Außer auf Validated ID setzt Docuware auch auf Docusign

Mehr Optionen bei elektronischen Signaturen

Geschäfte schnell und papierlos abwickeln: Nach der Ende 2019 vereinbarten Kooperation mit dem Signatur-Dienstleister Validated ID hat der DMS-Anbieter Docuware nun einen weiteren Spezialisten für elektronische Signaturen als Partner gewonnen. Bei der Partnerwahl entschied man sich laut Docuware-Geschäftsführer Dr. Michael Berger aufgrund von Flexibilität und Funktionsumfang seines Produktes für das US-Unternehmen Docusign.

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Abschied vom Papier – auch für die rechtsverbindliche Unterschrift

Firmen aus vielen Branchen haben sich inzwischen darauf eingestellt, dass ihre Belegschaften an verteilten Standorten und aus dem Homeoffice miteinander arbeiten. Die Integration der elektronischen Signatur in die Workflows trägt dazu bei, die Geschäftskontinuität und auch die Produktivität aller Remote-Teams zu sichern.

Um Dokumente, die sich in Docuware-Workflows befinden, mit einer elektronischen Signatur versehen zu können, ist der Spezialist für digitales Dokumenten-Management und Workflow-Automatisierung jetzt eine Kooperation mit Docusign eingegangen und hat nach Validated ID einen zweiten Signatur-Dienstleister als Partner gewonnen. Mit dessen Produkt lassen sich ein oder mehrere Unterzeichner und Signaturstellen auf einem Dokument hinzufügen – entweder in einer zuvor festgelegten oder auch in der zufälligen Reihenfolge des Unterzeichnens. Docusign erlaubt auch Initialen an einer Stelle oder mehreren Stellen.

Docuware bietet diesen Service zur Integration elektronischer Signaturen als Bestandteil seiner Cloud-Lösung sowie in Form einer Zusatzlizenz auch den On-Premises-Kunden an. In beiden Fällen muss das Signaturzertifikat gesondert erworben werden. „Elektronische Signaturen sind Voraussetzung für die Aufrechterhaltung der Geschäftskontinuität, wenn herkömmliche papierbasierte Prozesse nicht möglich sind“, so Docuware-Geschäftsführer Berger. „Um unterschriebene Dokumente bei beispielsweise Verträgen oder Neueinstellungen sicher und effizient in einem digitalen Workflow verarbeiten zu können, sind sie Voraussetzung und ein zentraler Aspekt der digitalen Transformation.“

Unter Einhaltung von Sicherheitsstandards stehen bei Docusign mehrere Optionen zur Benutzer-Authentifizierung zur Verfügung. Benutzer können die Authentifizierung per E-Mail, Zugangscode, Telefon, SMS oder „Knowledge-based Authentication“ (unter Verwendung öffentlich zugänglicher Aufzeichnungen zur Bestätigung der Identität des Unterzeichners durch das Stellen von Multiple-Choice-Fragen) vornehmen.

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