ZUGFeRD: Yet another standard?

Keine Veränderung der IT-Infrastruktur

Im Interview erläutert Marcus Laube, Gründer und Geschäftsführer der Crossinx GmbH, mit welchem zeit- und kostentechnischen Aufwand die Anwender bei der Einführung des neuen ZUGFeRD-Standards in ihrem Unternehmen rechnen müssen.

Marcus Laube, Crossinx

„Die Vergangenheit hat bewiesen, dass die Einführung eines neuen Standards ganz besondere Anforderungen mit sich bringt“, bemerkt Marcus Laube, Gründer und Geschäftsführer der Crossinx GmbH.

IT-DIRECTOR: Herr Laube, inwieweit ist das Thema „ZUGFeRD“ bereits bei den Großunternehmen angekommen? Inwiefern nutzen sie dieses Datenmodell?
M. Laube:
Die bisherige Entwicklung von ZUGFeRD berücksichtigt in besonderem Maße die Anforderungen von KMU. Gleichzeitig sollen auch Großunternehmen die Möglichkeit erhalten, die notwendigen Dateninhalte darin abzubilden. Die Anforderungen an die Verarbeitung elektronischer Rechnungen bei Großunternehmen sind in der Regel im Vergleich deutlich höher, so dass ZUGFeRD in der Basisversion nicht ausreicht. Dennoch gibt es bereits erste Großunternehmen, die ZUGFeRD in der vorhandenen Version einsetzen. Sobald die Entwicklung der ersten Version in 2014 abgeschlossen ist, werden sicherlich weitere Unternehmen diesem Beispiel folgen.

IT-DIRECTOR: Welche Möglichkeiten bringt das Datenmodell generell sowohl für die Sender- als auch Empfängerseite mit sich?
M. Laube:
Insbesondere für den Empfänger bietet sich die Möglichkeit, Rechnungsdaten automatisiert zu verarbeiten (XML-Daten) und gleichzeitig die Langzeitarchivierung der Rechnungen zu gewährleisten (PDF/A-3).

IT-DIRECTOR: Wie funktioniert ZUGFeRD? Und warum bietet sich hier PDF/A-3 als Austauschformat an?
M. Laube:
Der Vorteil von ZUGFeRD ist die Kombination aus den Rechnungsdaten in Form eines XML-Formats mit der bildhaften Darstellung im PDF/A-3-Format. Dabei sind die XML-Daten in das PDF-Dokument integriert und erlauben somit eine optimale Weiterverarbeitung in nachgelagerten Prozessen. Diese beiden inhaltlich identischen Formate können somit sowohl als Buchungshilfen in ERP-Systemen wie auch zur bildhaften Darstellung in Workflow- und Archivsystemen genutzt werden. Im Unterschied zu bisherigen Datenformaten bzw. auch zur Papier- oder reinen PDF-Rechnung sind bei ZUGFeRD auch die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben als Pflichtfelder definiert, die dadurch für die automatisierte Validierung der Rechnungsinhalte genutzt werden können. Somit lässt sich der gesamte Rechnungsprüfungsprozess ohne Medienbruch realisieren und vollständig automatisieren.

IT-DIRECTOR: Für welche Branchen ist ZUGFeRD besonders relevant und warum?
M. Laube:
Dessen Einsatz richtet sich in erster Linie nach der Größe der Unternehmen und weniger nach einer bestimmten Branchenzugehörigkeit. Dabei gilt es, dass Branchen, in denen weniger branchenspezifische Anforderungen existieren, für den kurzfristigen Einsatz eher in Frage kommen.

IT-DIRECTOR: Mit welchem zeit- und kostentechnischen Aufwand müssen die Anwender bei Einführung des neuen Standards in ihrem Unternehmen rechnen?
M. Laube:
Bisherige Umsetzungen haben gezeigt, dass eine Umsetzung innerhalb weniger Tage oder Wochen möglich war. Der Aufwand für die Unternehmen wird sich aber zu einem späteren Zeitpunkt daraus ableiten, wie gut ZUGFeRD in den von den KMU genutzten ERP- und Finanzsystemen durch die entsprechenden Software-Anbieter verankert ist. Auch durch den Einsatz im Bundesinnenministerium gehört ZUGFeRD schon heute zu den Standardlösungen bei Crossinx.

IT-DIRECTOR: Wie gestaltet sich bspw. die Integration in das bestehende Dokumenten-Management-System (DMS)? Welche weiteren Herausforderungen sind zu bewältigen?
M. Laube:
Dies ist in erster Linie davon abhängig, wie ZUGFeRD von den relevanten DMS-Anbietern in ihre Lösungen integriert wird. Um eine möglichst einfache Integration zu erreichen, ist im FeRD ein eigener Arbeitskreis für Anbieter etabliert worden, die ZUGFeRD einsetzen möchten. Herausforderungen bestehen sicher zum einen im Zusammenspiel mit anderen internen Systemen bei den Unternehmen (z.B. Archivsystem) und zum anderen bei der Abbildung unternehmensspezifischer Anforderungen. Auch die Integration in komplette Financial-Supply-Chain-Lösungen (von der Bestellung bis zur Rechnung) wird eine separate Herausforderung darstellen.

IT-DIRECTOR: Inwiefern ist ZUGFeRD auch international einsetzbar?
M. Laube:
Grundsätzlich ist ZUGFeRD auch international einsetzbar, doch sind entsprechende Anpassungen z.B. hinsichtlich der Pflichtfelder nach §14 des deutschen Steuerrechts notwendig. Hier ist die europaweite Harmonisierung noch nicht am Ziel. Das FeRD steht aber im Kontakt mit Organisationen und Verbänden in verschiedenen europäischen Ländern sowie der europäischen Kommission, um den länderübergreifenden Einsatz zu fördern.

IT-DIRECTOR: Wie rechts- und zukunftssicher ist das Datenmodell? Kann es passieren, dass in drei Jahren ein neuer Standard verabschiedet wird und alle heutigen Investitionen in ZUGFeRD plötzlich obsolet sind?
M. Laube:
Die Bemühungen, einen Standard für den elektronischen Dokumentenaustausch zu etablieren, wurzeln bereits in den 70er-Jahren. Weder mit EDIFACT noch mit XML ist dies bisher gelungen. ZUGFeRD hat jedoch die besten Chancen, sich als Standard für KMUs und den öffentlichen Sektor zu etablieren. Die heutigen Investitionen in ZUGFeRD werden auch in Zukunft nutzbar sein, da der Standard bereits jetzt von vielen Marktteilnehmern unterstützt wird.

IT-DIRECTOR: Welche Auswirkungen hat das Format etwa auf EDI? Zahlreiche Großunternehmen nutzen ja bereits EDI, um ihre Eingangsrechnungen zu verarbeiten. Und wo liegen die Gemeinsamkeiten und Unterschiede von ZUGFeRD und EDI?
M. Laube:
ZUGFeRD verknüpft die Vorteile der bildhaften Rechnungsdarstellung (Papier und PDF) und der automatisierten Verarbeitung (EDI). Bei traditionellen EDI-Lösungen fehlt die Übertragung eines Bildformats. Für die Weiterverarbeitung der Daten in Archiv- und/oder Workflow-Lösungen muss das Bildformat separat erzeugt werden. In Bezug auf das jeweilige verwendete Datenformat sind in traditionellen EDI-Lösungen komplexere Informationen zu der jeweiligen Rechnung abgebildet, z.B. zu Logistikprozessen. Allerdings fehlen dort häufig auch die steuerrechtlich notwendigen Informationen – z.B. im Zusammenhang mit §14 unseres Steuerrechts.

IT-DIRECTOR: Wie schätzen Sie die zukünftige Durchdringung von ZUGFeRD auf dem Markt ein?
M. Laube:
Die Vergangenheit hat bewiesen, dass die Einführung eines neuen Standards ganz besondere Anforderungen mit sich bringt: die Abstimmung mit den verschiedenen Gremien und Branchen, nationale und internationale Interessen, die Verantwortung für die Weiterentwicklung und schlussendlich die Durchdringung in relevanten Softwarelösungen. Damit stellt sich die Kernfrage: Ist ZUGFeRD „yet another standard“? Diese Frage stellt sich auch vor dem Hintergrund, dass etwa über E-Invoicing-Dienstleister bereits heute die Verknüpfung von beliebigen Datenformaten und PDF-Darstellung erfolgt und die elektronische Umsetzung sowohl mit KMU als auch Großunternehmen reibungslos und ohne Veränderung der IT-Infrastruktur möglich ist. Trotzdem sind die Chancen groß, dass ZUGFeRD eine relevante Durchdringung erreicht und insbesondere KMU dabei unterstützt, automatisiert Rechnungen auszutauschen. Denn mit reinen PDF-Lösungen können die gewaltigen Einsparpotentiale von mehreren Milliarden Euro pro Jahr nicht erreicht werden.

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