HR-Software darf nicht old-fashioned sein

Drei von vier Unternehmen setzen demnach noch auf die Bewerbungsmappe aus Papier, nur 17 Prozent auf die Online-Bewerbung mit einem Klick. Karriere­messen, Headhunting und aktive Suchen in Online-Netzwerken spielen eine wichtige Rolle bei der Mitarbeitergewinnung. Dagegen bieten nur 43 Prozent die Bewerbung via Online-Tool an, das Interessierte durch den Prozess führt. Gerade einmal 17 Prozent setzen auf eine One-Klick-Bewerbung in Business-Netzwerken.

Dabei müssen viele relevante Informationen nicht noch einmal neu eingegeben werden, da sie automatisch aus dem eigenen Profil übertragen werden. Und 16 Prozent der Unternehmen verwenden Bewerbungs-Apps auf dem Smartphone. „Zu viele Unternehmen setzen noch auf Bewerbungsverfahren wie vor 20 Jahren“, kommentiert Bitkom-Geschäftsführer Dr. Bernhard Rohleder die Ergebnisse. „Der Wettbewerb um die besten Fachkräfte beginnt bereits mit einem niedrigschwelligen Bewerbungsprozess.“

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 1-4/2024. Das kostenfreie E-Paper finden Sie hier.

Acht von zehn Unternehmen finden Bewerberinnen und Bewerber mit Hilfe von Stellen­angeboten – häufiger genannt werden nur Initiativbewerbungen (95 Prozent). Zwei Drittel (64 Prozent) setzen auf Übernahmen aus Praktika. Fast jedes zweite Unternehmen (47 Prozent) nutzt die Ansprache auf Karrieremessen, 32 Prozent suchen über Headhunter und 28 Prozent rekrutieren neue Beschäftigte über „Active Sourcing“, also durch die gezielte Suche und Ansprache auf „Social Media“ oder in Business-Netzwerken wie LinkedIn oder Xing. 

„Recruitment bzw. Personalgewinnung gewinnt in Zeiten des Fachkräftemangels immer mehr an Bedeutung“, sagt auch Lothar Steyns, Geschäftsführer der auf Personalwesen spezialisierten Summit IT Consult GmbH im Interview mit DV-Dialog. Ebenso wichtig seien Talententwicklung und Weiterbildung, also die Förderung der beruflichen Entwicklung der Mitarbeiter durch Weiterbildungen und die Identifizierung von Talenten innerhalb des Unternehmens.

Herr Steyns, Krisenmodus ist das Wort des Jahres. Trifft das auch für die HR-Abteilung zu – und welche aktuellen Krisen stehen hier im Vordergrund?

Lothar Steyns: Die Personalabteilungen sind noch nicht im Krisenmodus, aber es stehen eindeutig schwierigere Zeiten bevor. Ein Abwarten getreu dem Motto „es wird schon gut gehen“ ist aufgrund der Marktsituation keine Alternative. Denn nicht nur der Bewerber- und Fachkräftemarkt verändert sich rasant – auch innerhalb der Unternehmen sehen sich die Personaler mit vielen neuen komplexen Herausforderungen konfrontiert. Viele mittelständische Unternehmen haben die Situation zum Glück erkannt und handeln.

Die geänderten Wertvorstellungen der Mit­arbeiterinnen und Mitarbeiter, der Arbeitskräftemangel, der Verlust von Know-how wegen derjenigen Mitarbeiter, die in den nächsten Jahren mehr und mehr in den verdienten Ruhestand gehen, oder die hohe Wechselbereitschaft in der Belegschaft: All dies sind nur einige gefährliche Klippen, die es zu umschiffen gilt.

Gerade in schwierigen Zeiten sind Anpassungsfähigkeit, Empathie und die Fähigkeit, sich der veränderten Bedingungen und Bedürfnisse der Mitarbeiter anzunehmen, entscheidende Kriterien für eine erfolgreiche Personalabteilung. Erschwerend kommt hinzu, dass wir gerade in mittelständischen Betrieben häufig noch Insellösungen im Bereich Human Resources vorfinden, die den Personalern bei ihren vielschichtigen Aufgaben nur wenig Unterstützung geben.

Was sind Ihrer Meinung nach die optimalen Lösungsbausteine für eine erfolgreiche Personalarbeit heute und in der Zukunft?

Steyns: Meine Erkenntnis aus vielen erfolgreich umgesetzten HR-Projekten: Den größtmöglichen Erfolg erzielt, wer seine HR-Strategie unter Berücksichtigung der immer höheren Datenschutzanforderungen auf folgende Vier-Säulen-Struktur aufbaut:

1. Nutzung einer gesamtheitlichen HR-Lösung für die Bereiche Entgeltabrechnung, Personalzeitwirtschaft, Personalmanagement und Recruiting

2. Auslagerung von nicht wertschöpfenden Aufgaben, wie der Entgeltabrechnung, an einen HR-Partner mit eigenem Rechenzentrum

3. Schulung der HR-Spezialisten und der Führungskräfte

4. Coaching der HR-Spezialisten und der Führungskräfte.

Da sich der Fachkräftemangel auch in der Personalabteilung in absehbarer Zeit nicht verbessern wird, gilt es das vorhandene HR-Personal optimal einzusetzen. Viele Personaler haben in der Vergangenheit ihre Hauptaufgabe in der Durchführung der korrekten Personalabrechnung gesehen. Das ist zwar ein wichtiger Bereich, aber darauf darf nicht mehr der Fokus liegen. Hierfür gibt es HR-Spezialanbieter, die dies professionell, kostengünstig und nach den bestehenden gesetzlichen Vorgaben und den komplexen Datenschutzbestimmungen übernehmen können. Vielmehr sollte das klassische „People Management“ mit hoher Priorität in den Fokus genommen werden. Hierzu zählen Bereiche wie z.B.

1. Personalentwicklung: Die Planung und Umsetzung von Maßnahmen zur langfristigen Entwicklung der Mitarbeiter, damit sie ihre Fähigkeiten und Fertigkeiten kontinuierlich verbessern können.

2. Mitarbeiterbindung: Maßnahmen zur Bindung von talentierten Menschen an das Unternehmen, um die Fluktuation zu reduzieren.

3. Führung und Motivation: Die Förderung von Mitarbeitermotivation und -engagement durch eine inspirierende Führung und ein positives, angenehmes Arbeitsumfeld.

4. Kommunikation: Erfolgreiches „People Management“ erfordert eine klare und offene Kommunikation mit den Mitarbeitern – und zwar ausgehend von der Darstellung der Unternehmensziele über die klare Formulierung der Erwartungshaltung an die Mitarbeiter bis hin zu einer strukturierten Feedback-Kultur.

5. Recruitment / Personalgewinnung: Der Recruitmentbereich gewinnt immer mehr an Bedeutung. Seine in Zukunft noch wichtiger werdende Aufgabe ist es, motivierte und leistungsorientierte Fachkräfte / Mitarbeiter zu finden.

6. Talententwicklung und Weiterbildung: Die Förderung der beruflichen Entwicklung der Mitarbeiter durch Schulungen, Weiterbildungen und die Identifizierung von Talenten innerhalb des Unternehmens ist ein weiteres wichtiges Aufgabengebiet.

7. Leistungsmanagement: Gemeint ist die Bewertung der Leistung von Mitarbeitern, die Festlegung von Zielen, die Durchführung der Feedback-Gespräche und die Identifizierung von Entwicklungsmöglichkeiten, denn für die „neue“ Generation der Arbeitskräfte sind diese Punkte selbstverständlich. 

Gerade hier fehlt es leider innerhalb der HR-Abteilung oft an dem nötigen Spezialwissen; gleiches gilt auch oft für die Führungskräfte. Aus diesem Grunde haben wir innerhalb der Summit-Gruppe eine neue Firma gegründet, die Summit People Dynamics GmbH. Sie übernimmt nicht nur das Coaching der HR`ler professionell, sondern trainiert auch z. B. die Führungskräfte unserer Kunden und bereitet sie auf die neuen Herausforderungen vor. Denn häufig fehlt auch bei den Führungskräften das nötige Know-how und die Erfahrung, um den neuen Anforderungen im HR-Bereich zielorientiert zu begegnen. 

Woran hapert es genau?

Steyns: Im Einzelnen sprechen wir von fünf Erfolgsfaktoren:

1. Kommunikationsfähigkeit: Klare und präzise Kommunikation, einschließlich effektivem Zuhören und Feedback

2. Teamführung: Aufbau eines starken Teams durch Motivation, Entwicklungsförderung und effizientes Konfliktmanagement

3. Strategisches Denken: Die Fähigkeit, langfristige Ziele zu setzen und flexibel auf sich ändernde Umgebungen zu reagieren

4. Innovationsförderung: Unterstützung von Kreativität und Innovationsbereitschaft im Team sowie die Förderung einer Kultur kontinuierlicher Verbesserung

5. Empathie: Verständnis für die Bedürfnisse der Teammitglieder, Mitgefühl und Schaffung eines vertrauensvollen Arbeitsklimas.

Komplexe neue Aufgaben kommen auf viele Unternehmen zu. Was ist vor diesem Hintergrund bei Auswahl und Implementierung neuer HR-Lösungen zu beachten? 

Steyns: Vergleichen wir den HR-Bereich mit einem Hausbau. Das Wichtigste, um die Stabilität und Langlebigkeit zu gewährleisten, ist das Fundament! Im Human-Resources-Umfeld ist dieses Fundament eine leistungsstarke gesamtheitliche HR-Software. Sie umfasst die Bereiche Entgelt, Zeit, Personalmanagement und Recruitment.

Bleiben wir bei unserem Beispiel Hausbau. Der Bauherr sucht sich einen erfahrenen und praxiserprobten Bauunternehmer, dem er vertraut und der aufgrund seiner erfolgreich umgesetzten Objekte bewiesen hat, dass er seinen Job versteht. Gleiches gilt im HR-Umfeld: Informieren Sie sich in Fachzeitschriften, lesen Sie Anwenderberichte, hören Sie sich im Markt um und informieren sich auf den Websites der Anbieter. 

Aber Achtung: Nicht bunte Prospekte oder große Namen sind gefragt, sondern Profis, die viele erfolgreiche Kundenprojekte benennen können und mit deren Kunden Sie in den persönlichen Erfahrungsaustausch gehen können. Dabei ist der letzte Punkt von hoher Bedeutung, da es leider auch im HR-Anbietermarkt immer mehr Unternehmen gibt, die viel mehr versprechen als sie halten können. 

HR-Spezialanbieter wie wir bieten für die genannten Aufgaben vorkonfektionierte Lösungen an, die nur auf individuelle Anforderungen angepasst werden müssen, ohne dass der Leistungsumfang insgesamt reduziert wird. Dies bedeutet im Umkehrschluss für die Kunden kürzere Projektlaufzeiten, geringere Kosten, eine schnellere Einbindung der eigenen HR-Abteilung und daraus resultierend einen erheblich beschleunigten Projektstart. 

Die Einführung einer gesamtheitlichen Lösung ist für die Unternehmen ein wichtiges Hilfsmittel und die Basis für eine professionelle Personalarbeit. Aber wie sieht die Einführung einer solchen Lösung in der Praxis aus?

Steyns: Als ersten Schritt empfehlen wir unseren Interessenten eine einfache IST-Analyse zur internen Vorbereitung im HR-Bereich. Dies kann natürlich auch in einem gemeinsamen Workshop mit einem zukünftigen HR-Partner geschehen. Hier gilt es festzuhalten, welche Software welche Aufgabe übernimmt, wie diese Programme miteinander verbunden sind und welche manuellen Eingriffe im täglichen Arbeitsumfeld anfallen. 

Im nächsten Schritt wird festgehalten, welche Personalressourcen mit welchen Qualifikationen zur Verfügung stehen und welche Aufgabenbereiche diese Mitarbeiter heute abdecken. Danach gilt es zu überprüfen, über welche Schnittstellen Daten zwischen den Programmen ausgetauscht werden. Ein Negativbeispiel in diesem Zusammenhang ist, dass ein neuer Mitarbeiter sowohl in der Entgeltabrechnung als auch in der Zeitwirtschaft manuell angelegt werden muss, was unnötige Mehrarbeit verursacht. 

Diese Erstanalyse sorgt schnell für einen ersten Überblick, wie und ob die vorhandenen Programme miteinander im Verbund arbeiten und welche manuellen Arbeiten noch erforderlich sind. Diese Erkenntnisse helfen dem zukünftigen Partner dabei, sich einen genaueren Überblick zu verschaffen. Aufgrund seiner Erfahrung und seiner Produktkenntnisse, auch über Wettbewerbsprodukte, kann er erste Rückschlüsse ziehen und sein Produktangebot bzw. seine Prozessvorschläge besser auf den konkreten Bedarf ausrichten. 

Dies kann z.B. dazu führen, dass eine vorhandene Personalzeitwirtschaft komplett in die neue Lösung integriert werden kann. In späteren Präsentationen können Sie sich, basierend auf diesen Informationen, auch persönlich ein besseres Bild machen, ob der Anbieter nur seine Software verkaufen will oder ob er bereits einen ersten Vorschlag für eine integrierte Prozesslösung auf Ihren Bedarf hin vorstellt. Ebenfalls erkennen Sie das Know-how Ihres zukünftigen Partners und seine Bereitschaft, auf vorhandene und im Praxiseinsatz bewährte Prozesslösungen zurückzugreifen. Des Weiteren sollten Sie darauf achten, dass er eine fertige Migrationssoftware vorweisen kann, damit Sie ohne großen manuellen Aufwand den Systemwechsel durchführen können.

Dabei geht es nicht nur um die Optimierung der vorhandenen Arbeitsabläufe. Es geht vielmehr auch darum, wie Sie Ihr Unternehmen im Markt, bei den Mitarbeitern und im „War for Talents“ positionieren können. 

Wie sieht heutzutage eine typische HR-Lösung in einem mittelständischen Unternehmen aus? Worauf ist zu achten, dass diese reibungslos mit angrenzenden IT-Systemen wie Buchhaltung etc. zusammenarbeitet? 

Steyns: Bei einer Vielzahl von Unternehmen hat man sich dazu entschlossen, den nicht wertschöpfenden Bereich der Entgeltabrechnung z.B. an uns outzusourcen. Gerade für die Entgeltabrechnung ist zeitintensives Spezialwissen gefragt, da in diesem Segment nicht nur die gesetzlichen Anforderungen permanent zunehmen, sondern auch die Ansprüche an die eigentliche Abrechnung. Im Markt begegnen Sie hauptsächlich zwei Leistungsstufen: Full-Service-Providing (FSP) wie bei der Entgeltabrechnung oder Application-Service-Providing (ASP). Für beide Lösungsvarianten stehen natürlich, z. B. zur Buchhaltung, Standardschnittstellen zur Verfügung, ausgehend von SAP bis hin zu Microsoft Dynamics.

Wie unterscheiden sich die?

Steyns: Im ASP stellt der HR-Partner die Software zur Verfügung. Er kümmert sich um Updates, Releases, Datensicherung und Datensicherheit, bietet eine Hotline an und steht den Mitarbeitern des Kunden im Bedarfsfall via Teams oder Teamviewer mit Rat und Tat zur Seite. Die anderen Teile der gesamtheitlichen Lösung – etwa der Management-, Recruiting-, oder Personalzeitwirtschafts-Teil – werden von den HR-Mitarbeitern des Kunden bedient. Im Besonderen geht es darum, den direkten Kontakt zur Belegschaft auszubauen, um somit Themen wie zum Beispiel Personalgespräche, Personalentwicklung oder Beurteilung optimal durchführen und analysieren zu können. 

Konkret ist es also sehr wichtig, dass die neue Software, neben den üblichen Modulen Entgelt und Zeit, auch über alle weiteren Module und Bausteine verfügt, die eine heutige gesamtheitliche HR-Lösung kennzeichnen: Personalentwicklung, Personalgespräche, Veranstaltungsmanagement (E-Learning, Seminarverwaltung, Umfragen/Feedback), Ausbildungsmanagement, Digitale Personalakte, Self Service Portal für das Personal, Mediathek-Modul zur übergreifenden Kommunikation, Workflow- und Prozessmanagement, Organisationsmanagement/Organigramm-Funktion sowie ein Modul zur Abwicklung des gesetzlich vorgeschriebenen Whistleblower-Gesetzes.

Wie bereits angemerkt, rückt das Recruitment immer mehr in den Fokus der strategischen Personalarbeit. Denn ohne qualifizierte Fachkräfte für die Umsetzung sind die innovativsten Ideen nutzlos. Hier geht es nicht nur um die Gewinnung neuen Personals, sondern auch um die Platzierung der Firma als fortschrittliches und innovatives Unternehmen. 

Deshalb ist das Recruiting die Visitenkarte des Unternehmens im Bewerbermarkt und sollte daher professionell und ansprechend aufgebaut sein. Auch hier hilft ihr HR-Partner mit seiner Lösung diese Anforderung schnell, sicher und kostengünstig umzusetzen. Unsere Kunden verlinken den Karriere-Button auf ihrer Homepage direkt mit der für sie in unserem Rechenzentrum gehosteten Recruiting-Lösung. 

Der professionelle Auftritt ist von entscheidender Bedeutung. Denn spätestens, wenn Bewerberinnen und Bewerber aufgefordert werden ihre Bewerbung per Mail zuzustellen, wird jedem Außenstehenden – von Bewerbern bis zu Geschäftspartnern deutlich – wie der Stand der Digitalisierung in dem Unternehmen ist. Gerade für jüngere Fachkräfte ein „no go“. 

Natürlich können auch eigenen Recruiter im Haus das System pflegen, Stellenangebote anpassen, Stellen verändern usw. Darüber hinaus ist darauf zu achten, dass die SEO-Kriterien optimal abgedeckt werden, sodass die ausgeschriebene Stelle auch von den Suchmaschinen im Internet gefunden wird. 

Darüber hinaus müssen moderne Systeme im Standard über leistungsfähige Kommunikationsschnittstellen zu sozialen Kanälen von Linkedin bis Google for Jobs verfügen. 

Wenn wir in die Zukunft schauen: Welche Auswirkungen wird die veränderte Marktsituation gerade auf den HR-Bereich haben? 

Steyns: Der Mittelstand ist nach wie vor die Triebfeder des deutschen Marktes. Und hier nimmt besonders die Personalabteilung eine für die Zukunft des Unternehmens wichtige strategische Rolle ein. Ihre Aufgabe ist es dafür zu sorgen, dass immer genügend neue Fachkräfte dem Unternehmen zur Verfügung stehen und die vorhandenen Mitarbeiter nicht wechseln. Dies erfordert ein enges abgestimmtes agieren zwischen der HR-Abteilung und den Führungskräften. 

Hierzu gehört das nötige Fachwissen, was leider sehr häufig fehlt, da es in der Vergangenheit nicht von so hoher Priorität war. Auch deshalb bieten HR-Spezialanbieter neben Software und Services und den entsprechenden Einführungsschulungen auch speziell auf die neuen Anforderungen ausgerichtete Coaching-Seminare an. Diese Seminare vermitteln sowohl den HR-Spezialisten als auch den Führungskräften das Wissen und die Methoden, um sich auf die neuen Anforderungen einzustellen.

Denn nicht nur der HR-Bereich ist völlig im Umbruch. Die geänderten Marktanforderungen, ausgehend von der Einkaufssituation bei Rohstoffen bis hin zum sich veränderten Verkaufsmarkt, zwingen die Unternehmen völlig neue Wege zu gehen. Eine leistungsstarke HR-Abteilung hilft dabei, auch vor diesem Hintergrund genügend Mitarbeiter und Fachkräfte für die Positionierung und den weiteren Ausbau des Unternehmens in einem sich stark wandelnden Markt zu haben. 

Herr Steyns, vielen Dank für das Interview!