Im Gespräch mit Lothar Steyns, Geschäftsführender Gesellschafter der Summit IT Consult GmbH

HR-Outsourcing wird zum Mainstream

Heute gibt es Software-Unterstützung für alle wichtigen Aufgaben der Personal­abteilung, allen voran für das HR-Management – vom Recruiting über das Talent­management bis hin zum Schulungsbereich. Dank Software-Unterstützung können Personaler auch die Herausforderungen meistern, die durch Stichworte wie demografischer Wandel oder Fachkräftemangel gekennzeichnet sind. HR-Software stellt sicher, dass sich ändernden Vorgaben des Gesetzgebers und der Sozialversicherungen automatisch eingehalten werden – sei es der Mindestlohn, sei es die Altersteilzeit. Wie dies alles reibungslos klappt dank integrierter HR-Lösungen, erklärt Lothar Steyns, Geschäftsführende Gesellschafter der Summit IT Consult GmbH.

  • Oft sei auch ein Outsourcing ratsam, bei dem der Dienstleister je nach Unternehmensanforderung neben dem Softwarebetrieb auch bestimmte Aufgaben gleich mit übernimmt. „Als Dienstleister stellen wir dem Kunden diese Infos bereits heute in einem individuellen Dashboard zusammen“, so Steyns. „Natürlich mit Ampelfunktion, um auf kritische Situa­tionen aufmerksam zu machen.“

  • Werden die Routineaufgaben vom Computer bzw. HR-Outsourcer erledigt, bleibt mehr Zeit für die strategischen Aufgaben der Personalabteilung. Eine wichtige dieser Aufgaben hat Steyns selbst bereits in Angriff genommen: Die Regelung seiner Nachfolge. Seine beiden Neffen Maurice und Marcel Steyns absolvieren zur Zeit im Unternehmen ein Duales BWL-Studium mit der Fachrichtung Personalmanagement und werden im Anschluss im Unternehmen tätig sein.

  • „Wichtig ist es, einen Spezialanbieter zu finden, der dem Unternehmen auf Basis der Standardlösung einen ‚Maßanzug‘ zu vernünftigen Kosten liefern kann“, sagt Lothar Steyns.

Heute gibt es Software-Unterstützung für alle wichtigen Aufgaben der Personal­abteilung, allen voran für das HR-Management – vom Recruiting über das Talent­management bis hin zum Schulungsbereich. Dank effizienter Software-Unterstützung können die Personaler auch die Herausforderungen einfacher meistern, die durch Stichworte wie demografischer Wandel oder Fachkräftemangel gekennzeichnet sind. Denn HR-Software stellt sicher, dass auch die sich rasch ändernden Vorgaben des Gesetzgebers und der Sozialversicherungen automatisch eingehalten werden – sei es der Mindestlohn, sei es die Altersteilzeit.

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Damit das reibungslos klappt, empfehlen sich integrierte HR-Lösungen, sagt Lothar Steyns. Der Geschäftsführende Gesellschafter der Summit IT Consult GmbH hält wenig von einem Best-of-Breed-Ansatz, bei dem der IT-Chef die Lösungen für die unterschiedlichen Aufgaben selbst zusammenpuzzelt. Seine Empfehlung geht dahin, eine ERP-­Software für alle kaufmännischen Bereiche vom Rechnungswesen bis zum Einkauf zu nutzen, den HR-Bereich aber an einen Spezial­anbieter zu übertragen.

Herr Steyns, die Auslagerung von HR-Prozessen wird im Mittelstand immer populärer. Warum?
Lothar Steyns:
Die Aufgaben der HR-Abteilung haben sich massiv gewandelt. Vorbei sind die Zeiten, in denen sie nur ganz klassisch als Lohnabrechner gesehen wurden. Gerade erfolgreiche Unternehmenslenker haben die strategische Bedeutung ihrer HR-Abteilung längst erkannt – sowohl für die Ausrichtung des Unternehmens im Markt, aber auch bei zukünftigen Mitarbeitern und Bewerbern.

Dementsprechend handeln diese Unternehmer. Eine bewährte Methode ist die klare Fokussierung auf die Kernprozesse, wie sie in vielen anderen Unternehmensbereichen längst Standard ist.

Immer mehr Unternehmen lagern aus diesen Gründen klar definierte HR-Prozesse aus, wie z.B. die klassische Personalabrechnung. Sie fokussieren ihre Arbeit auf das Personalmanagement, wie z.B. Personalentwicklung, Skill-Management, Weiterbildung und Rekrutierung.

Welche HR-Prozesse eignen sich besonders für eine Auslagerung?
Steyns:
Wie erwähnt, eignen sich besonders alle administrativen Arbeiten für eine Auslagerung, da sie nicht wertschöpfend sind. In der Personal­abteilung ist dies klassisch die Aus­lagerung der Entgeltabrechnung. Leistungsstarke Anbieter stellen dem Unternehmen hier auch die gewünschte Servicetiefe zur Verfügung, ausgehend vom „Application Service Providing“ (ASP) über das „Business Service Providing“ (BSP ) bis hin zum „Full Service Providing“ (FSP).

Je höher die Servicetiefe, desto mehr Zeit bleibt den eigenen Personalern für die strategische und wertschöpfende Personalarbeit. In unserem Neukundenumfeld zeigt sich, dass von zehn Anfragen acht bis neun Unternehmen direkt auf ein solches Outsourcing wechseln möchten. Das sind genau diejenigen, die diese Vorteile erkannt haben.

Gefragt ist gleichzeitig ein ganzheitlicher Ansatz in der HR-Strategie. Wie passt das zusammen?
Steyns:
Dies ist kein Widerspruch. Auch im eigenen Unternehmen macht nicht jeder alles – vom Kleinunternehmen einmal abgesehen. Es gibt ja Abrechnungsspezialisten, Personalreferenten und andere Experten für bestimmte HR-Aufgaben.

Beim Outsourcing stellt der Lösungspartner sämtliche HR-Lösungen in einer „Private Cloud“ zur Verfügung. Oder anders ausgedrückt: in einem speziellen, ausschließlich von diesem Kunden nutzbaren Teilbereich seines RZ.

Der Outsourcer kümmert sich um Updates, Releasepflege, Wartung, Datensicherung und übernimmt selbstverständlich auch die Hotline für alle Softwareprodukte. Via HTTPS- oder VPN-Verbindung rufen die Personaler bequem und sicher von ihrem PC ihre HR-Arbeitsumgebung auf. Bei diesen Verbindungen handelt es sich um bewährte Standardverbindungen, wie sie schon lange in jedem Unternehmen genutzt werden, z.B. für Banking-Programme.

Eine integrierte HR-Lösung hilft den Personalern bei all ihren Aufgaben. Stupide Arbeiten, wie z.B. mehrfache Datenpflege, entfallen dank der Integration; ein Mitarbeiterstammsatz steht vom Entgelt über die Zeiterfassung bis hin zum Personalmanagement allen Berechtigten für ihre Arbeit zur Verfügung. Dieser ganzheitliche Ansatz ist eindeutig der Trend im Markt. Wichtig ist hier, einen Spezialanbieter zu finden, der dem Unternehmen auf Basis der Standardlösung einen „Maßanzug“ zu vernünftigen Kosten liefern kann.

Welche Anforderungen stellen diese Trends an die HR-Dienstleister und die Anbieter von HR-Software?
Steyns:
Außerordentlich viele, wobei sich dabei immer mehr die Spreu vom Weizen trennt! Eine HR-Lösung zu hosten, zu supporten und auch Teilaufgaben oder gar einen Full-Service zu übernehmen, verlangt Spezialwissen. Vor allem anderen ist aber die notwendige Flexibilität gefragt, die ein Kunde ja auch von seinen eigenen Personalern erwarten würde. Eines der wichtigsten und sensibelsten Kriterien, neben Leistungsfähigkeit und Flexibilität eines neuen Partners, ist das Thema Datensicherheit. Der Bundesverband IT Mittelstand (Bitmi) nahm dies bereits zum Anlass, ein detailliertes und aussagekräftiges Prüf– und Zertifizierungsverfahren für Outsourcing-Anbieter zu entwickeln. Dieses Zertifikat ist meiner Meinung nach ein unabdingbares Muss für jeden Outsourcing-Anbieter und gibt Unternehmern und HR-Verantwortlichen die nötige Entscheidungssicherheit.

Gerade für internationale Anbieter ist diese Zertifizierung aber eine große Herausforderung, da sie beispielweise sicherstellen müssen, dass die Kundendaten Deutschland niemals verlassen. Außerdem müssen auch ihre Services vollumfänglich den Anforderungen des Bundesdatenschutzgesetzes entsprechen. Selbst bekannte, große internationale Anbieter von HR-Lösungen könnten damit ein Problem haben.

Verstehe ich das richtig: Der Wegfall administrativer Arbeiten durch Prozessoptimierung und Outsourcing erleichtert den Wechsel zur strategischen Personalarbeit?
Steyns:
Ja, das verstehen Sie vollkommen richtig! Viele administrative Arbeiten entstehen ja einfach nur deshalb, weil eine leistungsstarke, integrierte Komplettlösung fehlt!

Mitarbeiterstammdaten müssen dann in den verschiedensten Programmen mehrfach gepflegt und permanent aktualisiert werden. Viele Informationen werden zusätzlich in diversen Excel-Tabellen manuell eingetippt und ständig mit den Änderungen in den anderen Datenbanken verglichen und nachgearbeitet. In Ermangelung automatischer Übernahmeroutinen, z.B. aus der Personalzeitwirtschaft in die Entgelt­abrechnung oder aus der Entgeltabrechnung in das Personalmanagement, werden auch heute immer noch Daten ausgedruckt und dann von Hand in eine andere Datenbank eingegeben. Das ist in meinen Augen eine haarsträubende Zeitverschwendung.

Daher bringt eine Optimierung der Softwarelandschaft enorme Vorteile. Wird dann die integrierte HR-Lösung auch noch im Outsourcing-Modus genutzt, entsteht der im täglichen Arbeitsalltag so notwendige und dringend erforderliche Freiraum für die strategische Personalarbeit. Die gesparte Zeit steht jetzt für die praktische Personalarbeit im wertschöpfenden Prozess zur Verfügung.

Welche Vorteile hat ein Unternehmen, das wie von Ihnen angesprochen auf strategische Personalarbeit setzt?
Steyns:
Strategische Personalarbeit ist das Gebot der Stunde – und die Vorteile liegen klar auf der Hand. Es wird wichtiger denn je, die strategische Personalarbeit eng an der Unternehmensstrategie auszurichten.

Ein Beispiel: Ein Unternehmer braucht für den Erfolg und die Absicherung der Marktposition gut ausgebildete, motivierte, zufriedene Mitarbeiter. Damit sind wir beim direkten Aufgabengebiet strategischer Personalarbeit: Personalentwicklung, Weiterbildung, aber auch die Einführung neuer Arbeitszeitkonzepte und -modelle für die Generationen Y und Z. Das ist für den langfristigen Gesamterfolg eines Unternehmens von allerhöchster Bedeutung.

Genauso wie der demographische Wandel an fast keiner Firma spurlos vorüber geht, vergrößert sich auch das Rekrutierungsumfeld. Das setzt eine ansprechende Unternehmenspräsentation voraus. Auch die Methodik gewinnt immer mehr an Relevanz. Nur mit einem attraktiven, modernen und dem heutigen Stand der Technik entsprechenden Bewerberportal punktet ein Unternehmen bei der Suche nach neuen Mitarbeitern – und hebt sich positiv vom Umfeld ab.

Können Sie das bitte an einem weiteren Beispiel verdeutlichen?
Steyns:
Der Kunde setzt auf BPO beim Lohn, behält Personalmanagement aber im Hause; das ist die am häufigsten genutzte Outsourcing-Variante. Die richtige und korrekte Lohnabrechnung ist ein absolutes Muss, hat aber nichts mit dem Erfolg eines Unternehmens zu tun. Dieser Bereich ist daher prädestiniert für eine Auslagerung. Das Personalmanagement dagegen bleibt im Hause des Kunden. Dies heißt aber nicht zwingend, dass die dafür genutzte Software ebenfalls im Hause installiert ist. Sie könnte durchaus auch bei einem Outsourcing-Spezialisten gehostet werden.

Der Vorteil: Die Personaler, die ihr Unternehmen ja am besten kennen, können sich in einer ganz anderen Tiefe und vor allem mit viel höherer Intensität um das Personalmanagement kümmern. Der externe Dienstleister liefert ihnen die Software, die sie für ihre neue tägliche Arbeit brauchen – und steht den Personalern auch mit Rat und Tat zur Seite.

Aber bitte beachten Sie: Deshalb ist hier entschei­dend, dass dieser HR-Dienstleister den Schritt vom Softwarelieferanten zum Lösungsanbieter bereits vollzogen hat. Das sollte er während der Vorstellungsphase auch an praktischen Beispielen unter Beweis stellen können. Gerade für die Personaler in ihrem neuem Aufgabenumfeld, das sich höchst dynamisch weiterentwickelt, ist es wichtig, einen anspruchsvollen Sparringspartner zu haben, der seine Erfahrung aus vielen realisierten Projekten weitergibt. Auch Referenzbesuche bei anderen Kunden können wertvolle Anregungen für mögliche Lösungswege bringen.

Angesichts der sensiblen Personaldaten spielen die Aspekte Sicherheit und Qualität die Hauptrollen bei der Auswahl des Anbieters von Cloud-, SaaS- oder Outsourcing-Dienstleistungen. Worauf sollte ein IT-Chef hier achten, damit es kein böses Erwachen gibt?
Steyns:
Zum Glück hat nicht nur der Markt reagiert, sondern auch die Verbände und die Bundesregierung ziehen Konsequenzen. Gerade Deutschland ist heute führend, wenn es um Sicherheit und Qualität im Outsour­cing geht. Aber es gibt natürlich auch ein paar Dinge zu beachten. Ein Beispiel: ein inter­national tätiges Unternehmen bietet Outsourcing an. Als erstes stellt sich die Frage, ob dieses Unter­nehmen den strengen deutschen Datenschutzrichtlinien und der deutschen Gesetzgebung zu 100 Prozent unterliegt. Das ist nämlich sehr häufig eben nicht der Fall, wenn z.B. die Konzernzentrale in den USA liegt. Dort gilt ein ganz anderes Sicherheitsempfinden als bei uns, und der Datenschutz ist selten gesetzlich oder durch detaillierte Vorschriften geregelt. Mit Sicherheit ist dies keine gute Voraussetzung für ein Outsourcing nach deutschen Werte- und Sicherheitsvorstellungen.

Bei der Auswahl des Outsourcing-Partners sollten IT-Chefs ganz klar den Fokus auf einen HR-Spezialanbieter legen. Der Grund ist einfach: Häufige gesetzliche Änderungen und deren hoher Aktualitätsbedarf verlangen einen hochflexiblen Provider, der diese Notwendigkeiten kennt und sowohl sein Hostingkonzept als auch seine Mannschaft darauf ausgerichtet hat. Denn er muss bei Bedarf, beispielsweise aufgrund gesetzlicher Änderungen, sehr zeitnah und schnell reagieren und gegebenenfalls über Nacht seine Lösung aktualisieren.

Dazu kommt: Gerade im HR-Umfeld ist ein praxiserprobtes Service- und Hotline-Konzept unverzichtbar. So gehört ein ausländisches Call Center definitiv nicht zum gewünschten Leistungs­level. Vielmehr ist eine direkt erreichbare Hotline mit erfahrenen Beratern gefragt. Gerade zum Abrechnungszeitpunkt sind Pro-fessionalität und Schnelligkeit geboten.

Welche Rolle spielen hier Zertifizierungen, etwa durch den Mittelstandsverein Bitmi oder gemäß der ISO-Standards?
Steyns:
Natürlich sind alle allgemeinen Zertifizierungen wichtig. Im HR-Bereich gibt es aber aufgrund des hochsensiblen Datenhandlings und der gesetzlichen Abrechnungsvorschriften noch weitere Zertifikate, die unabdingbar sind. Im Lohnumfeld zum Beispiel sind dies die Zertifikate der ITSG und der Gesetzlichen Krankenversicherungen (GKV). Ziel der Systemuntersuchung durch die „Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung“ ist die Optimierung und Qualitätssicherung der hierzulande eingesetzten Abrechnungsprogramme. Das ITSG-Zertifikat hat nur eine Laufzeit von zwölf Monaten; danach muss neu zertifiziert werden.

Darüber hinaus gibt es das Zertifikat „Software hosted in Germany“ – für mich ein absolutes „Muss“ für jeden HR-Outsourcer. Made in Germany, dies sind drei Worte, die weltweit für Qualität, höchste Zuverlässigkeit, ausgereif­te Lösungen und besten Service stehen. Diese Werte stehen auch für das Zertifikat „Software hosted in Germany“ – und sie dienen zur Orien­tierung bei der Gestaltung der Zertifizie­rungsrichtlinien. Wir haben uns den strengen Prüfungs- und Zertifizierungsverfahren des Bitmi gestellt – und wir haben das Zertifikat erhalten.

Wie wichtig ist der Standort Deutschland für die involvierten Rechenzentren – und warum? Wie lässt sich der Verbleib der HR-Daten in Deutschland sicherstellen?
Steyns:
In Deutschland finden Sie die höchsten Sicherheitsanforderungen. Das ist gut und schön, hilft aber nicht weiter, falls nicht wie bereits erwähnt absolut sichergestellt ist, dass die Daten Deutschland nicht verlassen.

Alle sicherheitsrelevanten Anforderungen, wie Backup oder Datenspiegelung, lassen sich ja ohne Probleme ausschließlich auf deutschem Boden durchführen. Vorausgesetzt, man hat wie wir die Rechenzentren im Lande. Schwierig­keiten haben hier meist nur international tätige Konzerne aus dem Hostingbereich.
HR-Outsourcing ist und bleibt Vertrauenssache. Größe des Anbieters und Bekanntheit seines Namens stehen nicht gleichbedeutend für die nötigen Sicherheits- und Leistungskriterien.

IT-Chefs sollten also neben den Hardfacts wie den erwähnten Zertifikaten auch die Softfacts bei der Auswahlentscheidung berücksichtigen, etwa das Image und den Ruf des Anbieters im HR-Markt. Es lohnen sich außerdem immer Gespräche mit anderen Kunden, liefern sie doch wichtige Einblicke und Eindrücke aus dem Praxis­umfeld. Das dürfte kein Problem sein, denn seriöse Anbieter haben nichts zu verbergen.

Herr Steyns, vielen Dank für das Interview!

 

 

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