HR-Systeme in der Cloud

Dabei erlangen viele Unternehmen durch Cloud-Anbieter eine höhere IT-Sicherheit. Ein anderer Vorteil der Cloud ist laut Lünendonk-Studie „Fit für die digitale Transformation“, dass sie neue datenbasierte Technologien unterstützt. Im Workforce-Management beispielsweise dient „Künstliche Intelligenz“ als Basis für selbstlernende Personaleinsatzplanungssysteme und natürlichsprachliche User-Interfaces. 

In volatilen Zeiten wie diesen gehören personelle Schwankungen in vielen Organisationen zum Alltag. Branchen wie Online-Handel und Logistik expandieren und fusionieren kontinuierlich. Andere, zum Beispiel der stationäre Einzelhandel, müssen mit dem langen Lockdown, Hygienevorschriften und geändertem Kundenverhalten agieren. Unabhängig davon, ob Personal aufgestockt, reduziert oder bei einer Fusion in die bestehende Mannschaft integriert werden muss, mit Workforce-Management-as-a-Service lassen sich Ressourcen, etwa Speicherkapazitäten, direkt anpassen. 

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 7-8/2021. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Werden Anwendungen im eigenen Unternehmen installiert und gemanagt, bedeutet das Investment. Zum einen muss die IT-Infrastruktur stets auf dem aktuellsten Stand sein, um Sicherheit und Verfügbarkeit zu gewährleisten. Zum anderen ist die wertvolle Ressource IT-Mitarbeiter, die das notwendige und oft kostenintensive Spezial-Know-how mitbringt, limitiert. 

Wer hat schon die Zeit und das nötige Wissen, regelmäßig präventiv Applikations-Logs zu analysieren, um potentiellen Problemen frühzeitig entgegenzusteuern? Eine Cloud-Lösung entlastet die IT-Abteilung – und sorgt gleichzeitig für kontinuierliches Monitoring sowie regelmäßige Releases bzw. Updates aller Systemkomponenten.

Allerdings: Mit einer Software für Arbeitszeitmanagement und Personaleinsatzplanung werden personenbezogene Daten wie Mitarbeiterstamm, zeitwirtschaftliche und planungsrelevante Informationen wie An- und Abwesenheiten, Zeitsalden oder Qualifikationen gespeichert und verarbeitet. Obwohl seriöse Cloud-Anbieter umfassende Maßnahmen für den Datenschutz treffen, bleibt gemäß der Mindsquare-Studie „Softwaretrends im Personalwesen“ die Autorisierung oft eine Schwachstelle. Es steht also im Verantwortungsbereich des Anbieters, den unberechtigten Zugriff auf solch sensible Informationen zu verhindern, etwa durch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung.  

Eine gute Workforce-Management-Software sichert die Compliance durch ein differenziertes Berechtigungssystem, parametrierbare Dialoge bzw. Ansichten. Verschiedene Reporting-Formate, ein ausführliches Änderungsprotokoll sowie direkte Löschbefehle schützen außerdem die Rechte der Betroffenen, die in den Artikeln 13 bis 21 der DSGVO normiert sind.

Soll die HR-Software in der Cloud betrieben werden, müssen alle Systeme einfach und nach gängigen Standards integrierbar sein; beim Workforce-Management sollte also die reibungslose Anbindung an HCM-, ERP- und Lohnsysteme gesichert sein.  

Der Herrenausstatter Braun Hamburg mit rund 120 Beschäftigten hat diese Herausforderung gemeistert – durch digitales Workforce-Management. Die Ziele waren klar gesteckt: Transparenz und Effizienz rund um die Arbeitszeit sowie eine flexible und wirtschaftliche Personalorganisation im Tagesgeschäft. Die Arbeitszeiten werden per Fingerabdruck über Datafox-Terminals erfasst, bewertet und lückenlos an Datev Lohn & Gehalt weitergegeben. Ist-Arbeitszeiten und Abwesenheiten wegen Urlaub oder Krankheit sind in Echtzeit verfügbar. Das ermöglicht den Filialleitern eine flexible und serviceorientierte Personalsteuerung. Über Self-Services haben die Mitarbeiter jederzeit einen Überblick über ihre persönlichen Zeitdaten und Dienstpläne. Dem Management stehen Standardauswertungen über Fehlzeiten oder die Personalkostenentwicklung zentral auf Knopfdruck zur Verfügung.

Die Zukunft für Unternehmenssoftware heißt definitiv Cloud – auch für den Betrieb von HR-Systemen. Für ein tragfähiges Workforce-Management ist vor allem die reibungslose Anbindung an cloudbasierte HCM-Systeme, wie zum Beispiel SAP Success Factors Employee Central, ein Muss. Mit Hilfe zertifizierter Online-Schnittstellen entsteht dann eine einheitliche HR-Plattform in der Cloud – ohne Systembrüche, hochverfügbar und DSGVO-konform. 

Bildquelle: Atoss Software AG