Konfiguration von Workflowregeln

Die Software unterstützt alle Einzelschritte des Prozesses, vom Rechnungseingang über die Rechnungserkennung und Prüfung bis hin zur Freigabe und Buchung im ERP. Dabei ist bereits der Rechnungseingang zu großen Teilen automatisiert: Über die Rechnungserkennung werden die Daten automatisch ausgelesen und validiert, um sie gegebenenfalls noch über den Vorbelegungsassistenten zu ergänzen und dem Workflow zu übergeben.

Der neue Vorbelegungsassistent dient zur Konfiguration von Regeln, die auf Basis der ausgelesenen Werte einer Rechnung automatisch umgesetzt werden. So kann etwa festgelegt werden, dass Rechnungen bestimmter Kreditoren automatisch der passenden Kostenstelle und dem zugehörigen Sachkonto zugeordnet werden.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 1-2/2023. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Noch bevor eine Rechnung in die Eingangsrechnungsverarbeitung übergeben wird, wird geprüft, ob eine Regel existiert. Ist das der Fall, werden bei der Rechnungsprüfung die entsprechenden Felder automatisch korrekt ausgefüllt. Die zugrundeliegende Klassifizierung der Rechnung erfolgt auf Basis des etablierten DMN-Standards; „Decision Model and Notation“ ist ein Notationsstandard für Entscheidungsregeln im Geschäftsprozessmanagement, der von der Object Management Group (OMG) definiert worden ist.

Diese Nutzung von Stammdaten vereinfacht die Arbeit der Buchhalter spürbar. Entsteht etwa eine Geschäftsbeziehung zu einem neuen Lieferanten, muss dieser nur einmal mit dem Vorbelegungsassistenten eingepflegt werden. Verwaltung und Änderung der Regeln können durch die Buchhaltung eingerichtet werden – ohne aufwändiges Programmieren durch die IT-Abteilung oder den Hersteller.

„Ein automatisierter Eingangsrechnungsprozess sorgt für eine deutliche Zeit- und somit Kostenersparnis“, sagt Ceyoniq -Geschäftsführer Oliver Kreth. „Wir sehen das Invoice-Management zugleich als einen wichtigen Baustein der digitalen Transformation. Betrachtet man etwa den Purchase-to-pay-Prozess, wird schnell deutlich, dass auch für vorangehende und folgende Vorgänge digitale Konzepte benötigt werden.“ Deshalb stehe man als Partner bereit, um bei der Umsetzung einer unternehmensweiten Digitalisierungsstrategie zu unterstützen. 

Die mobile Arbeit fördern und vereinfachen: Dieser Devise entsprechend hat Ceyoniq Technology bei der Entwicklung der Version 8 ihres Dokumenten-Managementsystems Nscale den Fokus auf die Verbesserung der mobilen User Experience gerichtet. Dank der „smart Layouts“, die nun clientübergreifend verwendbar sind, können einmal erstellte Masken oder Trefferlisten ebenso stationär wie auch mobil genutzt werden. Mittlerweile liegt bereits die Version 8.2 der Suite vor, inklusive der Einführung einer „Process Automation Platform“ (PAP).

„Die Übertragbarkeit von einmal konfigurierten Layouts aus dem stationären Cockpit-Client auf den mobilen Web-Client ist ein Highlight der neuen Version“, sagt Produktmanager Michele Barbato. So könnten beispielsweise Such- und Verstichwortungsmasken unkompliziert an individuelle Anforderungen angepasst werden. Dadurch, dass dieselben Masken in Web-Client und Cockpit-Clients genutzt werden, wird ein Wechsel des Arbeitsplatzes deutlich einfacher. Außerdem ist es nun möglich, ein neues Layout modular aus bereits bestehenden Layouts zusammenzusetzen.

Um zu vermeiden, dass für die verschiedenen Rollen in einem Unternehmen jeweils eigene smart Layouts erstellt werden müssen, besitzt Nscale 8 eine Filterfunktion, mit der einzelne Bestandteile einer Maske dynamisch ausgeblendet werden können. Soll die Teamleitung etwa Einsicht in bestimmte Zahlen haben, die Teammitglieder jedoch nicht, muss nur ein einziges smart Layout erstellt werden, in dem dann die entsprechenden Filter gesetzt werden. 

Bildquelle: Ceyoniq