Elektronische Rechnungsstellung an Bundesbehörden

ITZBund leistet Pionierarbeit

Der 2016 gegründete zentrale IT-Dienstleister der Bundesverwaltung, ITZBund, verspricht seinen ­Kunden, insbesondere den Behörden der Bundesverwaltung, „die pass­genaue Infrastruktur zum Empfang von elektronischen Rechnungen gemäß der E-Rechnungsverordnung“ – und nutzt die „ErechV“ auch selbst.

Staatssekretär Dr. Markus Richter

Dr. Markus Richter, Staatssekretär im Innenministerium und Beauftragter der Bundesregierung für Informationstechnik

Die flächendeckende Einführung der E-Rechnung für alle Bundes­behörden erfolgte genau ein Jahr vor ­Inkrafttreten der Lieferantenverpflichtung am 27. 11. 2020. Seitdem können Lieferanten und Dienstleister ihre Rechnungen an die gesamte Bundesverwaltung über das „zentrale Rechnungseingangsportal“ (ZRE) durch verschiedene Kanäle einreichen. Lieferanten der Bundesverwaltung dürfen heutzutage nur noch elektronische Rechnungen einreichen.

Einführung der E-Rechnung für alle Bundesbehörden

Die Vorteile liegen auf der Hand: Die E-Rechnung spart Unternehmen sowie Behörden der Bundesverwaltung viel Arbeit und Zeit. Durch den automatisierten Informationsaustausch werden Fehlermöglichkeiten minimiert. Druck- und Versandkosten entfallen. Der gesamte Prozess der Rechnungsstellung erfolgt automatisiert und medienbruchfrei.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 11-12/2020. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Die E-Rechnung leistet einen wichtigen Beitrag auf dem Weg zu einer digitalen Verwaltung und markiert auch einen Meilenstein bei der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG).

Das ITZBund wurde im Projekt E-­Rechnung mit der Entwicklung und dem Betrieb des zentralen Rechnungseingangsportals (ZRE) beauftragt. Zusätzlich bietet es den Bundes­behörden die Nutzung von Templates an, mit denen die eingetroffenen Rechnungen in deren nachgelagerten ERP-Systemen weiterverarbeitet werden können. Das ITZBund stellt einerseits diese Infrastruktur den Bundesbehörden als Service zur Verfügung, nutzt diese allerdings auch selbst.

Digitalisierung von der Ausschreibung bis zur Zahlung

Laut Dr. Markus Richter, Staats­sekretär im Innenministerium und Beauftragter der Bundesregierung für Informationstechnik, haben für die Einführung der E-Rechnung „sowohl die Wirtschaft als auch die öffent­liche Verwaltung in den vergangenen ­Jahren viel geleistet. Gemeinsam gilt es nun, mutig die nächsten Schritte zur vollständigen Digitalisierung der Verwaltungsprozesse zu gehen, um die Vorteile der Digitalisierung von der Ausschreibung bis zur Zahlung zu realisieren.

ERP & ErechV

Bei einer elektronischen Rechnung nach ErechV handelt es sich um ein Dokument in einem wohldefinierten, strukturierten XML-Datensatz. Dies ermöglicht dem Rechnungssender, Rechnungen in einem Buchhaltungssystem automatisiert zu erstellen, rechnungsbegründende Unterlagen direkt in die Rechnung einzubetten und ohne Medienbrüche durch die gesamte Lieferkette über die ZRE bis zum Rechnungs­empfänger zu übermitteln.

Für die Einreichung sind mehrere Übertragungswege möglich: So können E-Rechnungen über eine Weboberfläche erstellt und eingereicht werden. Der Upload sowie die Einreichung via E-Mail einer schon erstellten E-Rechnung sind ebenfalls möglich.

Für Rechnungssteller, die ein ERP-System nutzen, erlauben die Rechnungseingangsplattformen (ZRE und OZG-RE) die Übermittlung via Webservice Peppol.

Bildquelle: ITZBund 

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