiterentwicklung des Unternehmens konzentrieren können, bieten Cloud-Systeme eine optimale Schnittstelle für das Outsourcing ganzer HR-Prozesse. So können wir beispielsweise für unsere Kunden den gesamten Payroll-Prozess als Managed-Service ganz unkompliziert übernehmen.“

Datenschutzrechtliche Sicherheit

Neben der datenschutzrechtlichen Sicherheit müssen cloudbasierte HR-Systeme natürlich auch die nötige funktionelle Verlässlichkeit garantieren, die gerade beim sensiblen Entgelt- und Personaldatenmanagement obligatorisch ist. Auch Daniel Schulteis weiss um die Sensibilität dieser Themen; deshalb begleite Veda „die vornehmlich mittelständischen Kunden im kontinuierlichen Austausch mit erfahrenen Fachberatern.“

Dabei ist Schulteis wichtig, dass Interessenten vor Start eines Projekts eines klar ist: Auch die Einführung eines cloudbasierten HR-Systems kann nicht komplett an den Anbieter abgegeben werden, sondern erfordert die intensive Mitarbeit des Anwenders. Nur so ist sichergestellt, dass es später auch optimal zu den anderen IT-Systemen, aber auch zu den organisatorischen Strukturen und den spezifischen Anforderungen passt.

Unter dem Strich lassen sich dann moderne, sichere und hochfunktionale HR-Managementsysteme in der Cloud realisieren. Für deren Akzeptanz in der Praxis sorgt es, wenn diese Plattform dann auch CI-konform gestaltet und mit Schulungen und Webinaren zur Bedienung begleitet wird.

Bildquelle: Veda

©2020Alle Rechte bei MEDIENHAUS Verlag GmbH

Unsere Website verwendet Cookies, um Ihnen den bestmöglichen Service zu bieten. Durch die weitere Nutzung der Seite stimmen Sie der Verwendung zu. Weitere Infos finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

ok