Wie das DJH seine Mitgliederverwaltung modernisiert

Mehr Bedienkomfort und neue Features

Das Deutsche Jugendherbergswerk will all seine 2,5 Mio. Mitglieder optimal betreuen und deren Daten effektiv und kostengünstig verwalten. Deshalb wurden beim DJH Wege zur Erneuerung und Modernisierung der vor über zehn Jahren entwickelten Intranet-Lösung für die AS/400-basierte Mitgliederverwaltung gesucht. Vor allem die immer häufiger auftretenden Kompatibilitäts- und Sicherheitsprobleme mit Java erforderten eine technologische Neuausrichtung.

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Für die Modernisierung der Mitgliederverwaltung wendete sich das Team Datenbank/Organisation des Hauptverbandes des DJH direkt an seinen langjährigen Entwicklungspartner ML-Software, dessen Entwicklungsumgebung iNext Suite zum Einsatz kam. Ende 2014 begannen die Planungs- und Konzeptionsarbeiten. Im Umfeld von IBM i mit angeschlossenen Citrix-Arbeitsplätzen und PC-Netzen galt es über 250 Mitarbeiter der Servicecenter von Haupt- und Landesverbänden mit der neuen Lösung zu versorgen.

Neben einer Reihe typischer Funktionen stachen bei dem Modernisierungsprojekt einige Anforderungen besonders hervor. So sollte etwa die Menübaumstruktur auf der Ebene von Benutzergruppen definiert werden und gleichzeitig die individuelle Zuweisung zusätzlicher Programme für bestimmte Benutzer möglich sein.

Anbindung der E-Post

Auch die Anbindung der E-Post gehörte zu diesen Besonderheiten. Statt der einfachen Spoolfiles übernimmt ein eingebetteter Reportgenerator die Erzeugung und Ausgabe der PDF-Dokumente direkt in die verschiedenen Sammelkörbe der E-Post-Businessbox. Hierzu können unterschiedliche Vorlagen genutzt werden, um spezielle Serienbriefe zu erstellen, die dann postseitig separiert und vereinzelt werden, um sie hybrid bzw. physisch produzieren und zustellen zu können. Die umfangreichen Formatierungsmöglichkeiten des Reportgenerators stellen dabei eine wesentliche optische und funktionale Verbesserung für die Outputs dar.

Mit dem ebenfalls neu entwickelten Dokumentenmanagementsystem wurde der Zugriff auf die Dokumente der Mitglieder optimiert. Direkt in der Mitgliederverwaltung erfolgt jetzt die Auflistung, Auswahl und Anzeige vorhandener  PDF- oder Bild-Dateien. Zusätzlich können neue Dokumente dank eingebundenem Scanner direkt eingelesen, den Mitgliedern zugeordnet und elektronisch gespeichert werden. Schwerpunkte bilden hier die elektronische Speicherung der Sepa-Lastschriftmandate, die dauerhaft archiviert werden müssen und die Speicherung spezieller, kombinierter Rechnungen – etwa für DJH-Mitgliedschaft und Reiseschutzbriefe.

Gute Kommunikation auf kurzen Wegen

Von der Planung bis zur Fertigstellung der neuen Softwarelösung benötigten die ML-Spezialisten  lediglich zwei Monate. Schon im Januar 2015 ging die neue .Net-basierte Anwendung in den Testbetrieb und wurde im April 2015 erfolgreich in Betrieb genommen. „Unsere Änderungs- und Erweiterungswünsche wurden immer sehr schnell umgesetzt und erfüllt“, lobt Softwareentwickler Jakob Wojdat „die sehr gute Kommunikation mit ihren kurzen Wegen und Reaktionszeiten“.

Die Projektübergabe wurde durch Inhouse- und Online-Schulungen der Service-Mitarbeiter der DJH-Landesverbände begleitet. Dank Einarbeitung der Softwareentwickler des DJH-Hauptverbandes in das Konzept und in die Programmierung können diese die Anwendung zukünftig selbst pflegen und weiterentwickeln.

Die Resonanz der Anwender war durchweg sehr positiv – und die Umgewöhnung rasch erfolgt. Alle Servicestellen der DJH-Landesverbände und des DJH-Hauptverbandes können dank der neuen Integrationslösung wieder optimal mit der Mitgliederverwaltung arbeiten.

Seit anderthalb Jahren ist die modernisierte Mitgliederverwaltung erfolgreich im Einsatz. „Mit unserer Entscheidung für iNext haben wir alles richtig gemacht“, stellt Teamleiter Gunter Fritzen rückblickend fest. „Bedienkomfort und neue Features wie der Menübaum, die E-Post-Anbindung oder das Dokumentenarchiv mit Scanfunktion haben unsere Anwender schnell überzeugt.“

www.inextsuite.com

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