26.06.2014 Böllhoff-Gruppe automatisiert Rechnungsworkflow

IT-Systeme geschickt verschraubt

Von: Hans Kemeny

Die Böllhoff-Gruppe, ein Bielefelder Anbieter von Verbindungs- und Montagetechnik, will die Geschäftsprozesse im Rechnungswesen schrittweise verbessern. Dazu führt bpi Solutions jetzt eine Workflowlösung auf Basis von BPM Inspire und Smart Fix ein.

60 Jahre immer einen Dreh voraus: Der Gewindeeinsatz Helicoil. Vor 60 Jahren nahm Böllhoff die Produktion eines Produktes auf, das wie kein zweites den Aufstieg des Familienunternehmens bestimmte.

Gegründet 1877 als Eisenwarengroßhandel, ist die Böllhoff-Gruppe heute als internationaler Dienstleister mit eigener Produktion und Entwicklung weltweit mit Verbindungselementen, Montagetechnik und Verarbeitungssystemen tätig. Das in vierter Generation geführte Familienunternehmen, ein Netzwerk aus 41 Gesellschaften an 37 Standorten in 23 Ländern mit über 2.300 Mitarbeitern vertreten.

Das aktuelle Projekt sieht die Automation der Prozesskette zur Eingangsrechnungsverarbeitung vor – vom Eingang der Belege über die Freigabe bis zur Buchung der Rechnung im Warenwirtschaftssystem Infor M3 (früher Movex) und dem abschließenden Kontenabgleich im Rechnungswesen mit Diamant.

Infor M3 mit Diamant gekoppelt

Nach dem Vorsortieren und Erfassen der Eingangsrechnungen mit Scan Magic werden die Belege mit Smart Fix, dem Standardprodukt zur Verarbeitung des allgemeinen und unstrukturierten Posteingangs von Insiders Technologies, ausgelesen und im Archiv abgelegt. Dann wird der Rechnungsworkflow mit der BPM-Suite von Inspire Technologies eröffnet. Die Prüfung der Belege wird gegen die Bestelldaten und den erfolgten Wareneingang durchgeführt.

Die automatische Prüfung wird nächtlich wiederholt. Anschließend erfolgt die Dunkelbuchung im Warenwirtschaftssystem M3. Neben den eingehenden Papierbelegen werden auch die elektronischen Rechnungen der Lieferanten via Insiders E-Mail-Konnektor elektronisch eingelesen, verifiziert und weiterverarbeitet. Die verschiedenen Reports und Statistiken stellen dem Einkauf und der Geschäftsleitung täglich die Auswertungen bereit, die für weitere Entscheidungen benötigt werden.

Von der automatisierten Rechnungsbearbeitung erwartet Böllhoff eine spürbare Reduzierung des Verarbeitungsaufwands. Die Prozesse werden durch die durchgehend elektronische Rechnungsverarbeitung schlanker und schneller, da auch die manuelle Postaufbereitung vollständig entfällt.

Bildquelle: Böllhoff