Mit Validated ID Dokumente im Workflow besser absichern

Kooperation bei elektronischen Signaturen

Dank einer Kooperation mit Validated ID, einem Spezialisten für elektronische Signaturen, ermöglicht es die Docuware GmbH den Anwendern ihrer Software, Dokumente mit einer fortgeschrittenen oder qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen. Damit sind wichtige Geschäftsdokumente nicht nur rechtskräftig, sondern werden auch hohen Sicherheitsansprüchen gerecht. In der Cloud ist das kostenlos möglich, on-premises wird eine Gebühr fällig.

Bildquelle: Kelly Sikkema / Unsplash

Elektronische Signaturen gewährleisten die Echtheit wichtiger Business-Dokumente. Um in Docuware erstellte Dokumente mit einer elektronischen Signatur zu unterschreiben, werden jetzt die Services des Signatur-Dienstleisters Validated ID genutzt. Anwender des Dokumentenmanagementsystems können damit direkt rechtskräftige Dokumente erstellen und den sicheren Dokumenten-Workflow im Unternehmen vereinfachen. Den Sicherheitslevel der Signatur, fortgeschritten oder qualifiziert, wählen Anwender entsprechend ihrer Anforderungen selbst aus.

Signierung über geprüften Trust Service Provider

Signaturen unterscheiden sich durch ihren Sicherheitslevel. Der getippte Name unter einer E-Mail ist ein Beispiel für eine einfache Signatur. Eine fortgeschrittene Signatur muss verschlüsselt werden, wobei ein Teil des Schlüssels nur dem Unterzeichner zugänglich ist. Bei einer qualifizierten Signatur wird zusätzlich die Identität des Unterzeichners mit einem Zertifikat geprüft, das bei einem Signaturdienstleister hinterlegt ist. Docuware-Geschäftsführer Dr. Michael Berger will so „unseren Kunden eine schnelle und sichere Lösung zur Verfügung stellen, um elektronische Signaturen direkt in Workflow-Dokumente einzufügen, ohne die Geschwindigkeit ihrer Geschäftsprozesse zu beeinträchtigen".

Dazu wurde die Anwendung VIDsigner des 2012 in Barcelona gegründeten Start-ups Validated ID in den Workflow-Manager von Docuware integriert. Das eröffnet drei Wege der elektronischen Signatur eines Dokumentes:

  1. Remote Signatur: Signiert ein Remote-Benutzer ein per E-Mail gesendetes Dokument, wird seine Identität zunächst von Validated ID bestätigt. Der Signatur-Dienstleister sendet ihm per SMS einen Code, um das Dokument zu überprüfen, zu signieren und wieder in das Workflow-System einzubinden.
  2. Biometrische Signatur: In diesem Fall verwendet der Unterzeichner ein Tablet und einen Stift. Die Verifizierung erfolgt über biometrische Daten wie Schreibdruck und -geschwindigkeit, die mit der Signatur in das Dokument eingebettet werden. Signierte Dokumente werden sofort wieder an das Workflow-System übermittelt. Rund 80 iOS-, Windows- und Android-Geräte sind hierbei zugelassen.
  3. Zentrale Signatur: Die Identität des remote Signierenden wird durch Validated ID verifiziert, bevor er das Dokument einsehen oder signieren kann. Nach der Freigabe durch den Benutzer bringt Validated ID die Benutzersignatur direkt auf das Dokument auf und platziert sie wieder im Workflow-System.

Das Dokument wird für die elektronische Signatur direkt aus dem Workflow an einen externen Trust-Service-Provider geschickt. Ist die Identität geprüft und das Dokument unterzeichnet, wird es automatisch wieder an Docuware übermittelt. Zeitsparend ist die gleichzeitige Verwendung einer Signatur für mehrere überprüfte Dokumente; nach der Signierung werden diese wieder in das Workflow-System eingebunden.

Vielfältige Preisoptionen

Zur Vorauswahl von festen oder dynamischen Signaturpositionen auf jedem Dokument dient ein spezifischen Ankertext. Gibt der Benutzer beispielsweise „Kundensignatur" als Ankertext an, wird das System den Ort mit diesem Text automatisch für elektronische Signaturen anbieten.

Die Ricoh-Tochter Docuware bietet diesen neuen Service allen Kunden an. Die Preisoptionen reichen von einer Pauschale über ein Jahrespaket bis hin zu nutzungsabhängigen Preisen; in der Cloud ist der Service bereits im Preis enthalten. „Endkundenpreise werden wir wegen der unverbindlichen Preislisten nicht veröffentlichen“, erklärte Pressesprecherin Birgit Schuckmann. „In Wirklichkeit kann sich der Preis pro Signatur bei Großabnehmern mit unserer Lösung sogar im einstelligen Cent-Bereich bewegen.“ Die neue Partnerschaft sei nur ein erster Schritt bei der Einbindung elektronischer Signaturen in die Workflows; weitere Kooperationen mit anderen Signaturexperten seien zu erwarten.

Zur Einrichtung des Signaturdienstes registrieren die Benutzer ihr Unternehmen einmalig, indem sie Informationen über ein Docuware-Formular übermitteln und die Anwendung Validated ID abonnieren. Dahinter steht mit VIDsigner eine SaaS-basierte elektronische Signaturlösung für Face-to-Face- und Remote-Szenarien, die durch Kryptographie und Biometrie für Sicherheit sorgt. Die verschiedenen Signaturmethoden lassen sich untereinander kombinieren, um sich an die Bedürfnisse von Teams und Einzelpersonen anzupassen.

Bildquelle: Kelly Sikkema / Unsplash

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