Mehr Automatismen für die Beschaffung

Als weltweit aktiver Anbieter kundenspezifischer Services für Luftfahrtantriebe ist MTU Maintenance im Corona-Jahr 2020 „mit einem blauen Auge“ davongekommen. Zwar war bei den eingelasteten Triebwerken ein Rückgang um 18 Prozent verzeichnen, doch dank einer mehrgleisigen Aftermarket-Strategie, die auf dem OEM-Geschäft, Joint-Ventures mit Fluggesellschaften und einem breiten Portfolio basiert, lag das über den Prognosen für die weltweite Triebwerks-MRO-Branche, die einen Rückgang der Shopvisits um 45 Prozent aufzeigten.

In dem extrem dynamischen, gleichzeitig aber auch stark reglementierten Umfeld, will MTU als einer der Key-Player der Branche mit den rasanten Fortschritten bei Automatisierung, Innovation und Digitalisierung Schritt halten. Dabei sind stets Qualitäts- und Sicherheitskriterien erfüllen, die zu den höchsten überhaupt gehören. Dabei gilt es für die Instandhaltungsspezialisten das Ziel: Mit reibungslosen und effizienten Verfahren sicherstellen, dass das Triebwerk schnellstmöglich wieder zurück im Einsatz ist. 

Das Ziel gilt auch für den Einkauf externer Reparaturdienstleistungen, Ersatzteile und Komponenten der jeweiligen Triebwerke. Deshalb unterstützen vollautomatisierte, KI-assistierte Mechanismen und eine elektronische Aktenverwaltung die Belegschaft dabei, die Beschaffung von Ersatzteilen sicher, schnell und effizient abzuwickeln. Denn unternehmensintern gilt im operativen Einkauf eigens die Maßgabe von 48 Stunden, innerhalb derer ein Ersatzteil bestellt werden muss.

Für die 47 Mitarbeiter in Langen­hagen ist dies oft mit einem Wettlauf gegen die Zeit vergleichbar. Denn in dieser kurzen Zeitspanne gilt es für die durchschnittlich rund 10.000 Einkaufsvorgänge im Monat z.T. weltweit Angebote einzuholen, zu bewerten und – insbesondere bei hohen Investitionen – die Entscheidung im Management herbeizuführen. 

Als eines der zentralen Elemente in diesem Prozess dient der E-Mail-­Verkehr: Anfragen, Angebote und sonstige Dokumente zwischen Einkauf und den rund 1.200 Lieferanten werden bei der MTU auf diesem Wege verarbeitet. Zwar war im Einkauf schon lange die Verteilung des Mail-Verkehrs in unterschiedliche Gruppen-Postfächer organisiert, doch war die manuelle Klassifizierung der Mails und die Bewertung ihrer Inhalte zeitaufwändig und langwierig.

Daher wollte man den gesamten Prozess automatisieren und so beschleunigen, insbesondere angesichts der hohen Dichte, Fülle und Sensibilität an kommunizierten Informationen – inklusive der Häufigkeit, in der Mails ein- und ausgingen. Im Hinblick auf den reglementierten Branchenkontext, in dem das Unternehmen agiert, sollte jedoch die Transparenz, schnelle Nachprüfbarkeit und Verlässlichkeit der Abläufe im Fokus stehen.

„Wir suchten nach einer Lösung, die es uns erlaubt, unsere eigentlichen Aufgaben im Einkauf effizienter zu erledigen“, so Özlem Evin, ­Procurement-Manager in Langenhagen, „zum Beispiel durch intelligente, automatische Vorselektion und Klassifizierung der Daten- und Informationen.“ Wichtig waren zudem die Aspekte Nachvollziehbarkeit und Revisionssicherheit der getroffenen Entscheidungen sowie die Stabilität der Lösung.

Mit diesen Zielen trat MTU Maintenance an den IBM-Partner Cenit AG heran, der bereits einige Projekte in Langenhagen erfolgreich umgesetzt hatte, beispielsweise die Einführung einer elektronischen Akte im Vertrags- und Qualitätsmanagement. 

Für die sichere, automatische Ab­holung, Erfassung und Zuteilung der Informationen aus den Post­fächern ohne manuelles Zutun gab es keine traditionelle Software, denn keine Regelwerke würden die inhaltliche Komplexität des Entscheidungs- und Beschaffungsprozesses umfassend und sicher genug abdecken, beschreibt Cenit-Experte Stefan Jamin die Ausgangslage. „Der Prozess erforderte eine höherwertige Lösung: Somit war für uns KI als Lösungsbestandteil gesetzt“, so Jamin weiter. „Diese galt es darauf zu trainieren, die oben genannten Zusammenhänge zu erkennen und weiter zu prozessieren.“

Aufgrund der Regulierungsvorschriften und der sensiblen Daten durfte das KI-System allerdings nicht Cloud-basiert sein. Es hieß also: KI ohne Cloud aufbauen. Herausfordernd, aber ­lösbar. „Wir haben somit die komplette Lösungsarchitektur on premises – und trotzdem schlank – aufgebaut“, so Jamin. Im Zentrum der Architektur steht die Software Ecliso zur elektronischen Akten- und Vorgangsverwaltung, die auf der IBM-Plattform „Digital ­Business Automation“ für die Verwaltung von Content und ­Prozessen basiert, gut skaliert und auch für sehr große Datenmengen geeignet ist. 

Über die Integrationsplattform „Service Manager“ wurde eine Verbindung zu den E-Mail-Postfächern geschaffen, mit der ein- und ausgehende E-Mails vom Exchange-Server abgeholt und in ein neutrales Format konvertiert werden. Hiernach werden die Informationen an das KI-System übergeben, das alle Daten und Inhalte auswertet, kategorisiert und die Erkenntnisse an die Integrationsplattform zurückspielt. Über eine Schnittstelle werden jene Informationen in Ecliso überführt. 

Über die Steuerung des Zusammenspiels zwischen Akten- und Vorgangsbearbeitung werden dabei sämtliche zu einem Einkaufsprozess ­zugehörigen Dokumente und Informationen in einer elektronischen Akte zusammengeführt. Über die Web-Oberfläche ­finden die Benutzerinnen und Benutzer somit ihren jeweiligen Mailverkehr, ihre Einkaufsprozesse sowie entsprechende Abstimmungs- und Freigabe­aktivitäten strukturiert vor und können diese entsprechend verwalten. 

Umfassende Recherche- und Auswertungsmöglichkeiten sowie ein integrier­ter Viewer zur Anzeige von ­vielen Formaten unterstützen die User zusätzlich.

Für größtmögliche Sicherheit bei der Analyse der Inhalte sorgt ein Mix aus Konfiguration und Training der KI-Komponente. Um die Ergebnisse der KI-Analyse abzusichern, wurden gemeinsam mit der MTU Maintenance Wahrscheinlichkeitswerte definiert, die die Folgerichtigkeit der KI-Analyse bewerten: Zusammen mit den Ergebnissen gibt die KI somit auch Wahrscheinlichkeiten für die Genauigkeit jener Ergebnisse an. Liegen die Werte unter der definierten Norm, wird manuell geprüft. „Die KI trifft keine eigenständige Entscheidung“, konstatiert Thorsten Drews, Projektmanager IT bei MTU. „Sie strukturiert aber die Vorgänge, Daten und Informationen, damit für unsere Mitarbeiter im Einkauf eine bestmögliche Entscheidung möglich wird.“

Die KI erkennt die Arten von Akten, die spezifischen Nummernstrukturen und Begrifflichkeiten. Im Zuge des Projekts wurde aber nicht nur die KI speziell auf die MTU-Anforderungen „geschult“, erklärt Jamin. Zahlreiche Automatismen im Hintergrund seien konfiguriert oder, falls notwendig, programmiert worden. So beispielsweise etwa eine Schnittstelle ins SAP-System, damit der Austausch der Informationen mit der elektronischen Akte durchgängig und nahtlos abläuft. „Aufgrund der extremen fachlichen Tiefe und der hohen Sicherheitsanforderungen an alle Prozesse arbeiteten wir rund neun Monate an dem Projekt. Besondere Bedeutung kam dabei der sehr intensiven Testphase zu. In dem sensiblen Kontext konnten wir uns schlichtweg keine ‚Kinderkrankheiten‘ erlauben“, blickt Stefan Jamin auf das Projekt zurück.

Die bisherigen Ergebnisse rechtfertigen den Aufwand allemal. „Es geht nicht nur darum, dass die Suche nach den richtigen Mails und Informationen einfacher ist. Man muss eigentlich nicht mehr suchen“, so Özlem Evin. Durchschnittlich liefere die KI-gestützte Klassifikation eine Erkennungsrate von 92 Prozent. Die zeitlichen Aufwände, die mit der ursprünglichen Suche und Klassifikation der Inhalte verbunden waren, entfallen damit quasi komplett. 

Die durch die KI vorstrukturierten Inhalte und Prozesse erlauben den Mitarbeitern, ihren Aufgaben strukturierter nachzugehen. Evin bringt es auf den Punkt: „KI hat keine Jobs weg­rationalisiert. Durch KI können unsere Mitarbeiter ihren Job aber effizienter und sorgfältiger ausführen!“

Über MTU Maintenance

Instandhaltung, Reparatur und Überholung – die MTU Maintenance Hannover ist seit der Gründung 1979 ein Experte für alle Themen rund um die Instandhaltung ziviler Triebwerke. Der über 4.500 Mitarbeiter starke, weltweit aktive Anbieter maßgeschneiderter Services für Luftfahrtantriebe zählt rund 200 Airlines zu seinen Kunden und betreut fast 30 verschiedene Triebwerksmuster.

Bildquelle: MTU