Trends: Energieeffizienz, MPS und mobiles Drucken

Konsolidierung der Output-Landschaft

Interview mit Günther Schnitzler, Präsident und Geschäftsführer der Konica Minolta Business Solutions Deutschland GmbH, über notwendige Konsolidierungen in der Output-Landschaft von Großunternehmen und die Komplexität öffentlicher Ausschreibungen

Günther Schnitzler, Konica Minolta

Günther Schnitzler, Präsident und Geschäftsführer der Konica Minolta Business Solutions Deutschland GmbH

Das letzte Geschäftsjahr 2010/2011 endete für die deutsche Landestochter des japanischen Konzerns Konica Minolta mit einer Umsatzsteigerung von sechs Prozent auf 348,8 Mio. Euro. Insgesamt beschäftigt das in Langenhagen bei Hannover ansässige Unternehmen hierzulande rund 1.400 Mitarbeiter an 26 Standorten. Mit IT-DIRECTOR sprach Günther Schnitzler über die Gründe für den Umsatzschub und aktuelle Output-Trends wie Energieeffizienz, Managed Print Services (MPS) sowie mobiles Drucken.

IT-DIRECTOR: Wie kam es zu der ansehnlichen Umsatzsteigerung?
G. Schnitzler:
Eine Ursache für die positive Entwicklung ist der 2010 erfolgte Umbruch im Unternehmen. Dabei haben wir unseren Direktvertrieb und die dazugehörigen Organisationen komplett neu ausgerichtet. Diese Umstrukturierungen begannen bereits im Jahr 2009, als die wirtschaftliche Talfahrt noch in vollem Gange war. Zu diesem Zeitpunkt wollten wir uns neu aufstellen, um flexibel agieren zu können, wenn das Geschäft wieder Fahrt aufnimmt.

Die Veränderungen wurden zum 1. April 2010 mit dem Ziel umgesetzt, den Direktvertrieb verstärkt auf verschiedene  Kundengruppen auszurichten. Dabei arbeiten wir in Deutschland bewusst zweigleisig mit direktem und indirektem Vertrieb. Zu letzterem zählen über 200 autorisierte Partner, die in der Regel unsere gesamte Produktpalette anbieten. Im Übrigen haben wir auch den indirekten Vertrieb zum 1. April diesen Jahres einer Neustrukturierung unterzogen. Zielsetzung war hier ebenso die Notwendigkeit, auf die veränderten Marktanforderungen reagieren zu können.

IT-DIRECTOR: Wie sehen die einzelnen Kundengruppen aus?
G. Schnitzler:
Zu den „Key Accounts“ zählen wir DAX-100-Unternehmen, um die sich jeweils ein eigener Vertriebsmitarbeiter kümmert. In der Gruppe der „Major Accounts“ fassen wir die regionalen Großkunden zusammen und mit den „Local Accounts“ bedienen wir vorrangig kleine und mittlere Unternehmen.

Unabhängig davon betrachten wir den Produktionsdruck gesondert. Hierzu zählen Kunden wie Druckereien, Druckdienstleister oder Offsetdrucker, die zunehmend in die Welt des Digitaldrucks vorstoßen. Nicht zuletzt umfasst ein fünfter Bereich alles, was mit öffentlichen Ausschreibungen zu tun hat. Er setzt sich aus Mitarbeitern zusammen, die sich ausschließlich mit öffentlichen Auftraggebern, wie zum Beispiel  Ministerien, Landesämter oder öffentliche Verwaltungen sowie Städten ab einer Größenordnung von rund 50.000 Einwohnern befassen. Hier haben wir uns gezielt mit Spezialisten verstärkt, die sich mit den Ausschreibungsbedingungen und -verordnungen detailliert auskennen.

Bevor ein Angebot für eine Ausschreibung unser Haus verlässt, wird es von den Spezialisten gezielt auf seine Vollständigkeit geprüft, beispielsweise auf Zertifikate. So muss etwa ein Handelsregisterauszug beiliegen, der nicht älter als drei Monate sein darf. Wäre er bereits drei Monate und zwei Tage alt, würde man von der Ausschreibung ausgeschlossen.

IT-DIRECTOR: Welche Zertifizierungen muss man zusätzlich aufweisen?
G. Schnitzler:
Wir müssen den konkreten Punkten der Ausschreibung entsprechen sowie Umweltzertifizierungen wie zum Beispiel den Blauen Engel besitzen. Darüber hinaus hinterfragt eine öffentliche Ausschreibung, wie umweltfreundlich die Produktionsumgebung für die Hardware ist.

Doch die Nachfragen bei Ausschreibungen beziehen sich nicht allein auf die ökologischen Aspekte unserer Systeme und deren Betrieb, sondern es wird auch nachgefragt, wie man als Unternehmen den eigenen CO2-Verbrauch reduzieren will: Wird Wert auf eine CO2-Reduktion im Flottenmanagement gelegt? Wie sieht der Durchschnittskraftstoffverbrauch der Fahrzeugflotte aus?  

IT-DIRECTOR: Als Hardwarehersteller müssen Sie generell EU-Richtlinien wie RoHS (Restriction of Hazardous Substances) umsetzen ...
G. Schnitzler:
Sicherlich gibt es auf der einen Seite vom Gesetzgeber vorgegebene Maßnahmen, denen wir selbstverständlich Folge leisten. Aber auf der anderen Seite fängt das Umweltbewusstsein erst richtig mit dem Festsetzen eigener Umweltziele an. Wir haben in unserer Ökovision festgeschrieben, dass wir unsere CO2-Emissionen bis 2050 um 80 Prozent reduzieren wollen – dies bezieht sich auf alle unsere Systeme während ihres gesamten Lebenszyklus.

IT-DIRECTOR: Wie wollen Sie dieses Ziel erreichen?
G. Schnitzler:
Wir fokussieren vor allem drei Bereiche: Das System selbst – hier spart man Energie, indem man Induktionsheizsysteme einbaut, die weniger Energie als herkömmliche Systeme benötigen. Die Systeme arbeiten zudem mit einem speziellen Polymerisations-Toner, der viel feinkörniger als normales Pulver ist. Deshalb wird weniger Energie benötigt, um ihn auf dem Papier zu fixieren.

Im zweiten Bereich geht es um die Produktion des Systems: Wie werden im Herstellungsprozess Energie- und Umweltressourcen geschont? Hier kann man einmal benutztes Wasser wieder aufbereiten und für die nächsten Produktionsprozesse nutzen.

Im dritten Bereich steht schließlich das Unternehmen selbst im Mittelpunkt, hier geht es z.B. um eine ökologisch korrekte Vermarktung der Produkte, um Solarzellen auf den Firmengebäuden oder um die bereits erwähnte kraftstoffsparende Fahrzeugflotte.

IT-DIRECTOR: Über die reinen Drucker und Multifunktionsgeräte hinaus, umfasst Ihre Produktpalette auch Software-Tools und Services ...
G. Schnitzler:
Genau, im Grunde genommen können wir mit unserer Hardware und den dazugehörenden Applikationen den gesamten Dokumentenfluss in einem Unternehmen unterstützen. Hier spielen unsere Optimized Print Services, kurz OPS, eine große Rolle. Damit begleiten wir über den reinen Vertrieb und die Installation hinaus den Betrieb unserer Systeme und Applikationen während der gesamten Vertragslaufzeit.

IT-DIRECTOR: Wie gehen Sie die Optimierung einer Output-Landschaft an?
G. Schnitzler:
Zu Projektbeginn nehmen wir eine eingehende Analyse vor, in deren Rahmen wir uns persönlich die Begebenheiten vor Ort beim Kunden ansehen. Dazu nutzen wir absichtlich keine Software-Tools, die sich ins Netzwerk einklinken und anhand der IP-Adresse der installierten Drucker und MFPs feststellen wie diese arbeiten. Denn diese Vorgehensweise hat einen Nachteil: Man entdeckt keine Geräte, die außerhalb des Netzwerks vorhanden sind. In jedem großen Unternehmen gibt es eine offiziell gemeldete Zahl für eingesetzte Kopierer, Drucker oder Multifunktionsgeräte. Aber es gibt auch eine Dunkelziffer an Systemen, die genutzt werden. Diese kann man nur ermitteln, wenn man die einzelnen Bereiche in Augenschein nimmt und vor allem auch mit den Mitarbeitern persönlich über ihren konkreten Bedarf spricht. Darüber hinaus analysieren wir selbstverständlich auch die gesamte Dokumentenlogistik, also die Druckprozesse sowie die Abläufe in den einzelnen Abteilungen.

Bei einem Großkunden mit bis zu 3.000 Output-Systemen können wir auf diese Weise in einer Woche etwa 300 bis 400 Standplätze analysieren. Aufgrund dieser ausführlichen Ist-Aufnahme zeigen wir im nächsten Schritt Alternativen auf und ermitteln eine Optimierung der Systemlandschaft.

IT-DIRECTOR: Nutzen Sie überhaupt keine Netzwerk-Tools im Projektverlauf?
G. Schnitzler:
Doch, aber erst in der Betriebsphase. Wir nutzen sie zur Abrechnung der Zählerstände oder zur weiteren Verbesserungen der Output-Landschaft. So erkennen wir mit den Tools, dass ein System zwischen 2.000 und 5.000 Drucke pro Monat erledigen soll, in Wirklichkeit aber 7.000 Drucke monatlich produziert. Hier ist es sinnvoll, dieses System durch ein leistungsfähigeres zu ersetzen. Oder umgekehrt: Es steht ein System für 3.000 Seiten pro Monat vor Ort, es werden aber nur rund 350 Seiten ausgedruckt.

IT-DIRECTOR: Mit dem Einsatz kleinerer Geräte würden Sie aber weniger Geld verdienen ...
G. Schnitzler:
Augenscheinlich ja, im Endeffekt aber nein. Denn läuft ein großes System untervolumig, werden damit erhebliche Mehrkosten verursacht. Dies ist weder für den Kunden noch für uns sinnvoll. Zudem ist es nicht unsere Philosophie, so viele große Systeme wie möglich bei einem Kunden zu installieren. Wir wollen – und müssen, um im Geschäft zu bleiben – immer das Optimum für den Kunden bereitstellen.

IT-DIRECTOR: Wie sieht Ihre Kundenbetreuung während der Vertragslaufzeit aus?
G. Schnitzler:
Wir analysieren regelmäßig die einzelnen Standorte der Systeme und die Prozesse rund um die Dokumentenlogistik, um permanent die Effizienz zu messen. Strukturiert ein Kunde beispielsweise um, muss eine Abteilung plötzlich deutlich mehr oder weniger Arbeitsaufkommen stemmen. Über unsere Software-Tools, wie Site Audit, können wir das Dokumentenaufkommen der einzelnen Systeme einfach messen. Damit stellen wir fest, was die Mitarbeiter genau machen: Drucken, scannen oder kopieren sie noch genau so viel wie vor einem halben Jahr? Auf Basis dieser Ergebnisse können wir die Systemflotte des Kunden schnell auf aktuelle Bedürfnisse hin anpassen.

IT-DIRECTOR: Rechnen Unternehmen ihre Output-Kosten in Volumenverträgen ab oder nutzen sie Klick-Preisangebote?
G. Schnitzler:
Man trifft in der Regel auf eine Mischung aus beidem. Es gibt einen Grund- bzw. Sockelbetrag pro Monat, der die Bereitstellung der Systeme inklusive Services, Wartung und Verbrauchsmaterialien wie Papier und Toner beinhaltet. Ebenfalls inbegriffen ist hier eine gewisse Anzahl von Kopien, Ausdrucken oder Scans. Geht das tatsächliche Aufkommen über das zugrunde gelegte Volumen hinaus, werden die einzelnen Klicks zu festen Preisen berechnet. In der Regel ist das Volumen so ausgelegt, dass fast immer eine Nachberechnung erfolgen muss. Sollte man dennoch unter dem vereinbarten Volumen bleiben, erfolgt eine Verrechnung.

IT-DIRECTOR: Wie sehen die Vorteile der Optimized Print Services für Ihre Kunden aus?
G. Schnitzler:
Da die Output-Landschaft der meisten Kunden von heterogenen Systemen geprägt ist, nehmen wir eine Konsolidierung vor, die eine deutliche Kostenersparnis verspricht.

In der Regel konsolidieren wir von vielen verschiedenen Gerätetypen auf nur fünf Produkte eines Herstellers – etwa drei Druckervarianten und zwei Arten von Multifunktionssystemen. Damit gibt es nur noch einen festen Ansprechpartner für den Kunden, etwa wenn eine Störung auftritt, eine Wartung fällig wird oder neues Verbrauchsmaterial vonnöten ist. Überdies kann man bei der Bedienung aller Systeme mit einer einheitlichen Oberfläche arbeiten. Dann fühlen sich die Mitarbeiter, egal in welchem Unternehmensbereich sie sich gerade befinden, an allen Systemen gleich zurecht.

IT-DIRECTOR: Wie alt sind die Output-Geräte die Sie im Rahmen Ihrer Projekte in der Regel austauschen?
G. Schnitzler:
Die Vertragslaufzeiten für Output-Systeme liegen in der Regel zwischen 36 und 72 Monaten. Ob das System zwei oder fünf Jahre alt ist spielt jedoch keine Rolle. Wichtig ist seine Zuverlässigkeit und dass damit alle Anforderungen der Nutzer umgesetzt werden können.

Wir selbst vereinbaren maximale Vertragslaufzeiten von sechs Jahren, danach werden die Systeme ausgetauscht. Denn in der Zwischenzeit gibt es immer wieder technische Innovationen. Und neuere Systeme arbeiten in der Regel  zudem energieeffizienter.

IT-DIRECTOR: Welche Software bieten Sie für die Verwaltung Ihrer Systeme an?
G. Schnitzler:
Mit speziellen Monitoring-Tools werden die Störungen der Systeme oder ein anstehender Wechsel von Verbrauchsmaterial automatisch gemeldet. Parallel dazu werden Information weitergegeben, welche Ersatzteile der Techniker für die Reparatur benötigt bzw. was genau ausgetauscht werden muss. Daher muss der Mitarbeiter nur einmal zum Kunden fahren und ist mit seiner Arbeit deutlich schneller fertig.

Dann gibt es zahlreiche weitere Software-Tools, wie beispielsweise Secure Printing oder Follow Me Printing. Hier kann ein zu druckendes Dokument auf einem Server gespeichert und anschließend an jedem unserer vernetzten bizhub-Systeme ausgedruckt werden. Auch Lösungen im Bereich Scan-Routing oder Accounting bieten wir an. Sie tragen ebenfalls stark dazu bei, die Dokumentenworkflows bei unseren Kunden zu optimieren. Nach der Analyse der Workflows beim Kunden werden diese je nach Bedarf und auf seine Arbeitsprozesse hin abgestimmt, implementiert.

IT-DIRECTOR: Zu welchen Dokumentenmanagement- und Archivsystemen besitzen Sie Standardschnittstellen?
G. Schnitzler:
Dank der Schnittstelle „Open API“ können wir alle Systeme problemlos an nahezu alle Applikationen anbinden. Ein DMS-Anbieter, mit dem wir sehr eng zusammenarbeiten, ist windream. Die Archivierungs-Lösungen dieses Herstellers vertreiben wir sogar selbst in unseren Projekten.

IT-DIRECTOR: Wie bilden Sie das Thema Archivierung in Ihren Projekten ab?
G. Schnitzler:
Wir bilden in der Bedienoberfläche des Displays die einzelnen Dokumentenworkflows des Unternehmens ab. Dabei kann man eingescannte Dokumente beispielsweise direkt unter „Eingangspost“, „Rechnungen“ oder „Reklamationen“ archivieren.

IT-DIRECTOR: Können Sie diesen Funktionen bestimmte Nutzergruppen zuordnen?
G. Schnitzler:
Wir können sowohl für das Drucken als auch für das Scannen bestimmte Nutzerprofile hinterlegen. So kann zum Beispiel ein Mitarbeiter aus der Personalabteilung nur ins Archiv „Personalakten“ scannen. Zudem kann man mit Secure Printing sicherstellen, dass ein Nutzer nur dann seine Ausdrucke erhält, wenn er sich vorher am System authentifiziert hat – beispielsweise mit einem Fingerscan, einer Smartcard oder einem Pincode.

IT-DIRECTOR: Können Sie ein Referenzbeispiel für Ihre Optimized Print Services nennen?
G. Schnitzler:
Bei der Lufthansa Technik decken wir das gesamte Thema Outputmanagement mit unseren Systemen und Applikationen ab. Dabei ging es nicht nur darum, eine Analyse durchzuführen und den Rollout zu begleiten. Vielmehr trifft sich unser Projektteam noch heute regelmäßig mit den Kollegen von Lufthansa Technik, wobei einmal im Jahr alle Stellplätze aber auch die Arbeitsprozesse neu analysiert werden.

IT-DIRECTOR: Wer sitzt seitens des Kunden mit am Tisch –Mitarbeiter aus der IT-Abteilung oder aus dem Einkauf?
G. Schnitzler:
Wir treffen immer häufiger auf den CIO. Je nach Affinität und Interesse ist ein CIO mal mehr oder weniger in ein Output-Projekt involviert.

Bei den wichtigsten Meetings sitzt er jedoch auf jeden Fall mit am Tisch. Denn es handelt sich um eine Entscheidung, die hohe Investitionen und teilweise eine Neuorganisation von Prozessen notwendig macht, gleichzeitig aber auch großes Einsparpotential besitzt. Unsere Projekte greifen zudem stets in IT-Prozesse ein, da Dokumenten-Workflows, Archivierung, Scans etc. ausschließlich softwaregesteuert ablaufen.

IT-DIRECTOR: Wie aufwendig ist eine Optimierung der Output-Landschaft bei Großunternehmen?
G. Schnitzler:
Ein solches Projekt setzt man nicht von heute auf morgen um, sondern es erfordert seitens des Kunden eine aktive Mitarbeit. Auf keinen Fall darf ein solches Projekt mit wenigen Personen im stillen Kämmerlein abgewickelt werden. Vielmehr sollte es auf einer professionellen Projektstruktur aufbauen, mit speziell ausgebildeten Projektmanagern, Consultants und Produktspezialisten – sowohl für die Hard- als auch die Software.

Vor diesem Hintergrund haben wir im Zuge unserer Reorganisation eine eigene Organisationseinheit Project & Solution Business etabliert und eine auf dem Prince2-Standard basierende Projektmanagementsoftware eingeführt. Über entsprechende Zugangsberechtigungen können wir bei Bedarf auch dem Kunden Zugriff auf die Projektmanagementplattform bieten, damit er aktiv mitarbeiten kann.

IT-DIRECTOR: Sperren sich auf Kundenseite manche Mitarbeiter gegen Ihre Verbesserungsmaßnahmen?
G. Schnitzler:
Manchmal sagen die Endnutzer: „Ein Prozess hat die letzten zehn Jahre gut funktioniert, warum sollte man ihn nun ändern?“ Hier liegt es an uns sowie dem jeweiligen Vorgesetzten, dem User zu erklären, dass er mit der neuen Soft- und Hardware mittelfristig besser arbeiten kann.

Um solche Situationen zu entspannen, bieten wir Präsenzschulungen an. Handelt es sich um einen umweltbewussten Nutzer, kann man ihm zeigen, wie er automatisch Duplexdruck einstellen kann. Oder man rät ihm, Kopien immer zu sammeln, um häufige Aufwärmphasen des Systems zu vermeiden. Es gibt aber auch Nutzer, die sich nur ungern etwas sagen und zeigen lassen. Für sie bieten wir ein webbasiertes Training an. Diese Methode wurde gemeinsam mit der Lufthansa Technik entwickelt und inzwischen bei allen größeren Rollouts genutzt.

IT-DIRECTOR: Die Arbeitswelt wird immer mobiler. Wie schlägt sich dies auf das Druckverhalten der User nieder?
G. Schnitzler:
Auch wenn man geschäftlich unterwegs ist, gibt es immer wieder Dinge, die man ausdrucken muss. Hier kann man seinen Druckauftrag über VPN-Zugriff zum entsprechenden Drucker oder Multifunktionssystem schicken und ausdrucken, wenn man das nächste Mal im Büro ist. Besitzt man am System abschließbare digitale Postfächer, kann man den Druckauftrag direkt darin ablegen.

IT-DIRECTOR: Wie würden Sie Ihren Mobile-Printing-Ansatz beschreiben?
G. Schnitzler:
Smartphones und Tablets übernehmen heute zunehmend die Funktionen des Notebooks. Man hat nicht nur Zugriff auf seine E-Mails, sondern hat auch Informationen auf den Endgeräten gespeichert, die man ausdrucken möchte. Hierfür benötigt man ein Tool, um vom Smartphone aus auf einen Drucker, den man per IP-Adresse identifizieren kann, auszudrucken. Genau dieses bieten wir mit unserer eigenen Applikation PageScope Mobile, die u.a. auch im App-Store zu finden ist.

IT-DIRECTOR: Wo könnten diese Geräte stehen?
G. Schnitzler:
Ich kann mir vorstellen, dass künftig an Bahnhöfen und Flughäfen, aber auch in Schnellrestaurants oder an Autobahnrasthöfen öffentliche Drucker vorhanden sein werden. Seit längerem werden an solchen Lokationen WLAN-Zugänge oder Hotspots angeboten, warum nicht auch Drucker? Über eine entsprechende App werden den Nutzern dann die Standorte von öffentlichen Druckern angezeigt. Unsere eigene App zeigt auch an, wenn sich in der Nähe ein bizhub-System befindet, über das ausgedruckt werden kann.


Name: Günther Schnitzler
Alter: 60
Ausbildung: 1972-1975 Studium der Betriebswirtschaft an der Gesamthochschule Duisburg
Werdegang: seit 1980 bei Minolta (seit 2003 Konica Minolta)
Derzeitige Position: Präsident und Geschäftsführer der Konica Minolta Business Solutions Deutschland GmbH

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