Unterlizenzierungen sicher und günstig ausgleichen

Lizenzaudit ohne Folgen

IT-Leiter und Geschäftsführer werden nervös, wenn Microsoft zum Lizenzaudit auffordert. Dabei kommt das Anschreiben ganz harmlos daher: „Als Ihr zuständiger Microsoft Engagement Manager kontaktiere ich Sie heute, um Sie durch unseren Lizenzplausibilisierungsprozess zu begleiten. Senden Sie einfach die angehängte Lizenzinstallationsübersicht ausgefüllt an uns zurück!“

Vendosoft-Geschäftsführer Björn Orth will mit Gebrauchtsoftware  Unterlizenzierungen rechtssicher und kostengünstig beheben.

Vendosoft-Geschäftsführer Björn Orth will mit Gebrauchtsoftware Unterlizenzierungen rechtssicher und kostengünstig beheben.

Was wie eine wohlmeinende Unterstützung bei der Optimierung des Lizenz-Managements klingt, kann teuer werden. Schließlich geht es dem Hersteller einzig darum, zu überprüfen, ob Kunden für ihre verwendete Software eine ausreichende Anzahl an Lizenzen besitzen.

Im Rahmen des Lizenzaudits hinterfragt Microsoft sämtliche Positionen der im Unternehmen installierten Software: Menge und Art der genutzten Betriebssysteme, Office-Anwendungen, Server-Applikationen, Prozessoren u.v.m. Damit, so heißt es im Anschreiben, stelle man einen Lizenzbesitzstatus bereit, der eindeutig aufführe, über welche Lizenzen ein Kunde verfügt und welche er tatsächlich verwendet. Die Erhebung helfe, Beschaffungsstrategien zu optimieren und Risiken für Non-Compliance zu verringern. Warme Worte.

Die Risiken eines Lizenzaudits

Tatsächlich birgt das Kontrollverfahren Fallstricke. Wird eine Unterlizenzierung festgestellt, sind Unternehmen verpflichtet, die Gebühren für die nicht gedeckte Nutzung der Programme nachzuentrichten. Das kann sehr schmerzhaft sein, ist aber fair. Darüber hinaus besteht jedoch auch ein rechtliches Risiko: Geschäftsführer haften für eine Unterlizenzierung, die eine Urheberrechtsverletzung darstellt, persönlich auf Unterlassung und Schadensersatz.

Marktforscher wie Gartner und Forrester Research haben festgestellt, dass die Zahl der Audits zunimmt. Damit wollen Hersteller zum einen ihre Urheberrechte schützen, zum anderen sind die zu erwartenden Nachlizenzierungen eine gute Einnahmequelle. Fakt ist: Es ist ihr vertraglich legitimiertes Recht, Lizenzaudits durchzuführen. Microsoft formuliert es in seiner Aufforderung so:
„(…) Wir hoffen, dass die Mehrzahl unserer Kunden aktiv mit uns zusammenarbeitet, um sicherzustellen, dass ihr Lizenzstatus als „compliant“ eingestuft wird. Da Microsoft große Anstrengungen unternimmt, sein geistiges Eigentum zu schützen, müssen Organisationen,die sich nicht an diesem Verfahren beteiligen, mit einer weiteren strengeren Kontaktaufnahme rechnen, in der sie an unsere Lizenzierungsrechte sowie ihre Pflichten gemäß den Microsoft-Lizenzverträgen erinnert werden (…) Wenn Sie die erforderlichen Informationen nicht bereitstellen (…), sollte mit einer strengeren Vorgehensweise gerechnet werden.“

Proaktiv ins Lizenzaudit

In stark wachsenden Unternehmen oder bei Personalwechsel im internen Lizenz-Management kann der Überblick über vorhandene Software und deren Lizenznutzung verlorengehen. Dann ist die Sorge berechtigt, dass eine mangelnde Lizenzierung erst bei Überprüfung durch den Hersteller aufgedeckt wird. Diesem Szenario können Unternehmer vorbeugen, indem sie unabhängige Dienstleister mit der Durchführung eines professionellen Lizenzaudits beauftragen – bevor der Hersteller vor der Tür steht!

Ein Lizenzaudit, wie ihn die Vendosoft GmbH aus Inning am Ammersee anbietet, schafft Klarheit und die notwendige Rechtssicherheit. Das Unternehmen aus Oberbayern erstellt für seine Kunden eine lückenlose Übersicht der vorhandenen Server, Datenbanken und Applikationen und gleicht die ermittelte Nutzung mit dem vorhandenen Lizenzbestand ab. Die Kunden erhalten einen vollständigen Überblick, welche Lizenzen sie aktuell im Bestand haben – und welche sie noch benötigen, um herstellerkonform lizenziert zu sein.

Unterlizenzierung möglichst sofort beheben

Bei einem auf diese Weise ermittelten Software-Unterbestand ist es ratsam, zu reagieren, bevor ein Audit durch den Hersteller ansteht. Doch was, wenn Fehlbestände für Produkte zutage kommen, die nicht mehr existieren? Oder wenn die finanziellen Mittel für teure IT-Investitionen fehlen? Vendosoft-Geschäftsführer Björn Orth weiß auch dann Rat: „Gebrauchtsoftware bietet gute Lösungen, um Unterlizenzierungen rechtssicher und kostengünstig zu beheben.“

Tatsächlich beträgt das Einsparpotential bis zu 70 Prozent gegenüber dem Neupreis. Software verschleißt nicht und ist gebraucht genauso gut wie neu. Manch ältere Version ist überhaupt nur noch gebraucht am Markt verfügbar.

„In den von uns durchgeführten Audits entdecken wir oft genug ungenutzte Microsoft- und Adobe-Lizenzen“, erklärt Orth weiter. „Diese kaufen wir auf und bieten unseren Kunden so Refinanzierungsmöglichkeiten für die Anschaffung ihrer unterlizenzierten Programme.“ Das nimmt dem Audit seinen Schrecken – und lässt IT-Verantwortliche ruhiger schlafen.

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