Licht und Schatten bei indirekter Beschaffung

Schwächen bei Rechnungsprüfung und Bezahlung beklagen laut einer Befragung des Corporate-Payment-Experten Airplus International von 534 Einkaufsverantwortlichen in neun europäischen Ländern (Belgien, Deutschland, Frankreich, Großbritannien, Italien, Luxemburg, Niederlande, Österreich und Schweiz). In Deutschland nahmen 102 Einkaufsprofis an der Befragung der in Neu-Isenburg ansässigen Lufthansa-Tochter teil, die nach eigenen Angaben 53.000 Firmenkunden bei der Bezahlung und Auswertung ihrer Geschäftsreisen und weiteren Einkaufsleistungen bedient.

Unter indirekter Beschaffung versteht man die Aufwendungen für Dienstleistungen und Güter, die für den laufenden Geschäftsbetrieb benötigt werden und nicht direkt in den Wertschöpfungsprozess des Unternehmens einfließen - etwa für Marketing, IT, Telekommunikation, Logistik oder Gebäudemanagement. Die Befragung deckt dabei Licht und Schatten auf.

E-Procurement ist die Norm

Nahezu alle der befragten deutschen Unternehmen (98 Prozent) gaben an, ihre Beschaffungsprozesse inzwischen mit einer Software (E-Procurement) digitalisiert zu haben. Damit ist Deutschland in puncto Digitalisierung der Spitzenreiter in Europa (Durchschnitt: 80 Prozent). Am häufigsten kommt selbst entwickelte Software zum Einsatz (von 19 Prozent genannt), dicht gefolgt von IBM Procure und SAP Concur Invoice (jeweils 17 Prozent) sowie Coupa (6 Prozent).

Bei rund der Hälfte der Unternehmen (49 Prozent) gibt es ein standardisiertes Verfahren für die indirekte Beschaffung – hier hinkt Deutschland dem europäischen Durchschnitt von 64 Prozent hinterher. Allerdings planen 38 Prozent der befragten deutschen Unternehmen derzeit, ein solches Verfahren einzuführen.

Die Herausforderungen für Einkaufsprofis

Auch die Einkaufspolitik ihres Unternehmens hinsichtlich des Purchase-to-pay-Prozesses ist für die meisten Befragten noch verbesserungswürdig. Ganz besonders bei der Kontrolle der Rechnungen sehen die Einkaufsprofis Ineffizienzen (von 63 Prozent genannt), aber auch bei der Bezahlung (48 Prozent) sowie der Bestellung (35 Prozent). Lediglich elf Prozent der Befragten sind mit dem Prozess zufrieden.

Die Frage nach den üblichen Bezahlmethoden bei der indirekten Beschaffung zeigt ein gemischtes Bild: Am häufigsten kommen virtuelle Kreditkarten zum Einsatz (48 Prozent), gefolgt von physischen Kreditkarten und Überweisungen (jeweils 42 Prozent). Mehr als ein Drittel der Befragten (39 Prozent) gab zudem an, dass Mitarbeiter in ihrem Unternehmen bei der Bezahlung privat in Vorlage gingen und später eine Rückerstattung erhielten.

„Die Unternehmen haben erkannt, dass effiziente Einkaufsprozesse digital sein müssen, und entsprechende Investitionen getätigt. Dass die Einkaufsprofis bei der Bezahlung aber noch Verbesserungsbedarf sehen, ist wenig verwunderlich“, meint dazu Stefan Waelde, Head of Business Development B2B Payments bei Airplus. „Die Bezahlung per Überweisung, Handkasse oder privater Vorleistung der Mitarbeiter ist mit einem großen manuellen und zeitlichen Aufwand verbunden – insbesondere bei Beschaffungen über Webshops oder Portalen bei Händlern oder Servicepartnern sowie bei dringlichen Ad-hoc-Bestellungen. Zudem entgehen den Unternehmen dabei wichtige Informationen, die ihnen helfen könnten, ihre Ausgaben und Prozesse zur Rechnungsprüfung zu optimieren. Bezahllösungen wie virtuelle Kreditkarten liefern genau diese Daten und lassen sich gleichzeitig schnell und unkompliziert von jedem Mitarbeiter generieren und einsetzen - innerhalb eines definierten Rahmens. Firmen sollten sich jetzt mit dieser Möglichkeit auseinandersetzen, da immer mehr Bestellungen online stattfinden und eine Kartenzahlung erfordern.“ Deshalb habe man das Spektrum in den letzten Jahren kontinuierlich erweitert - vom Experten für Geschäftsreisemanagement zum Experten für „Corporate Payment“. 

Inzwischen hat Airplus eine spezielle virtuelle Kreditkarte für die Bezahlung von Artikeln wie Software-Lizenzen, Bürobedarf und Online-Werbung eingeführt. Es gibt Partnerschaften mit Akteuren der Beschaffungsbranche, darunter Coupa Software, Mazepay, THL Pay und Piteco. Insgesamt wurden bisher nach Unternehmensangaben mehr als 4.000 Partner und Datenquellen angebunden. Außerdem arbeite man eng mit mehr als 60 IT-Partnern zusammen, um sicherzustellen, dass alle Lösungen nahtlos in jedes Kunden-Ökosystem integriert werden können.

Bildquelle: Airplus International (Fotograf Udo Schäfer)